Guía de Operación
Punto de Control: WWCaja
En esta función se realizan distintas actividades Financieras como realizar Cargas Financieras de los Alumnos, registrar Pagos, generar el Dígito Verificador para que el Alumno pague en el Banco, generar el Estado de Cuenta, entre muchas otras cosas.
1. Acceda a la función Gestión Financiera > Caja.
En los siguientes enlaces puede consultar las guías para operar esta función.
¿Cómo generar el Dígito Verificador?
El Dígito Verificador es una referencia con el que el Alumno pagará en el banco. En suni.scholar la referencia se calcula con base a la Matrícula del Alumno, y a partir de ésta se genera 1 Dígito Verificador con el algoritmo base 10 (el nombre del algoritmo puede variar de banco a banco); esta referencia (Matrícula+DV) se recomienda que sea validada por el banco. Si se omite la validación de la Referencia por parte del banco pueden existir errores de captura y al momento de procesar el archivo bancario en suni.scholar no será identificado a quien corresponde el pago, los errores de captura consisten en que el cajero capture mal la Matrícula del Alumno o use otra que pertenezca a otro Alumno.
Hay tres formas en las que se puede generar el Dígito Verificador:
- Ingresando a la función Alumnos.
- Desde esta función, Caja.
- En la Configuración se puede habilitar o no la Consulta del Dígito Verificador en el Módulo de Alumnos.
Generar el Dígito Verificador desde Caja
1. En la interfaz Trabajar con Caja y en el filtro Alumno capture o seleccione con ayuda del prompt la Matrícula correspondiente.
2. Después haga clic sobre el botón Dígito Verificador.
3. Se mostrará en pantalla la Matrícula y debajo la Matrícula más el Dígito Verificador. Con esta clave el Alumno podrá realizar sus pagos.
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¿Cómo ver el Per. Académico del Alumno?
Si requiere insertar un nuevo folio de caja, basta con capturar únicamente la Matrícula del Alumno y hacer clic sobre el botón Usar Per. Académico del Alumno para que en automático muestre el Periodo Académico al cual pertenece el Alumno.
Nota: Esta información se verá reflejada en el folio agregado.
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¿Cómo Limpiar Filtros?
Para limpiar la información capturada previamente basta con dar clic en el botón Limpiar Filtros.
¿Cómo ver los Datos Escolares del Alumno?
1. Para ver los Datos Escolares del Alumno en la pantalla Trabajar con Caja únicamente tiene que capturar o seleccionar con ayuda del prompt la Matrícula del a. Alumno.
2. Enseguida haga clic en el botón Alumno.
3. Se abrirá la ventana Alumno la cual puede ajustar el tamaño, seleccionándola desde la esquina y arrastrar hasta adecuar al tamaño deseado.
4. Ingrese a la pestaña Datos Escolares y la información que puede visualizar es la siguiente:
a. Nivel Académico: Nivel al que está inscrito el Alumno.
b. Plan de Estudio: Muestra el Plan de Estudios que cursa el Alumno.
c. Periodo Académico: Periodo al que asiste el Alumno.
d. Ciclo Escolar: Del Periodo Académico.
e. No. de Periodo: Muestra el Número de Periodo al que está inscrito.
f. Grupo: Nombre del Grupo al que asiste a clases.
g. Turno: El Turno al que asiste a la institución.
h. Status: Del Alumno, si el Status asociado al Alumno es Baja Definitiva se muestra la j. Fecha de Baja y la k. Razón de Baja.
i. Fecha de Alta: Día en que se registró la información del Alumno en el sistema.
j. Fecha de Baja.
k. Razón Baja.
l. Plan de Pago para Colegiaturas: Se muestra la abreviatura del Paquete de Pagos, por ejemplo: a 10 meses o a 12 meses.
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¿Cómo generar una Factura desde suni.scholar?
- Ingrese a Gestión Financiera/ Caja.
- Capture el Periodo Académico y la matrícula del Alumno.
- Haga clic en el botón "Facturación Electrónica".
- Seleccione el concepto a facturar.
- Capture los datos de facturación.
NOTA: Dependiendo del tipo de persona (física o moral) podrá elegir el uso de CFDI que mejor le convenga.
- Haga clic en el botón "Enviar Factura" para timbrar la factura.
7.Podrá visualizar la siguiente pantalla.
NOTA: Si requiere reenviar la factura a alguien más es necesario que capture el nuevo correo y haga clic en el botón reenviar.
¿Cómo cancelar una Factura desde suni.scholar?
1. Acceda a Gestion Financiera > Caja.
2. Capture la matrícula del alumno dejando en blanco el campo de la Fecha inicial y Final.
3. Ubique el Folio correspondiente.
4. Haga clic en el botón "Facturación Electrónica".
5. Seleccione el Folio y posteriormente de clic en "Facturar".
6. Se visualizara la siguiente pantalla, de clic en Cancelar Factura.
¿Cómo hacer una Prórroga?
Una Prórroga es un permiso que se da a un Alumno para que pueda realizar un pago en una Fecha posterior a la de Aplicación sin eximirlo del pago de recargos. Para dar una Prórroga es necesario que el Alumno ya adeude el concepto, es decir que sea la fecha de aplicación o posterior.
Hay dos formas de realizar la Prórroga:
En la parte inferior del Estado de Cuenta se mostrarán las Prórrogas.
Ingresar una Prórroga desde Caja
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Caja en el campo Alumno capture o seleccione con la ayuda del prompt la Matrícula del Alumno.
2. Haga clic en el botón Alumno.
3. Se abrirá la ventana Alumno la cual puede ajustar el tamaño, seleccionándola desde la esquina y arrastrar hasta adecuar al tamaño deseado.
4. Después deberá desplazarse a la pestaña Prórroga e ingresar la información requerida.
a. Folio: Es un número consecutivo.
b. Año: Ingrese el Año del Periodo Académico.
c. Periodo: Seleccione el Periodo Académico en el que está inscrito.
d. Identificador: Es la Cuenta sobre la que se va a hacer la Prórroga, es muy importante que el tipo de movimiento siempre sea 0, por ejemplo: 3110.
e. Cuenta: Automáticamente se llena esta información, al seleccionar la Cuenta en el campo d.
f. Fecha Saldo: Es la fecha en que el Alumno ya adeuda el concepto, por lo regular coincide con la Fecha de Aplicación del importe.
g. Monto: Por el cual se le va a otorgar, puede ser una parte del monto a pagar. En caso de que la Prórroga sea por el monto total a pagar puede dejar ese campo con cero.
h. Fecha Término: La fecha exacta en que se acordó que el Alumno realizaría el pago.
i. Cumplió: Automáticamente se mostrará SI o NO, tomando en cuenta si el Alumno liquidó el g. Monto en la h. Fecha Término o antes de ésta.
j. Observaciones: Es un campo de captura libre en caso de que se requiera ingresar información adicional.
5. Al finalizar Confirme los cambios.
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¿Cómo registrar la información de Facturación de un Alumno?
El registro de esta información es para fines informativos, y se podrá auxiliar de la exportación del Reporte de Facturación para identificar qué facturas debe realizar en el sistema de facturación que tenga la Institución.
Ingresar a Gestión Financiera > Caja y capturar el Periodo Académico y Matrícula del Alumno
Hacer clic en el botón Alumno y entrar a la pestaña Datos Facturación.
Visualizará la siguiente ventana donde tendrá que ingresar los datos correspondientes.
a. RFC: RFC
b. Razón Social: Nombre de la razón social para personas morales, para personas físicas se debe capturar el nombre.
c. Correo Electrónico: Correo electrónico al que debe enviarse el PDF y XML.
d. Status del registro: Indica si el registro está Activo, sólo se permite un registro Activo.
e. Observación: Se puede registrar algún dato operativo.
f. Calle, No. Exterior, No. Interior, Código Postal, Colonia, Localidad, Municipio, Estado, País: Dirección fiscal
g. Campos de auditoria: Muestra el Usuario y la Fecha y Hora de inserción y actualización
Esta información también se puede ingresar en Gestion Financiera / Caja botón Alumno.
Nota: Es importante solicitar a servicio@integralware.com.mx que se configuren las cuentas para identificar los conceptos que son facturables, tipo de impuesto, descripción y porcentaje.
¿Cómo asignar una Beca o Descuento?
Existen dos formas de asignar una Beca:
Asignar una Beca desde Caja
1. En la pantalla Trabajar con Caja ingrese el Periodo Académico en el que está inscrito el Alumno y su Matrícula. Si no recuerda la Matrícula del Alumno puede utilizar el prompt para buscar el registro.
2. Haga clic en el botón Alumno.
3. Aparecerá la ventana Alumno y en la pestaña Becas/Descuentos ingrese la siguiente información.
a. Fecha Inicio: Capture la Fecha de Inicio de la Beca o Descuento.
b. Tipo Beca/Descuento: Seleccione el tipo de Beca / Descuento a otorgar.
c. Status:
En los siguientes campos active la casilla según el concepto que aplique para la Beca / Descuento:
d. Inscripción,
e. Reinscripción y/o
f. Colegiaturas.
*Puede marcar más de una opción.
En los siguientes espacios defina el Porcentaje de Beca o el Monto Fijo de la misma. En caso de que usar más de uno, el sistema suma los montos o porcentajes definidos en cada campo.
g. Porcentaje Beca.
h. Monto Fijo Beca.
i. Porcentaje Descuento.
j. Monto Fijo Descuento.
k. Fecha Término: Fecha en la que termina la Beca / Descuento.
l. Folio: Opcional. Ingrese un número consecutivo.
m. Observaciones: Opcional. Es un campo de captura libre para cualquier comentario.
4. De esta forma se pueden definir las Becas / Descuentos a cada Alumno, con esto ya podrá Generar una Lista de Becarios. Las Becas / Descuentos aquí definidas no se reflejarán en el Estado de Cuenta del Alumno hasta que se procesen desde Procesar Movimientos.
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¿Cómo hacer una Carga Financiera?
La Carga Financiera se debe realizar conforme se vayan inscribiendo o reinscribiendo los Alumnos. Se sugiere que al momento de realizar esta actividad se definan Becas y genere Lista de Becarios para tener la certeza de que la información es correcta.
La Carga Financiera se puede realizar de dos formas distintas, ya sea utilizando Paquetes de Pagos para optimizar en tiempo o ingresando los importes uno por uno.
Procedimiento para hacer Carga Financiera al Alumno usando Paquetes de Pagos
1. En la pantalla Trabajar con Caja ingrese la siguiente información.
a. Periodo Académico: En el que está inscrito el Alumno, en el primer campo ingrese el Año y en el segundo el Identificador del Periodo o seleccione usando el prompt.
b. Fecha Movimiento: Este campo mostrará la fecha actual pero puede modificarla.
c. Matrícula del Alumno: Capture la Matrícula del Alumno. Si no conoce el dato puede utilizar el prompt.
Si utiliza el prompt podrá ver la ventana Seleccionar Alumno, utilice los filtros para facilitar la búsqueda y al encontrar el registro haga clic en Seleccionar.
d. Formato: Elegir la opción Carga Financiera.
2. Haga clic en el botón Carga Financiera.
3. Aparecerá en pantalla un mensaje preguntando si el Formato es correcto, dé clic en Aceptar.
4. En la siguiente ventana seleccione el Paquete de Pagos que corresponda al Alumno haciendo clic en Seleccionar, puede apoyarse en los filtros de la parte superior.
5. Volverá a la pantalla Trabajar con Caja y podrá visualizar el registro que acaba de realizar.
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Procedimiento para hacer Carga Financiera al Alumno ingresando Importe por Importe
1. En la pantalla Trabajar con Caja, los campos que se encuentran en la parte superior son utilizados para filtrar registros o para agregar una nueva Carga Financiera. Antes de añadir un registro puede borrar la Fecha que contiene el campo Fecha Movimiento para Modificarla al momento de Agregar.
2. Haga clic en el icono Agregar.
3. En la siguiente pantalla ingrese la información solicitada.
a. Periodo Académico: En el que está inscrito el Alumno, en el primer campo ingrese el Año y en el segundo el Identificador del Periodo o seleccione usando el prompt.
b. Fecha de Movimiento: Día en el que se realiza el Movimiento, por default muestra la Fecha actual. Si necesita modificarla cancele la operación y en Trabajar con Caja elimine la Fecha de Movimiento que ahí aparece, al dar clic en Agregar el campo será desbloqueado y podrá cambiar la fecha.
c. Folio: Del Movimiento, es un número consecutivo y de preferencia no lo ingrese para que el sistema lo asigne automáticamente.
d. Status: Al agregar un nuevo Movimiento en automático será Activa.
e. Alumno: Obligatorio. Capture o seleccione con la ayuda del prompt la Matrícula del Alumno.
f. Referencia: Opcional. Puede capturarse alguna anotación.
g. Formato: Obligatorio. Debe seleccionar Carga Financiera.
h. Observación: Opcional. Este es un campo de captura libre, puede ingresar algún comentario.
i. Forma de Pago: Opcional. Seleccione la que corresponda, sólo aparecerán como disponibles aquellas que ha definido en la función Formas de Pago.
j. Banco: Opcional. Seleccione una de las cuentas previamente definidas en la función Bancos.
4. Dentro del apartado Partida ingrese todos los Importes de la Carga Financiera que el Alumno pagará.
l. Identificador: Es la Cuenta, si la conoce captúrela o use el prompt para seleccionarla, el Tipo de Movimiento de los Importes es 1 (terminación XXX1). Al elegir el Identificador, en automático se completa el campo Cuenta.
m. Monto: Ingrese el importe a pagar por el concepto antes mencionado.
n. Cantidad: Es la cantidad de veces que se multiplicará el m. Monto y el resultado se verá reflejado en el campo Monto Total.
o. Fecha Aplicación: Es el último día que tiene el Alumno para realizar el pago más uno, por ejemplo, si el Alumno debe de pagar el día 10/10/13, la Fecha de Aplicación es 11/10/13.
p. Referencia: Opcional. Puede capturarse alguna anotación y aparecerá en el Estado de Cuenta del Alumno.
q. Fecha Pronto Pago: Opcional. En caso de que aplique para la institución, de lo contrario el campo puede quedar vacío. Se refiere al último día que el Alumno tiene para realizar el Pago con un beneficio por Pronto Pago más uno, por ejemplo: si tiene hasta el 05/10/13 para obtener el beneficio por Pronto Pago se debe colocar 06/10/13.
r. Banco: Opcional. Si lo requiere puede seleccionar una de las cuentas previamente definidas en la función Bancos.
NOTA: A partir de la versión 8.0.11.0 + 6 para crear un Folio de Caja es necesario capturar como máximo cinco partidas de una sola vez (sin agregar más renglones) y guardar cambios. En caso de que necesite agregar más partiidas en el mismo folio deberá hacer clic en editar el registro.
5. Al finalizar haga clic en el botón Confirmar.
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¿Cómo registrar Colegiaturas Adelantadas?
Cuando un Alumno paga en una sola exhibición todas las colegiaturas correspondientes a un Periodo Académico, se usa el concepto Colegiaturas Adelantadas.
Para registrar Colegiaturas Adelantadas deberá realiza lo siguiente:
- Crear la Cuenta 3113 con los tipos de movimiento 1,2,4,8 y 9.
- En la interfaz Trabajar con Caja, se asignará el Importe Total de las Colegiaturas a la cuenta 3131 con Carga Financiera, consecutivamente se registrará el Descuento en la cuenta 3134 con el Monto Definido.
NOTA: Es importante el Tipo de Movimiento 4, para que este muy claro el pago.
- Registrar el pago correspondiente con la cuenta 3139 con el Monto a Pagar.
¿Cómo generar un Recibo de Caja?
El procedimiento que se debe de seguir es el siguiente:
1. Acceda a la función Gestión Financiera > Caja.
2. Haga clic en agregar.
3. Defina el período académico.
4. Ingrese la matrícula del Alumno.
5. Seleccione el tipo de Formato> Recibo.
6. Se registra la cuenta en la cual se realizará el pago del concepto al que corresponde, con fecha de aplicación el día que se realizó el pago.
7. Una vez capturados los datos de clic en confirmar.
8. En la pantalla Trabajar con Caja podrá observar el Recibo generado.
¿Cómo generar un Estado de Cuenta?
1. Dentro de la interfaz Trabajar con Caja ingrese la siguiente información.
a. Periodo Académico: Seleccione o ingrese el Periodo en el que está inscrito el Alumno.
b. Alumno: Si conoce la Matrícula captúrela en este campo, de lo contrario utilice el prompt.
Si da clic en el prompt podrá ver la ventana Seleccionar Alumno, utilice los filtros para que la búsqueda sea concreta y al encontrar el registro dé clic en Seleccionar.
2. Enseguida dé clic en el botón Estado de Cuenta.
3. Se generará el Estado de Cuenta del Alumno en PDF.
4. Notará que en la pantalla Trabajar con Caja se autocompletan los campos que se encuentran entre los botones Carga Financiera y Estado de Cuenta. Si requiere ver el Estado de Cuenta de otro Periodo Académico debe modificar específicamente estos campos.
Para conocer más del Estado de Cuenta consulte la guía: Partes del Estado de Cuenta.
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¿Cómo imprimir un Recibo de Caja?
1. Acceda a Trabajar con Caja y capture la información necesaria en los filtros para encontrar el Recibo que desee Imprimir.
2. Al encontrar el registro haga clic en el icono Imprimir.
3. Se generará el documento en PDF. Si requiere cambios en el formato del Recibo puede solicitarlo a servicio@integralware.com.mx.
Nota: La impresión debe ser en una impresora no matricial y se recomienda que sea en media hoja tamaño carta.
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¿Cómo hacer una Devolución | Reasignación?
Este procedimiento sirve para registrar:
a. Una Devolución de dinero al Alumno (efectivo o cheque). Para hacer este movimiento sólo capture el Folio 1.
b. Una Devolución y después una Reasignación del dinero para pagar otra Cuenta. Este caso considera hacer la devolución/reasignación en el Estado de Cuenta del mismo Alumno o cuando la devolución aplica para una Matrícula y la reasignación para otra. Para hacer este movimiento capture el Folio 1 y el Folio 2.
En cualquier caso la devolución y reasignación del pago deben aplicar en los Periodos Académicos vigentes, si se hace devoluciones y reasignaciones en Periodos Académicos pasados los saldos ya transferidos a los Periodos Académicos siguientes pueden variar y en ese caso tendrá que volver a Transferir Saldos.
Folio1. Capturar una Devolución:
1. Acceda a Trabajar con Caja, elimine la Fecha de Movimiento y dé clic en el icono Agregar.
2. Dentro de la pantalla Caja ingrese la siguiente información:
a. Periodo Académico: En el que está inscrito el Alumno, en el primer campo ingrese el Año y en el segundo el Identificador del Periodo o seleccione usando el prompt.
c. Fecha de Movimiento: La fecha actual.
f. Alumno: Capture o seleccione la Matrícula del Alumno utilizando el prompt.
g. Referencia: Opcional. Si el pago fue depositado en el banco y conoce la Referencia bancaria puede ingresarla.
i. Formato: Elija la opción Recibo.
j. En Observación puede escribir una breve anotación sobre el motivo de la devolución para posteriores aclaraciones.
k. Forma de Pago: Seleccione el que corresponda.
l. Banco: Si el pago se realizó en bancos especifíquelo.
Los campos señalados con las letras b., d., e., h., o., q., r., t. y u. el sistema los completará.
3. En el apartado Partida complete la siguiente información:
p. Identificador: Use la misma Cuenta con la que se registró el Pago, si devolverá el dinero en efectivo o cheque use el Tipo de Movimiento con terminación 9 (XXX9) o si la Devolución es para hacer posteriormente una Reasignación del pago, entonces use la cuenta con terminación 8 (XXX8).
s. Monto: Monto a devolver.
t. Cantidad: Como se trata de una devolución, debe escribir -1.
v. Fecha Aplicación: La fecha en la que se hizo el pago.
4. Al finalizar Confirme los cambios.
Folio 2. Capturar la Reasignación por la misma cantidad devuelta en el Folio 1:
1. Acceda a Trabajar con Caja, elimine la Fecha de Movimiento y dé clic en el icono Agregar.
2. Dentro de la pantalla Caja ingrese la siguiente información:
a. Periodo Académico: En el que está inscrito el Alumno, en el primer campo ingrese el Año y en el segundo el Identificador del Periodo o seleccione usando el prompt.
c. Fecha de Movimiento: La fecha actual, debe coinicidir con la del Folio 1.
f. Alumno: Capture o seleccione la Matrícula del Alumno utilizando el prompt.
g. Referencia: Opcional. Si el pago fue depositado en el banco y conoce la Referencia bancaria puede ingresarla.
i. Formato: Elija la opción Recibo.
j. En Observación puede escribir una breve anotación sobre el motivo de la reasignación para posteriores aclaraciones.
k. Forma de Pago: Seleccione el que corresponda.
l. Banco: Si el pago se realizó en bancos especifíquelo.
Los campos señalados con las letras b., d., e., h., o., q., r., t. y u. el sistema los completará.
3. En el apartado Partida complete la siguiente información:
p. Identificador: Es la Cuenta a la que pasará el pago, use la terminación 8 (XXX8). La reasignación puede pagar directamente un Importe, por ejemplo la colegiatura de enero 3018 o lo más recomendable es capturarlo a la Cuenta 9998 (Pendiente por asignar) y cuando se procese el siguiente archivo bancario o un archivo de Excel en blanco el sistema de manera automática distribuirá todos los Pagos Pendientes por Asignar.
s. Monto: Debe coincidir con el Monto devuelto en el Folio 1. Tenga en cuenta que lo mismo que se devuleve se reasigna, de lo contrario existirá una diferencia.
t. Cantidad: 1.
v. Fecha Aplicación: La fecha en la que se hizo el pago.
4. Al finalizar Confirme los cambios.
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¿Cómo hacer un Ajuste?
Es importante mencionar que los Ajustes se deben aplicar en los Periodos Académicos vigentes, si se hacen Ajustes en Periodos Académicos pasados los saldos ya transferidos a los Periodos Académicos siguientes pueden variar y en ese caso tendrá que volver a Transferir Saldos. Cuando necesite corregir un Importe en el Estado de Cuenta de un Alumno en particular, ya sea para incrementarlo o disminuirlo debe seguir estos pasos:
1. Acceda a Trabajar con Caja. Se recomienda que en los Ajustes la Fecha de Movimiento sea la actual, sin embargo si necesita usar otra elimine la fecha del campo Fecha Movimiento para poder modificarla dentro del Folio.
2. Dé clic en el icono Agregar.
3. Dentro de la pantalla Caja ingrese la siguiente información:
a. Periodo Académico: En el que está inscrito el Alumno, en el primer campo ingrese el Año y en el segundo el Identificador del Periodo o seleccione usando el prompt.
b. Fecha Movimiento: Se recomienda que sea la Actual, pero la puede modificar si así lo requiere.
c. Alumno: Capture o seleccione la Matrícula del Alumno utilizando el prompt.
d. Formato: Elija la opción Carga Financiera.
e. Observación: Puede escribir una breve anotación sobre el motivo del Ajuste para posteriores aclaraciones.
4. En la sección Partida complete la siguiente información:
f. Identificador: Use la misma Cuenta con la que se registró el Importe, solo que el Tipo de Movimiento será con terminación 2 (XXX2).
g. Monto: Monto a ajustar.
h. Cantidad: Para incrementar el Importe, la Cantidad debe ser 1. Si necesita disminuir el Importe, ingrese -1.
i. Fecha Aplicación: Fecha en la que aplique el Ajuste, puede ser otra distinta a la Fecha de Movimiento.
5. Al finalizar Confirme los cambios.
6. Se sugiere generar el Estado de Cuenta para verificar que el monto sea el correcto.
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¿Cómo hacer un Convenio?
Un Convenio se debe realizar antes de que el Alumno adeude un concepto, por lo regular es al inicio del Periodo Académico y se recomienda tener un documento donde el Alumno se comprometa a pagar en las fechas acordadas.
1. En la pantalla Trabajar con Caja ingrese el a. Periodo Académico y la b. Matrícula del Alumno para visualizar el Estado de Cuenta.
2. En el apartado Detalle de movimientos del Estado de Cuenta verifique el Folio con que se le hizo la Carga Financiera. Deberá ser de procedencia CJ (Caja).
3. Capture este número en el campo Folio y elimine la Fecha de Movimiento.
4. Dentro del grid podrá visualizar el registro con el número de Folio que ingresó, haga clic en Modificar.
5. En el campo Fecha Aplicación ajuste las fechas por las convenidas.
6. Al finalizar confirme los cambios.
NOTA: Si lo requiere puede consultar el Estado de Cuenta del Alumno para verificar cambios.
¿Cómo cancelar un folio de Caja?
1. Dentro de la interfaz Trabajar con Caja utilice los filtros para buscar el Folio a Cancelar. Al encontrarlo dé clic en el icono Modificar. El Status del Folio deberá estar Activa.
2. Cambiar el Status del folio seleccionando 'Cancelada'.
3. Dar clic en 'Confirmar' para guardar los cambios.
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¿Cómo eliminar un folio de Caja?
1. Dentro de la interfaz Trabajar con Caja utilice los filtros para buscar el Folio a descartar. Al encontrarlo dé clic en el icono Eliminar. El Status del Folio deberá estar Activa.
2. Proceda a confirmar la eliminación de los datos.
NOTA: Al descartar un registro, se eliminará de la base de datos. Se recomienda no eliminar la información y cambiar el Status del Folio a Cancelada. Al cambiarla, el Folio no aparecerá en el Estado de Cuenta del Alumno, esto es útil para futuras dudas o aclaraciones.
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¿Cómo eliminar una partida dentro de un Folio de Caja?
1. Acceda a la función Caja y utilice los filtros necesarios para encontrar el Folio. Al identificarlo haga clic en el icono Modificar.
2. Dentro de la pantalla Caja dé clic en la x de la Partida a eliminar.
3. Notará que se dibuja un tachado sobre las Partidas. Posteriormente haga clic en el icono o en el botón Confirmar.
4. Genere el Estado de Cuenta y confirme que las Partidas eliminadas ya no aparecen.
¿Cómo registrar un Pago Bancario Electrónico?
1. En la pantalla Trabajar con Caja ingrese el Periodo Académico y Matrícula del Alumno, puede usar el prompt para buscar la información.
2. Haga click sobre el botón Pago Bancario Electrónico.
3. Seleccione los conceptos que el alumno pagará.
4. Haga click sobre el botón Continuar.
5. Ingrese los Datos de la Tarjeta Bancaria y los Datos de Contacto.
6. Haga click sobre el botón Continuar.
7. Verifique los datos de la transacción y si todo es correcto haga click sobre el botón Confirmar Pago.
8. Se mostrará un mensaje indicando que el pago se realizó satisfactoriamiente.
9. Haga click sobre el botón Confirmar.
10. Es muy importante esperar a que salga esta pantalla para garantizar que el pago sea abonado.
11. Si desea imprimir el Comprobante en caso de Aclaración.
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¿Cómo usar la función de Pagar Carga Financiera?
A través de esta función podrás registrar un pago de forma más ágil y sencilla.
1. En la pantalla Trabajar con Caja ingresa el Periodo Académico y Matrícula del Alumno, puedes usar el prompt para buscar la información.
2. Da clic en el botón Pagar Carga Financiera.
Los conceptos por pagar que a continuación se muestran son los mismos que visualizas en el Estado de Cuenta del Alumno.
3. Para continuar completa:
- Fecha de Aplicación
- Forma de Pago
- Los conceptos por pagar
- La casilla de "Los conceptos seleccionados son correctos"
4. Da clic en Continuar.
Por último, se mostrará el Folio de Caja que se creó con la información antes registrada.
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