Guía de Operación
El Estado de Cuenta es un documento que concentra toda la información financiera de un Alumno, la consulta de este documento por Periodo Académico genera el siguiente reporte.
Las partes de las que se compone el Estado de Cuenta son las siguientes:
a. al día (fecha): Si el Estado de Cuenta lo genera desde Caja aparecerá la Fecha de Movimiento registrada al momento de la emisión o si lo genera desde la función Generar Estado de Cuenta es la Fecha de Saldo ahí capturada. Si la omite por default se consdiera la fecha actual.
b. Datos Generales: En este cuadro se muestra la información del Alumno, como su Nombre, el Plan de Estudios, Periodo al que está inscrito, el Grupo y el Turno de este.
c. Saldo Vencido Al: El Saldo del Alumno calculado a la fecha indicada en a., si es una cantidad en negativo significa que es a favor.
d. Resumen de Movimientos: Muestra el Monto a Pagar y el Monto Pagado de cada uno de los Conceptos que tienen Control en el Estado de Cuenta, la cuenta con terminación "0" concentra los Tipos de Movimiento asociados al Concepto. Los Otros Pagos, que no tienen Control en Estado de Cuenta, aparecen en la parte inferior de este apartado.
e. Totales: La cantidad que se muestra en azul, corresponde al Total de los Importes a pagar durante el Periodo Académico. La segunda cantidad, en rojo, es el Total de lo que ha pagado el Alumno y por último en la tercera columna, el monto en color negro muestra la diferencia entre la cantidad a pagar y la pagada.
f. Detalle de Movimientos: Se muestran todos los movimientos asociados a los Conceptos que tienen Control en el Estado de Cuenta, como Importes, Ajustes, Becas, Descuentos, Prontos Pagos, Reasignaciones y Pagos que el Alumno haya realizado a la fecha de consulta.
De izquiera a derecha se ordena la siguiente información:
Concepto: Los 4 dígitos de la Cuenta y su Descripción.
Importe: Es el resultado de multiplicar el Monto Unitario (Mto Uni) por la Cantidad (Ctd).
Saldo: El Saldo de cada renglón se calcula sumando el Importe de éste más el Saldo del renglón anterior.
Pcd: Muestra la procedencia del registro que puede ser:
- BN – Procesar Bancos.
- PM – Procesar Conceptos.
- CJ – Caja.
- TS – Transferir Saldos.
Fec Mov: Fecha de Movimiento, para fines de conciliación de ingresos se recomienda que se capture la fecha actual.
Folio: Es el Folio asociado al movimiento. La longitud puede variar según su procedencia, en el caso de bancos se calcula de manera distinta según el layout bancario.
Fec Apl: Fecha de Aplicación, es la fecha de vencimiento del concepto más 1 día. Cuando la Procedencia del movimiento es BN coincide con la Fecha de Movimiento.
Cnt: Se refiere a la Cantidad, es el número de veces por los que se multiplica el Importe y puede ser +/-.
Mto Uni: Monto Unitario.
Referencia: Puede variar la longitud según la Procedencia (Pcd), los movimientos de Procedencia CJ muestran la definida en la Partida > Referencia.
g. Detalle de Otros Pagos: En esta sección se agrupan los Conceptos asignados al Alumno pero que no tienen Control en el Estado de Cuenta. La información que se muestra está descrita en el punto anterior.
La suma total de Otros Pagos se muestra en la parte superior del Estado de Cuenta, debajo del cuadro Totales.
h. Detalle de Pagos por Asignar: Se listan los pagos de procedencia BN, CJ y TS y el Folio asociado a cada movimiento. Con este Folio puede identificar en el Detalle de Movimientos las partes en las que se fraccionó cada pago y los importes pagados. Tenga presente que los pagos se abonan a los importes en orden por Fecha de Aplicación.
i. Prórrogas: Una Prórroga es el permiso que se le da a un Alumno para que pueda pagar un importe después de su fecha de vencimiento sin eximirlo del pago de recargos. En esta sección se muestran las Prórrogas que ha solicitado el Alumno durante el Periodo Académico.
La información se ordena de la siguiente manera:
Concepto: Los 4 dígitos de la Cuenta y su Descripción.
Folio: Es el Folio asociado a la Prórroga.
Fec Sdo: (Fecha Saldo) Fecha en que el Alumno ya adeuda el concepto, por lo regular coincide con la Fecha de Aplicación del importe.
Fec Ter: (Fecha Término) Fecha exacta en la que el Alumno se compromete a pagar.
Cumplió: Se muestra la palabra SI o No validando si el pago se realizó antes o después de la Fecha de Término.
Observaciones: Las que se definieron al asignar la Prórroga.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo donde se valida la Fecha de Movimiento del pago (Fec Mov) respecto a la Fecha de Término (Fec Ter) de la Prórroga para determinar si el Alumno cumplió o no.
j. Detalle de Trámites de Titulación: Agrupa a todos los conceptos que tengan esta Clasificación. Si los movimientos se realizaron en el Periodo Académico que está consultando aparecerán también en el Resumen y Detalle de Movimientos, si no se realizaron en el Periodo Académico que está consultando solo aparecerán en este apartado.
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