suni.scholar - Generar Corte de Movimientos

Guía de Operación

Punto de Control: WGenerarCorteMovimientos

Corte de Movimientos es un Reporte que concentra la información ingresada en el Módulo de Gestión Financiera y entre otras cosas, puede utilizarlo para hacer un Corte de Caja y conciliaciones bancarias.

• ¿Cómo generar un Corte de Movimientos?
• Partes del Corte de Movimientos en PDF
• Partes del Corte de Movimientos en Excel

¿Cómo generar un Corte de Movimientos?

Para generar este reporte siga estos pasos:

1. Acceda a la función Gestión Financiera > Generar > Corte de Movimientos.

2. Complete los campos con la información solicitada.

a. Procedencia: Es obligatorio seleccionar una Procedencia en caso de Generar el reporte en PDF, las opciones disponibles son Caja, Procesar Conceptos, Procesar Bancos y Transferir Saldos, un reporte de procedencia Caja puede utilizarlo para hacer un Corte de Caja. Para fines de conciliación bancaria se recomienda Exportar a Excel el reporte usando como Procedencia la opción (Seleccionar) | (Todos).

b. Fecha Inicial: Si se omite se incluirán todos los registros existentes, se sugiere delimitar la consulta.

c. Fecha Final: Si se omite se usará la fecha actual como Fecha Final, se sugiere delimitar la consulta.

Los movimientos que aparecerán en el reporte son aquellos con Fecha de Movimiento comprendidos entre las Fechas Inicial y Final antes especificadas, en el caso de la Procedencia Bancos coincide con la Fecha de Aplicación.

d. Filtrar por: Los registros se pueden filtrar por Fecha de Movimiento y Fecha de Aplicación.

e. Folio Inicial y

f. Folio Final: No son campos obligatorios, si tiene la información a la mano lo puede utilizar.

g. Caja: Si necesita saber qué movimientos realizó una caja específica debe seleccionarla, para fines de conciliación no es necesario.

h. Método de Pago: Si quiere limitar el reporte utilice esta opción, de lo contrario puede seleccionar la opción Todas.

i. Nivel Académico: Puede filtar los registros por Nivel Académico si así lo requiere.

j. Ver Usuario / Fecha Hora: Independientemente de la Fecha de Aplicación y la Fecha de Movimiento (ambas pueden ser editadas por el usuario) el sistema guarda la fecha y hora en que se confirmaron los movimientos. Es recomendable siempre seleccionar esta casilla.

3. Para generar el reporte en PDF haga clic en Generar.

4. Se abrirá una ventana con el archivo correspondiente, puede guardarlo e imprimirlo si lo requiere. Para mayor información sobre la estructura del Corte de Movimientos consulte la guía: Partes del documento Corte de Movimientos.

5. Si necesita exportarlo a Excel dé clic en Exportar.

6. Al abrirlo podrá ver la información del Corte de Movimientos. Para una breve explicación consulte la guía: Partes del Excel Corte de Movimientos.

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Partes del Corte de Movimientos en PDF

Las partes que integran el Corte de Movimientos generado en formato PDF, son las siguientes:

a. Fecha y Hora: Muestra el día y la hora en la que se genera el Corte de Movimientos.

b. Procedencia y Nivel Académico: Es la Procedencia y el nivel seleccionados.

c. Encabezado: Esta sección muestra los parámetros de la consulta del Corte de Movimientos, como los Folios y Fechas.

Por columnas el reporte muestra:

d. Folio: Es el número del Folio con el que se realizó el movimiento.

e. Fec Mov: Se refiere a la Fecha de Movimiento del registro.

f. Status: Es el Status del d. Folio. Si está Activo no mostrará una descripción, de lo contrario muestra la leyenda Cancelada.

g. Método Pago: Hace referencia al Método de Pago.

h. Partida: Es la Partida del movimiento. En el caso de la partida 999 999 999 véase el tema: ¿Para qué se usa la partida 999 999 999?

i. Cuenta: Verá el número de Cuenta utilizada en cada partida.

j. Alumno: En esta sección aparece la Matrícula del Alumno seguido del nombre completo. Debajo de este se muestra la descripción de cada una de las Cuentas.

k. Monto: Es la cantidad definida a pagar cuando los Tipos de Movimientos sean importes.

l. Cnt: La cantidad de veces a pagar el monto especificado.

m. Mto Pagado: Esta cantidad representa el monto que se ha pagado, cuando el Tipo de Movimiento sea un pago.

n. Fec Apl: Hace referencia a la Fecha de Aplicación.

o. Ver Usuario Fecha: Si desde la interfaz Generar Corte de Movimientos activó la casilla Ver Usuario / Fecha Hora, esta información se estará visualizando debajo de cada Partida y corresponde al nombre de suni.scholar - Trabajar con Usuarios, la fecha y hora en la que insertó el registro.

p. Total del Folio: Al término de cada Folio se muestra la cantidad Total, únicamente del Monto Pagado.

q. TOTAL DEL CORTE: Esta sección se muestra al finalizar todos los folios y representa la suma completa de los Totales de los Folios (Montos Pagados).

En la penúltima hoja se muestran los totales por formas de pago.

En la última hoja puede ver los totales por conceptos, este se divide en tres columnas que son las siguientes:

r. Concepto: En esta columna se refleja el número de Cuenta junto con su descripción.

s. A pagar: Es el monto definido de lo que se debe pagar.

t. Pagado: Representa el monto pagado.

u. Total: Muestra la suma total de los montos a pagar y pagados.

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Partes del Corte de Movimientos en Excel

Los campos que componen el archivo exportado en formato Excel son los siguientes:

• Periodo Académico: Corresponde al Periodo Académico asociado al Movimiento.
• Procedencia: Indica el origen del Movimiento, por ejemplo: Caja, Bancos, Transferencia de Saldos, entre otros.
• Fecha Movimiento: Corresponde a la fecha en la que se registró el Movimiento. Su significado depende de la Procedencia:
  • Bancos: Muestra la fecha en la que se realizó el pago.
  • Caja: Muestra la fecha en la que el Movimiento fue capturado.
• Folio: Identificador único del Movimiento, cuya estructura depende de la Procedencia.
• Partida: Número consecutivo que identifica cada una de las partes que integran un Folio. Un mismo Folio puede contener una o varias partidas; por ejemplo, una Carga Financiera puede contener una o más partidas. Consulta la guía de la Partida 999 999 999.
• Status: Status actual del Folio. Únicamente los Movimientos con Status Activo se consideran en los reportes financieros, como el Estado de Cuenta.
• Matrícula: Matrícula del Alumno asociado al Movimiento.
• Nombre Completo: Nombre completo del Alumno relacionado con el Movimiento.
• Status del Alumno: Status que tiene el Alumno al momento de realizar la consulta.
• Cuenta: Cuenta asociada al Movimiento.
• Descripción: Nombre de la Cuenta.
• Tipo de Movimiento: Terminación de la Cuenta utilizada para registrar el Movimiento.
• Cuenta Contable: Es la Cuenta Contable asociada a la Cuenta del Movimiento. Este dato es opcional al momento de registrar una Cuenta; por lo tanto, si este campo aparece vacío, significa que no se ha configurado una Cuenta Contable.
• CEC: Es la abreviatura de Control en Estado de Cuenta. Indica si el Movimiento debe mostrarse en el Resumen del Estado de Cuenta. Esta característica se configura a nivel de Cuenta. Cuando una Cuenta tiene habilitado el CEC, todos los Tipos de Movimiento asociados a ella heredan esta configuración.
• Clasificación: Indica la naturaleza del Tipo de Movimiento (terminación de la Cuenta). Se muestra AP cuando el Movimiento corresponde a un concepto A Pagar y MP cuando corresponde a un Monto Pagado.

• Monto: Cantidad asociada al Movimiento. Dependiendo de la naturaleza de la Cuenta, puede representar una cantidad a cobrar o una cantidad pagada.
• Cantidad: Número de veces que se aplica el Monto. En algunos casos se utiliza un valor negativo (por ejemplo, -1) para realizar la operación inversa a la habitual, como sucede en una devolución de pago.
• Monto Pagado: Se muestra únicamente en los Movimientos asociados a Cuentas con Clasificación MP (Monto Pagado) y representa la cantidad efectivamente pagada.
• Monto Total: Resultado de multiplicar el Monto por la Cantidad. El signo del resultado depende de la operación definida por el Tipo de Movimiento (terminación de la Cuenta).

En la siguiente tabla se muestra un resumen de la operación que realiza cada Tipo de Movimiento:

• Fecha Aplicación: Corresponde a la fecha en la que el Movimiento fue aplicado. Esta fecha no necesariamente coincide con la Fecha Movimiento. En los Movimientos con Procedencia Bancos, corresponde a la fecha en que se realizó el pago.
• Partida Referencia: En los Movimientos con Procedencia Caja, muestra el valor capturado en el campo Referencia de la partida. En Movimientos con otras Procedencias, el contenido de este campo puede variar.
• Referencia: En los Movimientos con Procedencia Caja, muestra el valor capturado en el campo Referencia del encabezado del Folio. En Movimientos con otras Procedencias, el contenido puede ser diferente.
• Observación: En los Movimientos con Procedencia Caja, muestra el texto registrado en el campo Observación del encabezado del Folio. En Movimientos con otras Procedencias, el contenido puede variar.
• Caja: Indica el nombre de la Caja desde la cual se registró el Movimiento.
• Formato: En los Movimientos con Procedencia Caja, muestra el Formato utilizado para registrar el Movimiento, por ejemplo Recibo o Carga Financiera.
• Forma de Pago: Indica la Forma de Pago asociada al Movimiento. En las Cuentas cuya terminación es "1", este campo se muestra con el valor INDEFINIDA.
• Terminación Tarjeta: En las Procedencias donde la información del pago es proporcionada por la institución bancaria, como Banca Electrónica, se muestran los últimos cuatro dígitos de la Tarjeta Bancaria utilizada para realizar el pago.
• Banco: Muestra el Banco asociado al Movimiento. En el caso de los pagos, corresponde a la cuenta bancaria en la que fue recibido.

• Factura Serie Folio: Para las instituciones que cuentan con el servicio de Facturación Electrónica, muestra el Folio de la Factura asociada al pago. Esta información únicamente se genera para los Movimientos registrados en Cuentas cuya terminación es "9"; para los demás Tipos de Movimiento no se emiten Facturas.
• Factura Fecha Hora: Muestra la fecha y hora en que fue emitida la Factura.
• Folio UUID: Muestra el UUID (Universally Unique Identifier), que corresponde al identificador único asignado a la Factura una vez que ha sido timbrada.
• Factura Status: Indica el Status de la Factura. Se mostrará como "Cerrado" cuando la Factura haya sido timbrada correctamente ante el SAT. Si el pago presenta algún inconveniente que impida su facturación, el Status se mostrará vacío.
• Factura Mensaje: Muestra un mensaje con el resultado del proceso de timbrado. Cuando la Factura se emite correctamente, se presenta una confirmación; en caso contrario, se indican los errores o inconvenientes que impiden su facturación. Se recomienda revisar periódicamente esta información para identificar pagos pendientes de facturar antes del cierre del mes.
• Factura Usuario Ejecutar: Muestra el identificador del Usuario que emitió la Factura.
• Periodo Académico: Muestra el Periodo Académico en el que el Alumno se encuentra inscrito actualmente, de acuerdo con sus Datos Escolares.
• Ciclo Escolar: Muestra el Ciclo Escolar? al que pertenece el Periodo Académico en el que se encuentra inscrito el Alumno.
• Nivel Académico: Muestra el Nivel Académico correspondiente al Plan de Estudios en el que está inscrito el Alumno.
• Plan: Muestra el año del Plan de Estudios al que está inscrito el Alumno.
• Oferta Académica: Muestra la descripción de la Oferta Académica? en la que el Alumno se encuentra inscrito.
• NoP: Muestra el número de Periodo que cursa el Alumno, de acuerdo con sus Datos Escolares.
• Grupo: Muestra el Grupo asignado al Alumno en sus Datos Escolares.

• Turno: Muestra el Turno registrado en los Datos Escolares del Alumno.
• Unidad Académica: Muestra la Unidad Académica registrada en los Datos Escolares del Alumno.
• Usuario Procesar: Muestra el nombre del Usuario que registró el Movimiento. En el caso de los Pagos Pendientes por Aplicar, corresponde al Usuario que fraccionó y aplicó el pago. Esto ocurre cuando previamente se registra un pago en la Cuenta 9999 (Pago Pendiente por Aplicar) y, posteriormente, al existir Importes pendientes de pago para el Alumno, dicho pago es distribuido para liquidar esas deudas. En este campo se identifica al Usuario que realizó esa reasignación.
• Fecha Hora Procesar: Muestra la fecha y hora exactas en las que se registró el Movimiento.
• Usuario Inicial Procesar: En el caso de los Pagos Pendientes por Aplicar, muestra el Usuario que registró originalmente el Movimiento en la plataforma. Esto sucede cuando el pago no puede aplicarse a una Cuenta por cobrar y el Monto se registra temporalmente en la Cuenta 9999 (Pago Pendiente por Aplicar).
• Fecha Hora Inicial Procesar: Muestra la fecha y hora en las que se registró originalmente el Pago Pendiente por Aplicar.

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¿Para qué se usa la partida 999 999 999?

Esta partida es asignada para no sobrescribir partidas anteriores, es decir, sucede cuando el monto pagado se fracciona y ocurre uno de los siguientes casos:

• La partida puede quedar vacía,
• O se queda con la diferencia.

Un ejemplo sencillo es que si se tiene $3,000.00 en la cuenta 9999 (pago por asignar), en el pimer caso:

Si los importes son iguales o mayores a esta cantidad entonces el dinero se asigna a esos importes, y a cada partida en que se fracciona, se le asigna un número consecutivo empezando por 1 y la partida original que contenía los $3,000 por asignar, se le asigna la 999 999 999 y en cantidad se queda en $0.

En el segundo caso, si se tiene $1,000.00 en la cuenta 9999 (pago por asignar):

Si se tienen importes por $300 al momento de reasignar lo pendiente, la partida 999 999 999 contendrá los $700 restantes.