suni.scholar - Trabajar con Cuentas

Guía de Operación

Punto de Control: WWCuenta

Una Cuenta hace referencia a un Concepto, cada Cuenta se compone de 4 dígitos organizados en 3 Niveles.

• Nivel 1: Es el primer dígito de la Cuenta, de izquierda a derecha.
• Nivel 2: Son los siguientes dos dígitos, inicia con 01 y puede terminar hasta en 99.
• Nivel 3: Es el último dígito de la Cuenta y corresponde al Tipo de Movimiento, el cual indica la operación asociada (Ninguna/Suma/Resta).

Tabla No.1

suni.scholar trabaja con las siguientes Cuentas concentradoras (cuyos Niveles 2 y 3 son cero):

A partir de las Cuentas concentradoras anteriores se definen otras Cuentas, diferenciadas por los Niveles 2 y 3. Para ejemplificarlo en la siguiente tabla se muestra la conformación de algunas Cuentas de Colegiaturas.

Tabla No.2

De acuerdo a la Tabla No.1 la Cuenta concentradora de las Colegiaturas es la "3000", y a partir de ésta se definen las Cuentas de las Colegiaturas de todo el año. El dígito del Nivel 1 se mantiene y los dígitos del Nivel 2 varían del "01" al "12" indicando el mes al que corresponde. En cada Colegiatura de cada mes se asocian en el Nivel 3 los diferentes Tipos de Movimientos.

NOTAS: Solamente en las Cuentas de Colegiaturas y Recargos la secuencia del Nivel 2 corresponde a los meses del año, comenzando en "01" enero y terminando en "12" con diciembre, en otras Cuentas puede utilizarse el Nivel 2 para crear categorías por ejemplo, la Cuenta "7000" la nombraremos Trámites de Titulación y a partir de esta podemos crear las categorías "7010" para el Certificado y la "7020" para el Título.

La Descripción de las Cuentas con Nivel 3 del "1" al "9" se integra por el nombre del Tipo de Movimiento seguido por una "/" y por último el nombre del Nivel 2 de la Cuenta con terminación "0". Por ejemplo "3120" es Diciembre y la Descripción de la Cuenta "3121" se completaría como "Importe" por la terminación "1", seguido por la "/" y "Diciembre" por el nombre de la Cuenta asociada con terminación "0", la Descripción completa quedaría "Importe / Diciembre".

suni.scholar por defecto incluye un Catálogo de Cuentas y en caso de ser necesario se pueden agregar nuevas Cuentas siguiendo el patrón definido.

Integralware propone Cuentas concentradoras.

• Si requiere obtener el Catálogo de Cuentas en Excel, haga clic aquí.

• ¿Cómo dar de alta una Cuenta?
• ¿Cómo adicionar Tipos de Movimientos?
• ¿Cómo visualizar una Cuenta?
• ¿Cómo modificar el registro una Cuenta?
• ¿Cómo eliminar el registro de una Cuenta?
• ¿Cómo importar el Catálogo de Cuentas?
• ¿Cómo imprimir el Catálgo de Cuentas?
• ¿Cómo exportar a Excel el Catálogo de Cuentas?

¿Cómo dar de alta una Cuenta?

1. Para añadir una Cuenta acceda a la función Catálogos > Para Gestión Financiera > Cuentas.

2. Visualizará la pantalla Trabajar con Cuentas, dé clic en el icono Agregar.

3. Debe ingresar la información que se solicita.

a. Identificador: Obligatorio. Es el número de cuatro dígitos que corresponde a la Cuenta. Solo agregue Cuentas con Nivel 3 (Tipo de Movimiento) igual a cero, ya que para definir las demás terminaciones se usará el botón Adicionar Tipos de Movimientos.

b. Descripción: Obligatorio. Es el nombre de la Cuenta. Las Descripciones de las Cuentas con Tipos de Movimiento diferentes a cero el sistema las infiere cuando se usa el botón Adicionar Tipos de Movimientos.

c. Control en Estado de Cuenta: Si marca esta casilla la Cuenta aparecerá reportada en el apartado Resumen de Movimientos del Estado de Cuenta del Alumno y sí contará para calcular su Saldo Vencido. Las Cuentas que no tengan marcada esta opción, aparecerán reportadas en el apartado Detalle de Otros Pagos en el Estado de Cuenta y no contarán para calcular su Saldo Vencido.

d. Clasificación: Este parámetro solo se debe seleccionar si la Cuenta aplica, además deberá tener Nivel 2 diferente a "00" y Nivel 3 igual a "0", para otras Cuentas seleccione "No necesaria". Las opciones disponibles son.

• Inscripción. Cuando la Beca del Alumno aplica sobre la Inscripción, a todas las Cuentas marcadas con esta Clasificación se les descontará la Beca al momento de procesarlas.
• Reinscripción. Cuando la Beca del Alumno aplica sobre la Reinscripción, a todas las Cuentas marcadas con esta Clasificación se les descontará la Beca al momento de procesarlas.
• Colegiatura. Cuando la Beca del Alumno aplica sobre las Colegiaturas, a todas las Cuentas marcadas con esta Clasificación se les descontará la Beca al momento de procesarlas.
• Saldo Inicial. Solo debe existir una Cuenta marcada con esta Clasificación y se usará para determinar a qué Cuenta se traspasarán los saldos al momento de una Transferencia de Saldos.
• Trámites de Titulación. Las Cuentas con esta Clasificación aparecerán en el Estado de Cuenta del Alumno en el apartado Detalle de Trámites de Titulación.
• Devolución.

4. Hasta aquí Confirme la información capturada. El siguiente proceso es Adicionar los Tipos de Movimiento.

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¿Cómo adicionar Tipos de Movimientos?

1. Para añadir los Tipos de Movimientos que tendrá la Cuenta anteriormente dada de alta, en Trabajar con Cuentas ingrese los primeros tres dígitos de la Cuenta para identificarla rápidamente. Enseguida haga clic en Modificar.

2. En la siguiente pantalla haga clic en el botón Adicionar Tipos de Movimiento.

Al dar clic aparecerá la ventana Adicionar Tipo de Movimiento en la que deberá seleccionar los Tipos de Movimiento que requiera para la Cuenta, enseguida dé clic en el botón Confirmar.

3. Puede continuar llenando los campos con la información solicitada.

Movimientos Específicos, aquí se define si la Cuenta genera Recargos, acepta Becas, Descuentos y Pronto Pago. De ser afirmativo cualquiera de estos complete correctamente:

e. Acepta Beca: Cuando la casilla se encuentra activa esta cuenta aceptará Becas y debe completar el campo j.

f. Cuenta Beca: Ingrese la Cuenta o use el prompt para seleccionarla.

g. Acepta Recargos: Si la casilla se encuentra activa significa que la Cuenta sí genera Recargos y debe completar los puntos f, g, y h.

h. Cuenta Recargos: Ingrese la Cuenta o use el prompt para seleccionarla.

Si usa el prompt se mostrará la siguiente ventana en donde podrá filtrar la cuenta y seleccionar la que corresponda.

i. % Recargos: Capture el porcentaje de Recargos.

j. $ Recargos: Ingrese la cantidad en moneda.

k. Acepta Descuento: Si la cuenta por registrar acepta Descuentos la casilla debe estar activa y posteriormente debe completar el campo l.

l. Cuenta Descuento: Ingrese la Cuenta o use el prompt para seleccionarla.

m. Acepta Pronto Pago: Si la Cuenta aceptará Pronto Pago, la casilla debe estar activa y debe completar los campos n, o, y p.

n. Cuenta Pronto Pago: Ingrese la Cuenta o use el prompt para seleccionarla.

o. % Pronto Pago: Capture el porcentaje a descontar por concepto de Pronto Pago.

p. $ Pronto Pago: Ingrese la cantidad en moneda.

Los Movimientos Específicos se calculan sobre los Importes definidos al Alumno y se cargan al Procesar Movimientos.

q. Cuenta Contable: La que corresponda. Este campo acepta hasta 20 caracteres y puede incluir guiones.

4. Para que el sistema guarde los cambios de la Cuenta haga clic en el botón Confirmar.

5. Regresará a la pantalla Trabajar con Cuentas y notará que se han agregado las Subcuentas con diferentes Tipos de Movimientos.

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¿Cómo visualizar una Cuenta?

1. En la pantalla Trabajar con Cuentas deberá buscar el registro de la Cuenta que desea ver, puede utilizar el filtro Identificador para una búsqueda más rápida.

2. Cuando vea el registro en pantalla, dé clic en el icono Visualizar.

3. Se mostrará la configuración de la Cuenta.

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¿Cómo modificar el registro una Cuenta?

1. Para hacer cambios en una Cuenta, en la pantalla Trabajar con Cuentas busque la Cuenta usando los filtros.

2. Dé clic en el icono Modificar.

3. Verá la pantalla Cuenta donde puede hacer los cambios que sean necesarios, pero ya no podrá modificar el campo Identificador.

4. Haga clic en Confirmar para guardar los cambios.

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¿Cómo eliminar el registro de una Cuenta?

1. Debe considerar que para eliminar una Cuenta es necesario eliminar primero las Cuentas que existan con Nivel 3 (Tipo de Movimiento) diferentes a cero y por último la Cuenta con Tipo de Movimiento cero. Dentro de la pantalla Trabajar con Cuentas puede capturar los primeros tres dígitos de la Cuenta en el campo Identificador para que aparezcan en el grid todos los Tipos de Movimiento relacionados a ésta, enseguida debe dar clic en el icono Eliminar de cada una.

2. Para continuar con el proceso confirme la eliminación.

NOTA: Si este dato ha sido utilizado en otras funciones, no podrá continuar con la eliminación.

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¿Cómo importar el Catálogo de Cuentas?

1. Para Importar cambios en las Cuentas, se recomienda primero exportar a Excel el Catálogo de Cuentas y en ese archivo hacer los cambios que sean necesarios, guarde los cambios en el archivo.

NOTA: Es indispensable que verifique en el archivo que la celda 2 de la columna A no esté vacía para que la importación del Catálogo de Cuentas sea exitosa.

2. Enseguida haga clic en el botón Importar.

3. Visualizará la pantalla Importar Cuentas y para continuar dé clic en el botón Subir Archivo.

4. Verá el Explorador de Archivos donde debe buscar y seleccionar el archivo a Importar. Al seleccionarlo dé clic en el botón Abrir.

5. Notará que el campo Archivos con Cuentas contiene el nombre del archivo que seleccionó.

6. Para continuar con la Importación haga clic en el botón Procesar.

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¿Cómo imprimir el Catálogo de Cuentas?

1. Podrá Imprimir una lista de las Cuentas que se hay en el sistema, para ello dentro de la pantalla Trabajar con Cuentas dé clic en el botón Imprimir.

2. En pantalla puede ver que se ha generado un documento en PDF con la información de las Cuentas registradas. Proceda a guardar el documento para imprimirlo.

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¿Cómo exportar a Excel el Catálogo de Cuentas?

1. Si requiere exportar una lista de Cuentas en Excel dentro de la pantalla Trabajar con Cuentas dé clic en el botón Exportar.

2. Se generará el archivo en Excel y para ver la información de las Cuentas abra el documento.

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