Índice

1. Generales

1.1 ¿Cómo acceder al sistema?

1.2 ¿Cómo recuperar contraseña?

1.2.1 ¿Cómo cambiar la contraseña?

1.3 Mensajes entre usuarios

2. Gestión Escolar

2.1 Trabajar con Periodos Académicos

2.2 Trabajar con Programación Académica

2.3 Trabajar con Alumnos

2.3.1 Generación de Matrículas automáticas

2.3.2 ¿Cómo dar de alta a un Alumno preinscrito?

2.3.3 ¿Cómo dar de alta a un Alumno de equivalencia?

2.4 Carga Académica

2.5 Trabajar con Listas

2.5.1 Referencias Cruzadas en Listas

2.6 Trabajar con Actas

2.6.1 Referencias Cruzadas en Actas

2.7 Seguimiento al Alumno

2.8 Trámites Académicos

2.9 Generar

2.9.1 Generar Lista

2.9.2 Generar Preacta

2.9.2.1 ¿Cómo asociar una Cuenta a un Tipo de Examen y generar la Preacta?

2.9.3 Generar Boleta Parcial

2.9.4 Generar Boleta Final

2.9.5 Generar Acta

2.9.6 Generar Historial

2.9.7 Generar Kardex

2.9.8 Generar Concentrado

2.9.8.1 Tipos y Configuración de Concentrados

2.12 Exportar

2.12.1 Exportar Alumnos

2.12.1.1 ¿Cómo concatenar celdas en Excel?

2.12.2 Exportar Preinscripciones

2.12.3 Exportar Parciales

2.12.4 Exportar Listas

2.12.5 Exportar Exámenes en Actas

2.12.6 Exportar Kardex

2.12.7 Exportar Adeudo de Asignaturas

2.12.8 Exportar Alumnos Documentos

2.12.9 Exportar Préstamo Documentos

3. Gestión Financiera

3.1 Trabajar con Paquetes de Pagos

3.2 Trabajar con Caja

3.3 Trabajar con Procesar Movimientos

3.4 Procesar Bancos

3.4.1 Procesar Archivos en Ceros

3.5 Trabajar con Movimientos

3.6 Transferir Saldos

3.7 Generar

3.7.1 Generar Corte de Movimientos

3.7.2 Control de Cartera

3.7.3 Alumnos con Saldo

3.7.4 Generar Lista Becarios

3.7.5 Generar Estado de Cuenta

3.7.5.1 Partes del Estado de Cuenta

3.7.5.2 Interpretación del Estado de Cuenta General

3.8 Exportar

3.8.1 Exportar Prórrogas

3.8.2 Intentos PBE?

3.9 Otros: Corte de caja y conciliación bancaria

3.9.1 ¿Cómo capturar un pago en Caja?

3.9.2 ¿Cómo capturar un pago no identificado al momento de procesar un archivo bancario?

3.9.3 Posteriormente, cuando el pago es identificado ¿cómo capturarlo?

3.9.4 Revisión de Corte de Caja y Conciliación Bancaria

3.10 Otros: Gestión Financiera

3.10.1 Dígito Verificador

3.10.2 ¿Cómo devolver un pago de la cuenta 9990?

3.10.3 Redistribución de Pagos por Asignar

4. Gestión del Personal

4.1 Trabajar con Personal

4.2 Trabajar con Horario del Personal

4.3 Trabajar con Registro de Asistencias

4.4 Trabajar con Registro de Incidencias

4.5 Generar

4.5.1 Generar Asistencias del Personal

4.6 Exportar

4.6.1 Exportar Personal

4.7 Otros: Reloj Checador

4.7.1 Requerimientos técnicos y funcionales para el Reloj Checador

4.7.2 ¿Cómo instalar y ejecutar la aplicación de Reloj Checador?

4.7.3 Configuración del dispositivo lector de huellas

4.7.4 Control de Asistencias (Reloj Checador)

4.7.5 Reporte de Asistencias del Personal

4.7.6 Configuración de Java

5. Gestión de Tutorías

5.1 Trabajar con Histórico de Tutorías

6. Indicadores

6.1 Exportar Indicadores CIEES

6.2 Exportar Alumnos Regulares

6.3 Exportar Alumnos con Recursos

6.4 Consultar Alumnos

7. Catálogos

7.1 Trabajar con Campus

7.2 Para Gestión Escolar

7.2.1 Trabajar con Estructura Académica

7.2.2 Trabajar con Nivel Académico

7.2.3 Trabajar con Oferta Académica

7.2.4 Trabajar con Asignaturas

7.2.5 Trabajar con Planes de Estudio

7.2.6 Trabajar con Periodos

7.2.7 Trabajar con Tipos de Examen

7.2.8 Adicionales

7.2.8.1 Trabajar con Alumno Documentación

7.2.8.2 Trabajar con Formas de Titulación

7.2.8.3 Trabajar con Status del Alumno

7.2.8.4 Tipos de Beca/Descuento

7.2.8.5 Trabajar con Turnos

7.2.8.6 Trabajar con Razones de Baja?

7.2.8.7 Trabajar con Tipos de Tutorías?

7.3 Para Gestión Financiera

7.3.1 Trabajar con Tipos de Movimiento

7.3.2 Trabajar con Cuentas

7.3.3 Trabajar con Método de Pago

7.3.4 Trabajar con Bancos

7.3.5 Trabajar con Números de Caja

7.3.6 Adicionales

6.3.6.1 Trabajar con Tabla de Descuentos

7.4 Para Gestión del Personal

7.4.1 Trabajar con Personal Documentación

7.4.2 Trabajar con Funciones

7.4.3 Trabajar con Status del Personal

7.4.4 Trabajar con Tipos de Contratación

7.4.5 Trabajar con Tipos de Incidencia

7.5 Complementarios

7.5.1 Trabajar con Días Inhábiles

7.5.2 Trabajar con Estados

7.5.3 Trabajar con Lugar

8. Servicios

8.1 Configuración

8.1.1 Configuración Campus

8.1.2 Configuración Gestión Escolar?

7.1.2.1 ¿Cómo configurar el logo en los documentos?

8.1.3 Configuración Módulos?

8.2 Seguridad

8.2.1 Trabajar con Puntos de Control

8.2.2 Trabajar con Perfiles de Usuario

8.2.3 Trabajar con Usuarios

8.3 Trabajar con Recursos

8.4 Adicionales

8.4.1 Mantenimiento

8.4.2 Fotos de Alumnos

8.4.3 Fotos de Personal

8.4.4 Importar Registro de Asistencias

8.4.5 Utilería Cambiar Alumno / Plan de Estudio

8.4.6 Exportar Facturación

9. Otros Módulos

9.1 Preinscripciones

9.2 Módulo de Profesor

9.3 Módulo de Alumnos

9.4 Módulo de Responsable del Alumno

10. Adicionales

10.1 Glosario

10.2 Cloud Computing

10.3 Deshabilitar plugins en Chrome

10.4 Configuración de navegadores para generar documentos PDF

10.5 Uso de TeamViewer

10.6 ¿Cómo ver reportes generados en versiones de suni.scholar anteriores a 7.0?

10.7 ¿Cómo concatenar celdas en Excel?

11. Versiones de suni.scholar

11.1 Cambios entre la versión 7.0 y 8.0

11.2 Versiones

12. Servicios Cloud Computing

12.1 Membresía de Outsourcing Informático suni.scholar

12.2 Plan de formación en suni.scholar

suni.scholar - Trabajar con Bancos

Guía de Operación

Punto de Control: WWBanco

En esta función se deben definir todas las Cuentas Bancarias dispuestas por la Institución para recibir pagos de los Alumnos.

Las Cuentas Bancarias pueden ser Referenciadas o no, lo más recomendable es que sí lo sean con el fin de automatizar el regitstro de los pagos en el sistema, de lo contrario habrá que ingresar los pagos uno a uno desde la función Caja. En caso de contar con una Cuenta Referenciada es necesario desarrollar un procedimiento que interprete el archivo bancario y asigne los pagos a las Matrículas que correspondan, y para esto deberá entrar en contacto con Integralware para su implementación.

Si la Institución acepta pagos en una cuenta No Referenciada es recomendable que al capturar el Pago en Caja siempre especifique la Cuenta Bancaria en la que fue depositado el dinero.

Tener identificados los Pagos por Cuenta Bancaria le permitirá hacer Conciliaciones más precisas.

 

 

¿Cómo dar de alta una Cuenta Bancaria?

1. Ingrese a la función Catálogos > Para Gestión Financiera > Bancos.

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2. Haga clic en el icono Agregar.

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3. A continuación debe ingresar la información que se solicita.

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a. Identificador: Obligatorio. Capture un número consecutivo, se sugiere iniciar con 1.

b. Descripción: Obligatorio. El nombre del Banco al que pertenece la Cuenta, este campo acepta hasta 25 caracteres.

c. Cuenta: Obligatorio. Escriba el número de cuenta bancaria o el número de convenio, acepta sólo 25 caracteres.

d. Descripción Cuenta: En este campo se mostrará el Nombre del Banco seguido del Número de Cuenta.

e. Status: De la cuenta, al añadir una nueva Cuenta Bancaria automáticamente será Activo. Solo las Cuentas Bancarias con Status Activo aparecen como disponibles en la función Caja.

f. Archivo de Impresión: Opcional. Es el nombre del procedimiento para ingresar a suni.scholar los pagos abonados en la Cuenta, es proporcionado por Integralware.

 

4. Para guardar los cambios en el sistema haga clic en el botón Confirmar.

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¿Cómo visualizar el registro de una Cuenta Bancaria?

1. En la pantalla Trabajar con Bancos, identifique el registro que requiera ver.

2. Haga clic en el icono Visualizar.

Trabajar con Bancos 4

3. Aparecerá la pantalla Banco donde puede explorar la información que se ha registrado.

Trabajar con Bancos 5

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¿Cómo modificar el registro de una Cuenta Bancaria?

1. Para modificar un registro debe estar dentro de la pantalla Trabajar con Bancos para ubicar el renglón correspondiente.

2.  Haga clic en el icono Modificar.

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3. Verá la pantalla Banco donde podrá hacer los cambios que sean necesarios, únicamente no podrá cambiar el campo Identificador.

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¿Cómo eliminar el registro de una Cuenta Bancaria?

1. Dentro de la pantalla Trabajar con Bancos debe buscar el registro correspondiente.

2. Haga clic en el icono Eliminar.

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3. Haga clic en el botón Confirmar para eliminar el dato.

Trabajar con Bancos 9

NOTA: Si este dato ha sido utilizado en otras funciones no podrá continuar con la eliminación.

Trabajar con Bancos 10

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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_BANCOMER_5c

i) El Archivo Bancario que se va a procesar debe renombrarse de nombreArchivo.exp a nombreArchivo.txt (se sugiere incluir en el nombre del archivo el periodo al que corresponden los movimientos bancarios).

ii) En el archivo .txt encontrará las siguientes columnas:

Trabajar con Bancos 16

a. Día: Fecha en el que se hizo el pago, en formato dd/mm/aaaa.

b. Concepto / Referencia: Se muestra una clave que es generada por el banco. Normalmente empezarán por la clave "CE000..." y en los últimos dígitos se imprime la Matrícula del Alumno más el Dígito Verificador. Después de la "/" se imprime la referencia interna del banco.

c. Cargo: Si existieron Cargos, las cantidades se reflejarán en esta columna.

d. Abono: Especifica el monto que pagó el Alumno.

e. Saldo: Es el saldo total que se tiene en la Cuenta Bancaria.


iii) Solo se procesan (aplican) los registros que satisfagan las siguientes condiciones:
    - Corresponden a un Abono.
    - Incluyen Matrícula y Dígito Verificador.
    - La Matrícula corresponde a un Alumno.
    - El Dígito Verificador es correcto.
    - Hay un Periodo Académico vigente para el Nivel y Modalidad del Plan de Estudio del Alumno.


iv) Se cuentan (NO se procesan / aplican) como Abonos Internos los registros que satisfagan las condiciones siguientes:
    - Corresponden a un Abono.
    - Incluyen Matrícula y Dígito Verificador.
    - La Matrícula inicia con 9.
    - El Dígito Verificador es correcto.


v) Actualmente las Transferencias Electrónicas no se procesan pues no ha sido determinada la sintaxis de los registros a que corresponden.


vi) La funcionalidad específica Abonos Internos está asociada al Nombre en Reportes de la Configuración y solo aplica para quien lo solicite.

NOTA: Este tipo de Archivos Bancarios se pueden volver a procesar sin ser duplicados los pagos en el sistema. Bajo ninguna circunstancia se deberán reprocesar Archivos Bancarios de Periodos Académicos pasados. Si tiene dudas por favor escriba un mail a servicio@integralware.com.mx.

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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_BANORTE

i) Para poder procesar el Archivo Bancario deberá guardarse el archivo orignal con extensión .txt en formato de Excel separado por el caracter pleca "|", nombreArchivo.xlsx (se sugiere incluir en el nombre del archivo, el periodo al que corresponden los movimientos bancarios).

 

ii) En el archivo en Excel se mostrarán las siguientes columnas:

Trabajar con Bancos 11

a. NumFactura: Se mostrará un número consecutivo.

b. Referencias: Se visualiza la Matrícula más el Dígito Verificador de Alumno.

c. Importe Bruto: Es el monto, sin aplicarle ningún tipo de descuento.

d. Descuentos/Recargos: Muestra la cantidad en moneda de los Descuentos y Recargos que se aplicaron.

e. Importe Neto: Es el total del Importe Bruto menos los Descuentos y Recargos.

Trabajar con Bancos 12

f. Medio de Pago: Lugar donde se realizó el pago.

g. Forma de Pago: Por ejemplo, Efectivo o Transferencia.

h. Folio de Pago: Es un número de Folio correspondiente al pago. Antes de procesar el Archivo bancario, asegurese que el formato de esta columna sea Número, y elimine los decimales.

i. Sucursal: Se muestra el número de la sucursal en la que se hizo el depósito.

j. Hora: En la que pagó el Alumno. Antes de procesar el Archivo bancario, asegurese que el formato de esta columna sea Hora.

k. Fecha Vencimiento.

l. Fecha de Pago: Día en el que se realizó el pago.

 

iii) Se asignarán los pagos aquellos registros que cumplan los siguientes criterios:

  • Corresponden a un Abono.
  • Incluyen Matrícula y Dígito Verificador.
  • El Dígito Verificador es correcto.

 

iv) Actualmente las Transferencias Electrónicas no se procesan pues no ha sido determinada la sintaxis de los registros a que corresponden.

 

NOTA: Cabe mencionar que cuando se procesan bancos y se genera la observación NA puede ser por dos razones:

  • El número de Referencia del Archivo Bancario no corresponde a ninguna Matrícula en suni.scholar.
  • No hay un Periodo Académico vigente para el Nivel y Modalidad del Plan de Estudio del Alumno.

Por lo tanto si se procesa en estas condiciones no se asignarán esos pagos marcados como NA.

Este tipo de Archivos Bancarios se pueden volver a procesar sin ser duplicados los pagos en el sistema. Bajo ninguna circunstancia se deberán reprocesar Archivos Bancarios de Periodos Académicos pasados. Si tiene dudas por favor escriba un mail a servicio@integralware.com.mx.

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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_Scotiabank

i) El Archivo Bancario a procesar en suni.scholar debe renombrarse de nombreArchivo.extensiónArchivo a nombreArchivo.txt, (se sugiere cambiar el nombre del archivo a la fecha o periodo al que corresponden los movimientos bancarios).

 

ii) Abrir el archivo en Excel delimitándolo por comas.

 

iii) En el documento puede ver las siguientes columnas:

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a. Tipo: Define el Tipo de pago.

b. Moneda: Hace referencia al nombre de la moneda con la que se realizó el pago.

c. Plaza: Es el número de la sucursal.

d. Cuenta: Especifica el número de cuenta al que se realizó el deposito.

e. Fecha: Día en el que se hizo el pago, en formato aaaa/mm/dd.

f. Referencia: Se visualiza la Matrícula más del Dígito Verificador del Alumno que hizo el pago.

Trabajar con Bancos 14

g. Importe: Cantidad pagada.

h. Tipo: El Tipo de operación.

i. Saldo: Muestra el Saldo de la cuenta bancaria.

j. Transacción: Nombre de la transacción que se realizó al pagar.

k. Leyenda 1 y

l. Leyenda 2: Pueden venir vacíos o incluir alguna anotación.

m. Consecutivo: Al generar una consulta, independientemente de la e. Fecha, a cada renglón (pago) se le asigna un número consecutivo iniciando con 1. Este número consecutivo hace única la Referencia en suni.scholar.

 

iv) Solamente se procesan los registros que contengan las siguientes condiciones:

  • Corresponden a un abono.
  • Incluyan la Matrícula y Dígito Verificador.
  • El Dígito Verificador es correcto.
  • El número consecutivo es una referencia única en suni.scholar.

NOTA: Cosidere que si vuelve a procesar el Archivo Bancario, los pagos que tengan un m. Consecutivo diferente se duplicarán. Bajo ninguna circunstancia se deberán reprocesar Archivos Bancarios de Periodos Académicos pasados. Si tiene dudas por favor escriba un mail a servicio@integralware.com.mx.

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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_Santander_11c

i) El Archivo Bancario a procesar en suni.scholar debe renombrarse de nombreArchivo.extensiónArchivo a nombreArchivo.txt, (se sugiere cambiar el nombre del archivo a la fecha o periodo al que corresponden los movimientos bancarios).

 

ii) En el documento puede ver las siguientes columnas:

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a. Número de Cuenta: Cuenta bancaria.

b. Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realizó el pago, se representa en el formato mmddaaaa.

c. Hora del Movimiento: Hora en la que se realizó el pago.

d. Sucursal: Número de la Sucursal.

e. Clacon: Número interno del banco.

f. Descripción: Del pago.

Trabajar con Bancos 18

g. Signo: Si el signo es "+" corresponde a un Abono, si es "-" corresponde a un Cargo.

h. Importe: Monto del pago que realizó el Alumno. Se compone de 12 enteros y 2 decimales sin punto decimal.

i. Saldo: Muestra el Saldo de la cuenta bancaria. Se compone de 12 enteros y 2 decimales sin punto decimal.

j. Referencia: Se refiere al número de folio.

k. Concepto: Se muestra la Matrícula del Alumno más el Dígito Verificador.

 

iii) Solamente se procesan los registros que contengan las siguientes condiciones:

  • Corresponden a un abono.
  • Incluyan la Matrícula y Dígito Verificador.
  • El Dígito Verificador es correcto.

 

 

Sugerencias Generales

  1. Se recomienda consultar los depósitos bancarios al finalizar el día e ingresarlos al sistema, esto mantendrá actualizada la información financiera. 
  2. Tener una bitácora de los archivos procesados, para evitar volver a procesarlos y llegar a duplicar pagos.
  3. Crear una Carpeta en sus Documentos en la que guarde de manera ordenada, por fecha de preferencia, los Reportes generados por el sistema al momento de Procesar Bancos.
  4. Bajo ninguna circunstancia se deberán reprocesar Archivos Bancarios de Periodos Académicos pasados. Si tiene dudas por favor escriba un correo electrónico a servicio@integralware.com.mx.

 

¿Cómo eliminar un Archivo Bancario ya procesado en suni.scholar?

  1. Para eliminar aquellos pagos que ya fueron asignados, debe identificar el archivo que procesó.
  2. Al abrirlo debe cambiar únicamente los importes pagados a 0.00 (la ubicación de este dato en el Archivo Bancario puede variar según el banco y la extensión del archivo).

Bancomer: Se modifica la columna Abono.

Banorte: Se modifican las columnas Importe Bruto e Importe Neto.

Scotiabank: Se modifica la columna (G) Importe.

En la siguiente imagen se ejemplificó con un Archivo Bancario de Scotiabank, para consultar las partes de este Archivo Bancario vea el inciso iii) de la documentación del mismo.

Trabajar con Bancos 15

  1. Se sugiere guardar los cambios asignándole otro nombre al archivo. 
  2. Volver a procesar en suni.scholar el archivo bancario con importes en cero.
  3. Confirme la correcta eliminación de todos los pagos exportando a Excel un Corte de Movimientos del mismo periodo.

 

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