Guía de Operación
Punto de Control: WWAlumno
En esta función puede gestionar toda la información personal y escolar del Alumno.
Ingrese a la función Gestión Escolar > Alumnos
¿Cómo dar de alta a un Alumno inscrito?
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Alumnos haga clic en Agregar.
2. En el formulario Alumno ingrese la siguiente información.
a1. Matrícula: Si no cuenta con la Generación de Matrículas automáticas, debe capturar la Matrícula definitiva que tendrá el Alumno.
a2. Apellido Paterno: Obligatorio. Del estudiante.
a3. Apellido Materno: Dato no obligatorio. En caso de alumnos con un solo apellido deberá dejar este campo vacío, suni.scholar mostrará un mensaje indicando que falta ese dato, sin embargo, le permitirá avanzar.
a4. Nombre: Obligatorio.
NOTA: Si el registro del Alumno ya existe, aparecerá el mensaje: Ya existe un Nombre Completo similar.
3. A continuación capture la información solicitada en las siguientes pestañas:
Datos Generales
1. En el apartado Datos capture la información solicitada.
b1. No. Expediente: Opcional. Se puede usar para ingresar una Matrícula alterna. Es un campo alfanumérico.
b2. RFC: Opcional. Puede generarlo haciendo clic en el prompt. Previamente debió capturar datos en los campos a2, a3, a4 y b9.
b3. CURP: Opcional. Ingrese esta información, si no lo tiene a la mano puede hacer clic en el prompt, para ello se requiere de información previamente capturada en los campos a2, a3, a4, b12, b13 y b14.
b4. Fecha de Alta: Se refiere al día en el que se inscribe al Alumno. Este campo mostrará la fecha actual.
b5. Status: Al dar de alta a un nuevo Alumno por default tendrá Status Activo. Si posteriormente requiere dar de baja a un Alumno debe seleccionar el Status Baja Definitiva para que se habiliten los siguientes campos:
b6. Fecha de Baja: Ingrese o seleccione la fecha en la que se da de Baja el estudiante.
b7. Razón Baja: Capture la razón de la baja del Alumno, este campo acepta hasta 30 caracteres.
b8. Explicación de Baja: Ingrese la explicación por la cual el Alumno solicitó la baja, sólo acepta 200 caracteres.
b9. Fecha Inscripción: Dato no obligatorio, de carácter informativo.
b10. Fecha Reinscripción: Dato no obligatorio, de carácter informativo. Puede actualizarse en cada reinscripción.
b11. Modalidad Estudio: Dato no obligatorio, de carácter informativo.
b12. Nacimiento Fecha: Obligatorio. Del Alumno, puede capturarla en formato ddmmaaaa o bien seleccionarla haciendo clic en el icono Seleccionar fecha.
b13. Sexo: Obligatorio. Seleccione la que corresponda.
b14. Nacimiento Lugar: Obligatorio. Escriba el nombre del lugar de nacimiento del Alumno.
b15: Nacimiento Estado: Obligatorio. Dé clic en el prompt para seleccionar la opción que corresponda.
b16. Nacimiento País: Del estudiante. Este campo acepta 50 caracteres.
b17. Nacionalidad: Opcional. Ingrese el que corresponda.
b18. Lengua Materna: Dato no obligatorio, de carácter informativo.
b19. Tipo de Sangre: Del Alumno.
b20. Estado Civil: Al agregar a un nuevo estudiante en automático aparecerá la opción Soltero, si requiere cambiarlo por Casado, seleccione esa opción.
b21. Otro Estado Civil: Capture en caso de no ser ninguno de los anteriores. Aplica para: Unión Libre, Divorciado, Viudo, etc.
b22. Relación con la Institución: Opcional. Seleccione una opción en caso de que el Alumno tenga alguna relación con la Institución.
b23. Actividad Artística / Deportiva: Ingrese la actividad o deporte que le guste realizar al estudiante.
b24. Correo Electrónico: Obligatorio. Tome en cuenta que el Correo Electrónico que le proporcione el Alumno, es con el que podrá ingresar al Módulo de Alumnos.
b25. Correo Electrónico 2: Opcional. Permite agregar un correo electrónico alterno del alumno.
b26. Medio de Comunicación por el que se enteró: Capture el la forma en la que se enteró el Alumno sobre la Institución.
b27. Red Social: Dato no obligatorio y de carácter informativo.
2. El siguiente apartado es Dirección, escriba la información requerida sobre el lugar de residencia del Alumno.
c1. Dirección: Es el nombre de la calle.
c2. No. Ext.: Número Exterior.
c3. No. Int.: En caso de que cuente con un número interior, ingréselo en este campo, de lo contrario déjelo vacío.
c4. Colonia. La que corresponda.
c5. C.P.: Ingresar el Código Postal que corresponda.
c6. Localidad: El que corresponda.
c7. Municipio. El que corresponda.
c8. Estado: Haga clic en el prompt para seleccionar una opción.
c9. Tel.: Es un campo numérico, no deberá ingresar caracteres ni dejar espacios en blanco. En estos campos capture los números telefónicos en los que se puede localizar al Alumno. El primer campo es para capturar el Prefijo o lada, en el segundo, el Número y el tercero es por si cuenta con alguna Extensión.
3. Si el Alumno trabaja puede capturar la información en el apartado Empresa.
d1. Trabaja: Si activa la casilla quiere decir que el Alumno trabaja en alguna empresa.
d2. Empresa: Ingrese el nombre de la Empresa en la que trabaja el alumno.
d3. Ocupación: Es el puesto que ocupa el estudiante dentro de la Empresa.
d4. Horario: En el que trabaja el Alumno.
d5. Dirección: Ubicación de la empresa en la que trabaja el Alumno.
d6. No. Ext.: Es el número Exterior.
d7. No. Int.: Número Interior, si no aplica, deje el campo vacío.
d8. Colonia. La que corresponda a la ubicación de la empresa.
d9. C.P.: Ingresar el Código Postal que corresponda.
d10. Localidad: La ciudad donde se ubica la Empresa.
d11. Municipio. Donde se ubica la Empresa.
d12. Estado: Seleccione el que corresponda.
d13. Tel.: Capture los números telefónicos de la Empresa comenzando con el Prefijo.
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Datos Escolares
1. Aquí ingresará información relacionada con la formación académica del estudiante.
e1. Plan de Estudio: Obligatorio. Ingrese el año y el Identificador del Plan de Estudio o bien puede hacer clic en el prompt para seleccionarlo.
Al hacer clic en el prompt aparecerá la ventana Seleccionar Plan de Estudio, puede utilizar los filtros para concretar la búsqueda. Para elegir una opción haga clic en Seleccionar y notará que automáticamente se completarán los campos Nivel Académico y Ciclo Escolar.
e2. Periodo Académico: Obligatorio. Capture el año y la descripción del Periodo Académico al que inscribe al Alumno o puede utilizar la ayuda del prompt.
Si da clic en el prompt verá la ventana Seleccionar Periodo Académico, puede capturar datos en los filtros para facilitar la búsqueda y al encontrarlo haga clic en Seleccionar.
e3. No. de Periodo: Escriba el número de Periodo (Semestre, Cuatrimestre u otro) al que se ingresará el Alumno.
e4. Grupo: En el que se incorpora.
e5. Turno: Seleccione uno de los Turnos previamente definidos.
2. En el apartado Fecha Hora Carga Académica se completa de manera automática al momento de realizar la Carga Académica del Alumno.
e6. Anotación en el Certificado emitido por la Institución: Opcional. En este campo debe capturar la Resolución de equivalencia dictado por la Instancia Oficial. Aparecerá en el Certificado del Alumno en cada renglón de las Asignaturas revalidadas.
e7. Folio Impreso Certificado: Opcional. Ingrese el número de Folio del Certificado. Puede dejar el campo vacío y el sistema en automático le genera un número de Folio consecutivo.
e8. Plan de Pago para Colegiaturas: Opcional. Es una abreviatura (puede usar el identificador) que haga referencia a un Paquete de Pagos, por ejemplo: a 10 meses o a 12 meses.
e9. Forma de Pago: Opcional. Podrá indicar la forma de pago utilizada por el alumno.
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Documentos
1. Esta sección es para gestionar lo relacionado con los Documentos del estudiante.
f1. Documentación de Inscripción: Si el Alumno aún no completa este trámite, deberá dejar la opción Incompleta, de lo contrario si ha entregado en tiempo y forma la documentación e incluso se han registrado en el sistema, cambie a la opción Completa.
2. Para el registro de los Documentos en el sistema consulte la guía: ¿Cómo registrar los Documentos que el Alumno entrega a la Institución?
3. Para registrar los Préstamos, consulte la guía: ¿Cómo registrar el Préstamo de Documentos?
4. Dentro del apartado Promedios capture los siguientes datos.
f2. Aceptó Reglamento: Dato opcional de carácter informativo.
f3. Último Grado Escolar: Opcional. Escriba el promedio del último Grado cursado.
f4. Examen de Admisión: Opcional. Promedio que tuvo el estudiante en el Examen de Admisión.
5. En Institución de Procedencia deberá escribir lo siguiente.
f5. Nombre: Opcional. De la Escuela o Institución.
f6. Tipo: Opcional. Si dicho plantel es Particular o de Gobierno.
f7. Estado: Opcional. Seleccione la Entidad Federativa en la que se encuentra la Escuela o Institución.
f8. Municipio: Opcional. Dato informativo que indica el municipio en el que se encuentra la Escuela o Institución.
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Observaciones
1. En este apartado puede ingresar información general del Alumno.
g1. Generales: Este es un campo de captura libre y puede anotar comentarios u observaciones del estudiante.
g2. Médicas: Se refiere a aquella información médica, aquí puede escribir si el Alumno padece de enfermedades crónicas, entre otras cosas.
2. En la parte inferior puede ingresar información de la persona a contactar en caso de emergencia.
g3. Nombre: Completo de la persona.
g4. Parentesco: Se refiere a la relación que tiene con el Alumno.
g5. Dirección: Lugar de residencia.
g6. Telef.: En los siguientes campos capture los números telefónicos para contactar a la persona. Deberá empezar por el prefijo, después el número y la extensión en caso de tener.
3. Al finalizar de ingresar los datos haga clic en Confirmar.
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¿Cómo registrar los Documentos que el Alumno entrega a la Institución?
1. Después de dar de alta la información del Alumno deberá registrar los Documentos que entrega a la Institución. En la pantalla Trabajar con Alumnos, identifique el registro correspondiente y dé clic en el icono Modificar.
2. Acceda a la pestaña Documentos para dar clic en el botón Documentos.
3. Verá la ventana Alumno Documentos, con la lista de los nombres de los papeles que solicita la Institución. Estos fueron previamente definidos en la función Documentación del Alumno.
4. En los campos que se encuentren habilitados debe seleccionar una opción. Para guardar los cambios haga clic en Confirmar.
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¿Cómo registrar el Préstamo de Documentos?
Después de ingresar en el sistema la documentación que el Alumno entregó en la Institución, podrá realizar este proceso siguiendo estos sencillos pasos:
1. Cuando el Alumno solicite el préstamo de algún papel, deberá registrarlo en el sistema. Acceda a la interfaz Trabajar con Alumnos e identifique el registro del Alumno para dar clic en el icono Modificar.
2. Enseguida ingrese a la pestaña Documentos y dé clic en el botón Préstamos.
3. Verá la ventana Alumno Préstamo Documento donde deberá completarla con la siguiente información.
a. Documentación de Inscripción: Si la documentación del estudiante estaba Completa, al solicitar un préstamo se sugiere cambiarla a Incompleta.
b. Identificador: Seleccione el documento con la ayuda del prompt.
4. Aparecerá la siguiente ventana donde únicamente se muestran los documentos que el Alumno ha entregado a la Institución. Haga clic en Seleccionar del Documento correspondiente y de manera automática se completa el campo Documento.
c. Fecha Préstamo: Es el día en el que se solicita el préstamo.
d. Fecha Compromiso: Fecha en la que se compromete el Alumno a entregar dicho papel.
e. Devuelto: Deberá activar la casilla en el momento que el estudiante ha entregado el Documento.
f. Fecha Devolución: Ingrese o seleccione el día en el que el Alumno hace la devolución del papel.
5. Para guardar la información Confirme todos los cambios.
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¿Cómo dar de alta la información del Responsable del Alumno?
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en Modificar, para agregar la información del Responsable del Alumno.
2. Visualizará la interfaz Alumno, enseguida dé clic sobre el botón Responsable del Alumno.
3. En pantalla verá la siguiente ventana y tendrá que completar los campos ingresando la siguiente información.
a. Nombre(s): Capture el nombre completo del Responsable del estudiante.
b. Apellido Paterno. Del responsable del alumno.
c. Apellido Materno. Del responsable.
d. Fecha de Nacimiento.
e. CURP del Responsable.
f. Relación con el Alumno: Seleccione si la persona es padre, madre, tutor del Alumno.
g. Ingreso Mensual Familiar: Ingrese la cantidad.
h. Dirección de Correo Electrónico: Del Responsable.
i. Tel.: En los siguientes campos capture los números telefónicos en los que puede contactar a la persona. Deberá ingresar primero el Prefijo, después el Número y por último el no. de Extensión en caso de tener.
4. En la siguiente sección se captura lo relacionado con la Dirección del Responsable del Alumno. Si la persona que está registrando tiene los mismos datos de domicilio que el estudiante haga clic en el botón Misma del Alumno.
Dar clic en Aceptar al mensaje que se muestra.
Al dar clic en el botón Misma de Alumno podrá notar que todos los campos de esta sección se completarán de forma automática.
De lo contrario proceda a capturar los datos solicitados.
a. Dirección: Es el nombre de la calle.
b. No. Exterior: Número Exterior.
c. No. Interior: En caso de que cuente con un número interior, captúrelo en este campo.
d. Colonia.
e. C.P.: Es el Código Postal.
f. Localidad: El nombre de la ciudad.
g. Municipio.
h. Estado: Dé clic en la flecha negra para seleccionar una opción.
5. Si la persona trabaja capture la información correspondiente en el apartado Empresa.
a. Ocupación: Es el puesto que ocupa la persona en la Empresa.
b. Empresa: Ingrese el nombre de la Empresa.
c. Dirección: Ubicación de la empresa en la que trabaja el Responsable.
d. No. Exterior: Capture el número Exterior.
e. No. Interior: Se refiere al Número Interior en caso de tener.
f. Colonia.
g. C.P.: Código Postal.
h. Localidad: La ciudad donde se ubica la Empresa.
i. Municipio.
j. Estado: Seleccione la Entidad Federativa que corresponda.
k. Tel.: En estos campos capture los números telefónicos en los que se puede localizar al Responsable. El primer campo es para capturar el Prefijo, en el segundo escriba el Número y el tercero es por si cuenta con alguna Extensión.
6. En el campo Observaciones puede anotar cualquier nota o aclaración. Al finalizar debe Confirmar todos los cambios.
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¿Cómo ingresar la información de un Alumno de Intercambio?
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en Modificar, para agregar la información del Intercambio.
2. Ingrese a la pestaña Datos Generales y en el campo Status elija la opción Intercambio.
3. Enseguida haga clic en el botón Alumno de Intercambio.
4. Podrá ver la siguiente ventana donde los primero tres campos muestran la Matrícula, el nombre, Plan de Estudio y Nivel Académico al que está inscrito el Alumno. A continuación deberá capturar la información que se solicita.
a. No. de Periodo Inicial: Escriba el número de Periodo en el que se inscribirá al Alumno de Intercambio.
b. Lugar de Procedencia: Capture el nombre del Lugar.
c. Duración del Intercambio: En este campo debe ingresar el número de meses que durará el Intercambio.
d. Tipo de Movilidad: Seleccione si es Internacional o Nacional.
e. Dominio Lengua Extranjera: Haga clic en la flecha negra para seleccionar una opción.
f. Actividades a Realizar: Seleccione la que corresponda, las opciones disponibles son Estancia de Estudios o Estancia de Investigación.
5. Cuando finalice deberá confirmar todos los cambios.
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¿Cómo asignar una Beca o Descuento?
Existen dos formas de asignar una Beca:
- Desde la opción Caja la cual se encuentra en Gestión Financiera.
- O bien desde la opcion de Alumnos, la cual se encuentra en Gestion Escolar, dando clic en la pestaña Datos Escolares.
Asignar una Beca o Descuento desde Alumnos
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en Modificar, para asignar la beca.
2. Acceda a la pestaña Datos Escolares dé clic en el botón Becas/ Descuentos.
3. Verá en pantalla la ventana Alumno Beca/Descuento y deberá capturar la información correspondiente.
a. Fecha Inicio: Capture la Fecha de Inicio.
b. Tipo Beca/Descuento: Seleccione el tipo de Beca que corresponde al Alumno.
c. Status:
En los siguientes campos active la casilla si la beca aplica para
d. Inscripción:
e. Reinscripción y/o
f. Colegiaturas.
* Nota: Puede marcar más de una opción.
En los espacios siguientes defina el Porcentaje de Beca o el Monto Fijo de la misma. Utilice sólo uno, en caso de que use más de uno el sistema suma los montos o porcentajes definidos en cada campo.
g. Porcentaje Beca:
h. Monto Fijo Beca:
i. Porcentaje Descuento:
j. Monto Fijo Descuento:
k. Fecha Término: Fecha en la que termina la beca.
l. Folio: Ingrese un número consecutivo.
m. Observaciones: Es un campo de captura libre para cualquier comentario.
4. De esta forma se pueden definir las Becas a cada Alumno, con esto ya podrá Generar una Lista de Becarios. Las Becas aquí definidas no se reflejarán en el Estado de Cuenta del Alumno hasta que se procesen desde Procesar Movimientos.
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¿Cómo hacer una Prórroga?
Una Prórroga es un permiso que se da a un Alumno para que pueda realizar un pago en una fecha posterior a la de Aplicación sin eximirlo del pago de recargos. Para asignar una Prórroga es necesario que el Alumno ya adeude el concepto, es decir que sea la fecha de aplicación o posterior.
La Prórroga se puede realizar desde dos funciones:
Ingresar una Prórroga desde Alumnos
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en Modificar.
2. En la pestaña Datos Escolares debe dar clic en el botón Prórrogas.
3. Visualizará la siguiente ventana donde tendrá que ingresar los datos correspondientes.
a. Folio: Es un número consecutivo.
b. Año: En el que se le otorga la Prórroga.
c. Periodo: En el que está inscrito, junto con el inciso anterior forman el Periodo Académico.
d. Identificador: Es la Cuenta sobre el que se va a hacer la Prórroga, es muy importante que el tipo de movimiento siempre sea 0, por ejemplo: 3110.
e. Cuenta: Automáticamente se completa esta información al seleccionar la Cuenta en el campo d.
f. Fecha Saldo: Es la fecha en que el Alumno ya adeuda el concepto, por lo regular coincide con la Fecha de Aplicación del importe.
g. Monto: Por el cual se le va a otorgar, puede ser una parte del monto a pagar. En caso de que la Prórroga sea por el monto total a pagar puede dejar ese campo con cero.
h. Fecha Término: La fecha exacta en que se acordó que el Alumno realizaría el pago.
i. Cumplió: Automáticamente se mostrará SI o NO, tomando en cuenta si el Alumno liquidó el g. Monto en la h. Fecha Término o antes de ésta.
j. Observaciones: Es un campo de captura libre en caso de que se requiera ingresar información adicional.
4. Al finalizar Confirme los cambios.
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¿Cómo registrar la información de Facturación de un Alumno?
El registro de esta información es para fines informativos, y se podrá auxiliar de la exportación del Reporte de Facturación para identificar qué facturas debe realizar en el sistema de facturación que tenga la Institución.
En la pestaña Datos Escolares debe dar clic en el botón Datos Facturación.
Visualizará la siguiente ventana donde tendrá que ingresar los datos correspondientes.
a. RFC: RFC
b. Razón Social: Nombre de la razón social para personas morales, para personas físicas se debe capturar el nombre.
c. Correo Electrónico: Correo electrónico al que debe enviarse el PDF y XML.
d. Status del registro: Indica si el registro está Activo, sólo se permite un registro Activo.
e. Observación: Se puede registrar algún dato operativo.
f. Calle, No. Exterior, No. Interior, Código Postal, Colonia, Localidad, Municipio, Estado, País: Dirección fiscal
g. Campos de auditoria: Muestra el Usuario y la Fecha y Hora de inserción y actualización
Esta información también se puede ingresar en Gestion Financiera / Caja botón Alumno.
Nota: Es importante solicitar a servicio@integralware.com.mx que se configuren las cuentas para identificar los conceptos que son facturables, tipo de impuesto, descripción y porcentaje.
¿Cómo ingresar el Expediente del Alumno?
En este espacio podrá registrar alguna nota relevante sobre el alumno por ejemplo una certificación o una falta del historial del estudiante.
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en el icono Modificar.
2. Ingrese a la pestaña Datos Escolares y dé clic en el botón Expediente.
3. Podrá ver la ventana Alumno expediente con dos campos.
a. Fecha: Este campo siempre contendrá la fecha y hora actual, si requiere modificarla lo puede hacer.
b. Observación: Aquí puede escribir la nota relevante del Expediente.
4. En caso de que necesite agregar mas renglones debe dar clic en Nueva Fila.
5. Para que el sistema guarde los cambios haga clic en el botón Confirmar.
6. Para identificar qué usuario registró o actualizó alguno de los registros capturados en el Expediente, ingresa al registro del Alumno usando el icono de "visualizar" y da clic en el botón Expediente.
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¿Cómo agregar Personas Autorizadas del Alumno?
Son las personas a las que la Institución podrá proporcionar información general del alumno como Académica y Financiera.
1. Después de capturar y guardar la información del Alumno, haga clic en Modificar.
2. Acceda a la pestaña Datos Escolares para dar clic en el botón Personas Autorizadas.
3. Visualizará la siguiente ventana, complete con los datos solicitados.
a. Identificador: Escriba un número consecutivo.
b. Nombre Completo: Capture el nombre completo de la Persona.
4. En caso de requerir insertar más registros, dé clic en Nueva Fila. Al finalizar confirme todos los cambios.
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¿Cómo ver el Histórico de Status del Alumno?
Punto de Control: WWstsHistorico
En esta función se muestra el historial del Status en el que se ha registrado el Alumno. Para ver esta información siga estos sencillos pasos:
1. Deberá estar en la pantalla Trabajar con Alumnos para identificar el registro del estudiante del que requiera consultar esta información y posteriormente dar clic en Modificar.
2. Acceda a la pestaña Datos Escolares y haga clic sobre el botón Histórico Status.
3. Aparecerá en pantalla la siguiente ventana.
a. Renglón: Es un número consecutivo y normalmente aparecerán de manera descendente, ya que el primer renglón muestra el Status actual del Alumno.
b. Identificador: Del status.
c. Status: Es la descripción del Status.
d. Usuario Insertar: En esta columna verá el Identificador del Usuario que le asignó el Status al estudiante.
e. Fecha Hora Insertar: Se refiere al día y la hora en el que se asignó dicho Status.
f. Usuario Actualizar: Muestra el Identificador del Usuario que actualizó el Status.
g. Fecha Hora Actualizar: Es el día y la hora en que se realizó dicho movimiento.
Eliminar un registro del Histórico Status
1. Para eliminar algún renglón sólo deberá dar clic en el icono Eliminar.
2. Confirme la eliminación de los datos.
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¿Cómo generar la Ficha del Alumno?
La ficha del Alumno muestra información general, desde datos personales hasta lo relacionado con el Periodo Académico y Plan de Estudio al que está inscrito. Esta ficha se puede generar de dos formas:
Generar Ficha del Alumno desde Trabajar con Alumnos
1. Ingrese a la interfaz Trabajar con Alumnos e identifique el registro del estudiante, puede apoyarse de los filtros. Al encontrarlo haga clic sobre el renglón evitando palabras subrayadas y después en el botón Ficha del Alumno.
2. Se abrirá una ventana que contiene el documento en PDF, puede guardarlo e imprimirlo si asi lo requiere.
Generar Ficha del Alumno desde Alumno
1. Acceda a Trabajar con Alumnos y busque dentro del grid el renglón correspondiente. Al encontrarlo debe dar clic en Modificar.
2. De esta forma ingresa a la pantalla Alumno, proceda a dar clic en el botón Ficha del Alumno.
3. Se generará el documento en PDF el cual podrá guardarlo e imprimirlo si lo requiere.
NOTA: Tome en cuenta que si modifica cualquier dato y genera la Ficha del Alumno sin antes haber confirmado, en el reporte no se mostrarán los últimos cambios guardados.
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¿Cómo generar el Dígito Verificador?
El Dígito Verificador es una secuencia numérica o referencia con el que el Alumno paga en el banco. En suni.scholar la referencia se calcula con base a la Matrícula del Alumno, y a partir de ésta se genera 1 Dígito Verificador en algoritmo base 10 (el nombre del algoritmo puede variar de banco a banco); esta referencia (matrícula+DV) se recomienda que sea validada por el banco, por ejemplo en la ventanilla bancaria o al momento de recibir una transferencia y así evitar recibir movimientos no identificados.
El Dígito Verificador se puede generar desde dos funciones:
Generar el Dígito Verificador desde Alumnos
1. Para generarlo debe estar en la pantalla Trabajar con Alumnos y dar clic sobre el renglón del Alumno correspondiente, evite seleccionar las palabras subrayadas. Después haga clic sobre el botón Dígito Verificador.
2. Verá una pequeña ventana donde se muestra la Matrícula y abajo la Matrícula más el Dígito Verificador. Con esta clave el Alumno podrá realizar sus pagos.
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¿Cómo Cambiar la Matrícula de un Alumno?
En esta función puede cambiar la Matrícula de cualquier estudiante.
1. Dentro de Trabajar con Alumnos busque el registro correspondiente dentro del grid, puede apoyarse de los filtros para facilitar la búsqueda. Al encontrarlo dé clic sobre el renglón evitando las palabras subrayadas y después en el botón Cambiar Matrícula.
2. Aparecerá la ventana Cambiar Matrícula del Alumno donde el primer campo muestra la clave actual y en el campo Matrícula Nueva debe capturar la Matrícula por la cual se cambiará. Para continuar con el proceso haga clic en Confirmar.
NOTA: Si le aparece el siguiente mensaje La Matrícula pertenece a otro Alumno, es porque la Matrícula Nueva que intenta asignar ya existe.
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¿Cómo hacer Carga Académica?
La Carga Académica es asignar a cada Alumno las Asignaturas que va a cursar en un Periodo Académico. Esta función depende de la Programación Académica existente y es necesario haber registrado previamente los datos del Alumno.
Se puede hacer Carga Académica desde dos funciones:
Carga Académica desde la función Alumnos
1. En la interfaz Trabajar con Alumnos con ayuda de los filtros busque y seleccione el renglón de la Matrícula del Alumno a quien hará su Carga Académica. Evite las palabras subrayadas y enseguida dé clic en el botón Carga Académica.
2. En el encabezado de la pantalla Carga Académica se mostrará la información académica del Alumno.
3. Capture el Año y la Descripción del Periodo o seleccione el Periodo Académico con la ayuda del prompt.
Al dar clic en el prompt podrá ver la lista de selección y para elegir un Periodo Académico haga clic en Seleccionar.
4. En la parte inferior se actualizará la pantalla con todas las Asignaturas del Plan de Estudio al que está inscrito al Alumno y también se identificará a las programadas en el Periodo Académico seleccionado. Las Asignaturas programadas son a las que podrá inscribir al Alumno.
NOTA: Sólo se podrá inscribir al Alumno a las Asignaturas con Status Programada.
5. Si sólo desea ver las Asignaturas Programadas del Periodo Académico seleccionado, active la casilla Sólo Programadas.
6. Hay dos formas de hacer Carga Académica:
Inscribir asignatura por asignatura
1. Para Cargar una Asignatura al Alumno debe dar clic sobre el prompt que está del lado izquierdo del Status.
2. Se abrirá una ventana emergente con la lista de todos los Grupos Académicos disponibles. Debe seleccionar el Grupo en el que inscribirá al Alumno haciendo clic sobre la casilla que se encuentra del lado izquierdo del Grupo.
3. Al momento de seleccionar el Grupo se cerrará la ventana emergente y de manera automática se guardan los cambios.
4. Si necesita cambiar al Alumno de Grupo o eliminar la Asignatura de su Carga Académica, debe dar clic nuevamente en el prompt del registro correspondiente.
Hacer Carga Automática (inscribirlo a todas las Programadas)
1. Puede utilizar el botón Carga Automática y de esta forma el sistema inscribe al Alumno en todas las Asignaturas programadas y al Grupo que le corresponde, considerando la información definida en Datos Escolares.
2. El Alumno queda inscrito a todas las Asignaturas programadas al tener un Grupo y Turno en cada una de ellas.
En caso de que en pantalla no aparezca este botón deberá entrar a la función Servicios > Configuración, dentro de la pestaña Gestión Escolar y en la sub pestaña Asignatura / Carga Académica. Identifique el campo Carga Académica Automática y seleccione la opción Si.
Descripción del grid Carga Académica
1. En el grid se muestran las siguientes columnas:
a. Grupo: Se muestra el nombre del grupo al que se inscribió el Alumno.
b. Turno: Al que está inscrito el Alumno. Cuando se tenga información en esta columna y en la de Grupo significa que el Alumno está inscrito en esas Asignaturas, no es necesario Confirmar.
c. Status: Se podrán ver algunas de las siguientes:
- Programada: Si aparece en la Programación Académica del Periodo Académico antes definido. Podrá inscribir al Alumno a las Asignaturas con este Status.
- Aprobada: Si el alumno ya aprobó la materia en un Periodo Académico pasado o en el Periodo vigente.
- Sin Derecho: Si la materia es seriada y el Alumno no ha aprobado el requisito para cursarla.
d. NoP: Se refiere al número de Periodo al que pertenece la Asignatura según al Plan de Estudio.
e. Código: Es el Identificador de la Asignatura.
f. Descripción: Verá el nombre completo de la Asignatura.
g. Créditos: Muestra los Créditos de la Asignaturas.
h. Tipo: De la Asignatura, como Curricular, Extracurricular.
i. Cursada: Indica el número de veces que se ha inscrito al Alumno a esa Asignatura, si aparece vacía significa que es la primera vez que la va a Cursar.
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¿Cómo Modificar los datos del Alumno?
1. En la interfaz Trabajar con Alumnos utilice los filtros para concretar la búsqueda del registro necesario. Al encontrarlo haga clic en el icono Modificar.
2. Entrará a la pantalla Alumno donde podrá hacer cambios en los campos que sean necesarios. En caso de querer cambiar la Matrícula del Alumno, véase en el tema ¿Cómo Cambiar la Matrícula de un Alumno?
3. Al concluir haga clic en Confirmar para que el sistema guarde la información corregida.
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¿Cómo Eliminar el registro de un Alumno?
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Alumnos identifique el registro a descartar, puede utilizar los filtros para que la búsqueda sea más precisa. Enseguida haga clic en Modificar.
2. Acceda a la pestaña Datos Escolares para dar clic en el botón Histórico Status.
3. Se abrirá la ventana Trabajar con Status Histórico en el cual debe eliminar todos los registros. Puede consultar la guía: Eliminar un registro del Histórico Status.
4. Al finalizar cierre la ventana haciendo clic en el icono de la X.
5. Enseguida haga clic en Cancelar.
6. Le regresará a la pantalla Trabajar con Alumnos. Identifique el registro del Alumno al que se le eliminaron los Status y haga clic en el icono Eliminar.
7. Confirme la eliminación de los datos.
NOTA: Si la información del Alumno ha sido utilizada en otras funciones, no procederá la eliminación.
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