Guía de Operación
Punto de Control: WWPersonal
En esta función se registra al Personal que colabora con la Institución, Administrativos y Docentes. El Personal que aquí defina podrá Registrar Asistencia por medio del Reloj Checador.
Para completar el registro de cada persona se usará información previamente capturada en los Catálogos, como el Status del Personal, las Funciones, Asignaturas y Documentación.
¿Cómo dar de alta al Personal?
Para ingresar la información del Personal sigue estos pasos:
1. Accede a Gestión del Personal > Personal.
2. Enseguida haz clic en el icono Agregar.
3. Aparecerá la pantalla Personal donde debes ingresar la siguiente información.
a1. Matrícula: Obligatorio. Ingrese la Matrícula que corresponderá al Personal, debe ser numérica y recomendamos que sea de 4 dígitos.
a2. Apellido Paterno: Obligatorio. De la persona.
a3. Apellido Materno: Obligatorio. De la persona.
a4. Nombre: Obligatorio. De la persona.
4. Capture los datos requeridos en las siguientes pestañas:
Datos Generales
1. En la pestaña Datos Generales del apartado Datos ingresa la información solicitada.
b1. Expediente: Es un número alterno que facilita la búsqueda del expediente físico del Personal, si es el mismo que el de la matrícula, no es necesario repetir la información, por lo tanto, puedes dejar el campo vacío.
b2. RFC: Si tienes la información a la mano capture el dato, de lo contrario completa el campo b11 para posteriormente utilizar el prompt y en automático el sistema calcule el RFC de la persona.
b3. CURP: Si cuenta con este dato debe capturarlo en este campo, también puede completar los campos b11, b13 y b15 y posteriormente utilizar el prompt en el campo CURP y el sistema completará la información.
b4. Cédula Profesional: Ingresar el número de Cédula del Personal.
b5. Status: Cuando se agrega un nuevo registro por default se muestra Activo; los Status que están disponibles son los definidos previamente en el Catálogo Status del Personal. Para que el Personal Docente pueda acceder al sistema además de tener Status Activo deberá impartir al menos una Asignatura en cualqueir Periodo Académico vigente.
b6. Fecha de Alta: Se refiere a la Fecha en la que se registra la información del Personal, este campo siempre tendrá la fecha actual.
b7. Fecha de Baja: Si la persona ya no trabaja en la Institución en el campo b5 el Status debe ser Baja Definitiva para que de esta forma pueda especificar la Fecha de Baja.
b8. Último Grado Académico: Escriba el último grado que cursó la persona que está registrando.
b9. Área de Conocimiento: Capture el Área de Conocimiento en la que se especializa el Personal, en caso de que sean varias, recomendamos ingresar la preponderante.
b10. Título de Cortesía: Ingrese el que corresponda, use abreviaturas, por ejemplo Lic.
b11. Nacimiento Fecha: La Fecha de Nacimiento del Personal.
b12. Edad: Este campo se autocompleta después de ingresar la fecha de nacimiento de la persona.
b13. Sexo: De la personal.
b14. Nacimiento Lugar: De la persona.
b15. Nacimiento Estado: Seleccione el que corresponda.
b16. Estado Civil: Seleccione si es Soltero o Casado.
b17. Nacionalidad: Del Personal.
b18. Tipo de Sangre: Si tiene el dato a la mano tiene la opción de capturarlo.
b19. Correo Electrónico: Obligatorio. En los campos Correo Electrónico 1 y Correo Electrónico 2 debe escribir el correo de la persona, es necesario ingresar al menos un correo. Cada vez que la persona use la función Recuperar Contraseña deberá identificarse con su Matrícula y Dirección de Correo aquí definida y solo cuando la identificación de la persona sea satisfactoria el sistema le enviará una Contraseña Provisional a su correo.
2. Dentro del apartado Dirección captura la información requerida.
c1. Dirección: Ingresa el nombre de la calle, el número interior o exterior donde habita la persona.
c2. Colonia: Del domicilio.
c3. C.P.: Escriba el Código Postal que le ha proporcionado la persona.
c4. Localidad: A la que pertenece.
c5. Estado: Al que pertenece.
c6. Tel.: En esta tabla debe escribir el número telefónico que le proporcione el Personal empezando por el Prefijo o Clave Lada, seguido del Número y Extensión en caso de tenerla. Estos campos no deben tener espacios en blanco.
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Funciones
1. En esta sección se usará la información previamente capturada en Funciones.
d1. Función: Selecciona la Función que desempeñará la persona.
d2. Aplica en Programación Académica: Solo el Personal Docente Aplica en Programación Académica, ya que el Horario de los Docentes estará en función de los Horarios de las Asignaturas que se les asignen en la Programación Académica.
d3. Tipo Contratación: Este campo se completará automáticamente de acuerdo a lo seleccionado en el campo d1.
d4. Tipo Contratación Jornada: Se completará de acuerdo con lo que selecciones en el campo d1.
NOTA: Si no seleccionas la Función del Personal marcará error al agregar los Documentos del Personal.
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Datos Contratación
1. Dentro de la pestaña Datos Contratación ingresa la información solicitada.
e1. Función principal: Seleccione cuál será la función principal de la persona en la Institución.
e2. Registra Asistencia: Se refiere a que si esta persona registrará su asistencia, si checará a su entrada y salida.
e3. Puesto: El Puesto que desempeñará.
e4. Adscrito al Área: Área de conocimiento a la que pertenece.
e5. Actividad Preponderante: La principal actividad que desarrollará.
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Observaciones
1. En esta sección puede agregar otros datos importantes de la persona.
f1. Generales: Es un campo de captura libre en el que puede escribir alguna anotación importante sobre la persona.
f2. Médicas: Aquí puede capturar las Observaciones Médicas de la persona.
2. En esl siguiente apartado puede registrar los datos de alguna persona a la cual Contactar en caso de emergencias.
f3. Nombre: De la persona.
f4. Parentesco: La relación que tiene con la persona que registra.
f5. Dirección: De la persona que ponga como referencia.
f6. Teléfono: De la persona a la que se deberá contactar en caso de emergencias.
3. Para que el sistema guarde la información dé clic en el botón Confirmar.
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¿Cómo ingresar la Disponibilidad del Personal?
1. Primero debe dar de alta a la Persona y guardar los cambios. Si ya realizó este proceso en la pantalla Trabajar con Personal filtre el registro de la persona y en el grid de resultados haz clic en el icono Modificar.
2. Haz clic en el botón Disponibilidad.
3. Se abrirá la ventana Personal Disponibilidad en la que aparece la Matrícula y el Nombre de la persona. Proceda a capturar la información solicitada.
4. Especifique la Fecha de Inicio y Término de la Disponibilidad que a continuación va a registrar.
g1. Fecha Inicio.
g2. Fecha Término.
En el apartado Registro especifique por día los horarios que tiene disponibles la persona.
g3. Renglón: Obligatorio. Es un número consecutivo y deberá iniciar con 1.
g4. (Días de la semana): En los siguientes campos defina los horarios usando el formato de 24 horas.
g5. Observación: Si necesita hacer anotaciones del renglón que acaba de ingresar en este campo lo puede hacer.
5. Si necesita agregar más registros haz clic en Nueva Fila. Al finalizar haz clic en el botón Confirmar de la ventana Personal Disponibilidad. Para que el sistema guarde los cambios debe dar clic en Confirmar desde la pantalla Personal.
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¿Cómo agregar las Asignaturas al Personal?
Si la función de la Persona es Docente en este apartado puede seleccionar las Asignaturas que podrá impartir. Previamente deben registrarse las Asignaturas.
1. Primero debe dar de alta a la persona y guardar los cambios. Si ya realizó este proceso en la pantalla Trabajar con Personal, filtre el registro de la persona y en el grid de resultados haz clic en el icono Modificar.
2. Aparecerá la pantalla Personal y haz clic en el botón Asignaturas.
3. Se abrirá la ventana Profesor Asignatura en la que aparece la Matrícula y el Nombre de la persona.
4. En el apartado Registro selecciona las Asignaturas que el Docente puede impartir.
h1. Renglón: Obligatorio. Escriba un número consecutivo, debe iniciar con 1.
h2. Asignatura Identificador: Si conoce el Identificador de la Asignatura captúrelo en este campo, si no puede utilizar el prompt para seleccionarlo.
Al hacer clic en el prompt aparecerá en pantalla la ventana Lista de Selección Asignatura donde puede utilizar los filtros para facilitar la búsqueda y cuando encuentre el registro correspondiente haz clic en Seleccionar.
h3. Asignatura Descripción: Se completará con el nombre de la Asignatura seleccionada en h2.
5. Si desea agregar más registros haz clic en Nueva Fila y al finalizar guarda todos los cambios.
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¿Cómo agregar Expediente al Personal?
1. Primero debes de dar de alta a la persona y guardar los cambios. Si ya realizó este proceso en la pantalla Trabajar con Personal filtre el registro de la persona y en el grid de resultados haz clic en el icono Modificar.
2. A continuación haz clic en el botón Expediente.
3. Aparecerá la ventana Personal Expediente en la que puede registrar eventos importantes de la persona.
i1. Fecha: Obligatorio. Ingresa o seleccione la fecha del evento..
i2. Observaciones: De manera breve resuma el evento.
4. Si requiere agregar más registros haz clic en Nueva Fila y al finalizar guarde todos los cambios dando clic en el botón Confirmar.
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¿Cómo registrar los Documentos que se tienen del Personal?
Es requisito definir previamente la Documentación que se le solicitará al Personal de acuerdo a su función a desempeñar.
1. Primero debes de dar de alta a la persona para poder registrar los Documentos que entregará a la Institución. Si ya realizó este proceso en la pantalla Trabajar con Personal, filtre el registro de la persona y en el grid de resultados haz clic en el icono Modificar.
2. Haz clic en el botón Documentos.
3. Aparecerá la ventana Personal Documentos donde debes capturar la información solicitada.
j1. Documento: Estos Documentos son los que la persona deberá entregar a la Institución según los requisitos especificados en Documentación.
j2. Original: Si el campo está habilitado significa que se requiere en Original el Documento y deberás seleccionar una opción.
j3. Copia: Si el campo está habilitado significa que se requiere en Copia el Documento y deberás seleccionar una opción.
j4. Verificar: Si el campo está habilitado significa que se requiere Verificar si el Documento cuanta con alguna característica puntual, por ejemplo, si está legalizado o certificado ante un notario.
j5. Valor Libre: Si el campo está habilitado puede escribir alguna anotación sobre el Documento en cuestión, en el caso de Fotografías, ingrese el número de fotos que entrega el Personal.
4. Al terminar haz clic en el botón Confirmar para que el sistema guarde los cambios.
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¿Cómo agregar la Trayectoria del Personal?
1. Primero debe de dar de alta a la persona. Si ya realizó este proceso en la pantalla Trabajar con Personal filtre el registro de la persona y en el grid de resultados haz clic en el icono Modificar.
2. En la pantalla Personal haz clic en el botón Trayectoria.
3. Podrás ver en pantalla la ventana Personal Trayectoria Académica y debes ingresar la siguiente información.
k1. Tiempo: Son los años de antigüedad de la persona en la Institución.
k2. Clasificación: Es la forma de Contratación de la persona Parcial, Medio o Tiempo Completo.
k3. Categoría: Escriba las Categorías que tiene el Personal.
k4. Publicaciones: Si ha hecho publicaciones como libros, ensayos u otros, captúralos en este campo.
k5. Extensión: La Extensión Académica es una respuesta a las necesidades de educación integral, expansión del sistema educativo global y búsqueda de formas de educación alternas. Si la persona tiene estudios sobre el tema puedes registrarlos aquí.
k6. Tutorías: Las que puede impartir el Personal o ha impartido.
k7. Formación Docente: La Formación Docente es un proceso permanente, que acompaña todo el desarrollo de la vida profesional. Aquí registra los últimos estudios de la persona.
k8. Actualización Disciplinada: Aquellas que ha cursado la persona.
k9. Investigaciones: Registre las investigaciones en las que ha participado la persona.
k10. Profesión: Del Personal.
k11. Premios: Si ha ganado premios puede mencionarlos o especificarlos en este campo.
k12. Intercambios: En los que haya participado la persona.
k13. Grados Académicos: Los que ha cursado la persona.
k14. Certificados: Que ha obtenido durante sus estudios profesionales.
4. Para guardar la información haz clic en el botón Confirmar.
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¿Cómo generar la Ficha del Personal?
Después de dar de alta los datos necesarios de la persona podrá generar su Ficha siguiendo estos pasos:
1. En la pantalla Trabajar con Personal filtre el registro de la persona y cuando lo visualice en el el grid de resultados haz clic sobre el renglón, evite las palabras subrayadas.
2. A continuación haz clic en el botón Ficha del Personal.
3. Se abrirá la Ficha del Personal en PDF, en la Ficha aparecen los datos registrados previamente. Puede guardar el documento y posteriormente imprimirlo si así lo requiere.
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¿Cómo cambiar la Matrícula del Personal?
1. Si requiere cambiar la Matrícula de alguna persona acceda a Trabajar con Personal y filtra para seleccionar el registro. Al encontrarlo haz clic sobre el renglón evitando las palabras subrayadas.
2. Haz clic en el botón Cambiar Matrícula.
3. Aparecerá la ventana "Cambiar Personal Matrícula" con dos campos. El campo Matrícula Actual muestra el identificador actual y en el campo Matrícula Nueva ingresa el nuevo identificador.
4. Para continuar con el proceso confirme los cambios.
NOTA: Si la Matrícula Nueva que intenta ingresar ya está en uso le aparecerá un mensaje diciendo que la Matrícula pertenece a otra persona.
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¿Cómo unificar la Matrícula?
Si el Personal cuenta con dos Matrículas y desea conservar una sola Matrícula siga estos sencillos pasos:
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Personal identifique las dos Matrículas que necesitas unificar. Puede filtrar usando el nombre de la persona.
2. Tome en cuenta que el registro que selecciones es el que se conservará, por lo que se sugiere revisar la información definida en cada Matrícula antes de unificarlas.
Un ejemplo sencillo es el siguiente: Si selecciono el renglón que contiene la Matrícula 1002 al unificarla se guardará esta información y dejarán de existir los datos que contiene la Matrícula 1001.
| Matrícula 1001 |
Matrícula 1002 |
| Nombre |
Esther |
Nombre |
Esther |
| Correo |
abc@gmail.com |
Correo |
def@gmail.com |
| Dirección |
Av. Benito Juárez |
Dirección |
Calle Miguel Hidalgo |
| Teléfono |
1234567 |
Teléfono |
1234567 |
3. Cuando ya esté seguro de cuál Matrícula eliminar seleccione el registro correspondiente evitando las palabras subrayadas.
4. Haz clic en el botón Unificar Matrícula.
5. Aparecerá la ventana "Unificar Personal Matrícula", el campo Matrícula Incorrecta contiene la Matrícula a descartar.
6. En el campo Matrícula Correcta ingresa la Matrícula a conservar. Confirme para continuar con el proceso.
7. Para verificar los cambios puede filtar por Matrícula y visualizar la información del registro. Si lo desea posteriormente puedes Cambiar la Matrícula.
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¿Cómo visualizar la información del Personal?
1. En el grid de resultados de la pantalla Trabajar con Personal se muestra cierta información ordenada se la siguiente manera:
a. Matrícula: Es la Matrícula asociada a cada persona al momento de registrarla en el sistema.
b. Nombre Completo: Aparecerá el nombre completo de la persona, comenzando por sus apellidos.
c. Sexo: Muestra si es Masculino o Femenino, según lo definido en sus Datos Generales.
d. Status: El Status actual de la Matrícula, según lo definido en sus Datos Generales.
e. Función: Muestra la Función de la persona, la cual es definida en la pestaña Datos Contratación.
f. Grado Académico: Aparecerá el Grado Académico de la persona, esto se define en los Datos Generales del Personal.
g. Área de Conocimiento: Muestra el Área de Conocimiento, según lo ingresado en Datos Generales.
h. Fecha de Alta: Es el día en el que se dio de alta a la personal en el sistema. Esta Fecha se define dentro de la pestaña Datos Generales.
i. Es Profesor: Se muestra la casilla Activa sólo si la persona ha impartido clases, es decir, si esta asociada a alguna Asignatura en la Programación Académica.
2. Si requiere ver la información detallada de alguna persona en la pantalla Trabajar con Personal busque el registro a consultar, puede apoyarse de los filtros para que la búsqueda sea concreta. En seguida haz clic en el icono Visualizar.
3. Aparecerá la pantalla Personal y podrá consultar la información definida en cada pestaña y botones de la interfaz. Cuando se accede a Visualizar no se puede hacer ninguna modificación, si lo necesita acceda al registro usando el icono de Modificar.
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¿Cómo modificar el registro del Personal?
1. Para hacer cambios al registro de una persona acceda a la pantalla Trabajar con Personal y use los filtros para ubicarlo, inmediatamente haz clic en el icono Modificar.
2. Aparecerá la pantalla Personal donde podrá hacer todos los cambios que considere, únicamente no podrá cambiar la Matrícula. Al finalizar haz clic en el botón o en el icono Confirmar.
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¿Cómo eliminar el registro del Personal?
1. Si requiere descartar el registro de alguna persona acceda a Trabajar con Personal, identifique el registro dentro del grid de resultados y haz clic en el icono Eliminar.
2. Confirme la eliminación de los datos.
3. En caso de que el personal contenga documentos registrados en pantalla aparecerá el siguiente mensaje: Eliminación no válida, hay información en Personal Documento, realice estos pasos para eliminar los documentos:
3.1. En la pantalla Trabajar con Personal busque el renglón que deseas eliminar y haz clic en Modificar.
3.2 Haz clic en el botón Documentos y en la ventana Personal Documentos haz clic en el icono x.
3.3 Notará que se dibuja un tachado sobre los campos. Al finalizar haz clic en Confirmar.
4. De nuevo sobre la pantalla Trabajar con Personal identificael registro a descartar y haz clic en Eliminar.
5. Confirme la eliminación.
NOTA: Debes tomar en cuenta que si la información del Personal ha sido utilizada en otras funciones no podrás eliminar el registro.
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