Guía de Operación
Punto de Control: WWBanco
En esta función se deben definir todas las Cuentas Bancarias dispuestas por la Institución para recibir pagos de los Alumnos.
Las Cuentas Bancarias pueden ser Referenciadas o no, lo más recomendable es que sí lo sean con el fin de automatizar el registro de los pagos en el sistema, de lo contrario habrá que ingresar los pagos uno a uno desde la función Caja. En caso de contar con una Cuenta Referenciada es necesario desarrollar un procedimiento que interprete el archivo bancario y asigne los pagos a las Matrículas que correspondan, y para esto deberá entrar en contacto con Integralware para su implementación.
Si la Institución acepta pagos en una cuenta No Referenciada es recomendable que al capturar el Pago en Caja siempre especifique la Cuenta Bancaria en la que fue depositado el dinero.
Tener identificados los Pagos por Cuenta Bancaria le permitirá hacer Conciliaciones más precisas.
¿Cómo dar de alta una Cuenta Bancaria?
1. Ingresa a la función Catálogos > Para Gestión Financiera > Bancos.
2. Haz clic en el icono Agregar.
3. A continuación debes ingresar la información que se solicita.
Identificador: Obligatorio. Captura un número consecutivo, se sugiere iniciar con 1.
Descripción: Obligatorio. Registra el nombre del Banco al que pertenece la Cuenta, este campo acepta hasta 25 caracteres.
Cuenta: Obligatorio. Escribe el número de cuenta bancaria o el número de convenio, acepta sólo 25 caracteres.
Descripción Cuenta: La información de este campo se conforma por la Descripción y la Cuenta antes capturada.
Status: De la cuenta, al añadir una nueva Cuenta Bancaria automáticamente será Activo. Solo las Cuentas Bancarias con Status Activo aparecen como disponibles en la función Caja.
Archivo Procesamiento: Opcional. Es el nombre del procedimiento para procesar e importar al sistema los pagos abonados en la Cuenta. El nombre de este archivo es proporcionado por Integralware.
Cuenta Contable: Es un dato opcional que se puede llegar a usar en formatos como la póliza de diario y de egresos.
4. Haz clic en el botón Confirmar.
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¿Cómo visualizar el registro de una Cuenta Bancaria?
1. En la pantalla Trabajar con Bancos, identifica el registro que requieres explorar.
2. Haz clic en el ícono Visualizar.
3. En la siguiente pantalla, explora la información que se ha registrado previamente.
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¿Cómo modificar el registro de una Cuenta Bancaria?
1. En la pantalla Trabajar con Bancos, identifica el registro que requieres actualizar.
2. Haz clic en el ícono Modificar.
3. Registra los cambios que sean necesarios. El Identificador no se puede modificar.
4. Haz clic en el botón Confirmar para guardar los cambios.
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¿Cómo eliminar el registro de una Cuenta Bancaria?
1. En la pantalla Trabajar con Bancos, identifica el registro que requieres eliminar.
2. Haga clic en el icono Eliminar.
3. Haz clic en el botón Confirmar para completar la eliminación.
NOTA: Si esta Cuenta Bancaria está vinculada a otras funciones, no será posible eliminar el registro.
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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_BANCOMER_5c
1. Desacarga y guarda el archivo proporcionado por el banco con extensión .txt. Se sugiere incluir en el nombre del archivo la fecha o las fechas a las cuales corresponden los movimientos.
2. El archivo .txt incluye las siguientes columnas:
a. Día: Fecha en el que se hizo el pago, en formato dd-mm-aaaa.
b. Concepto / Referencia: Se muestra una clave que es generada por el banco. Normalmente empezarán por la clave "CE000..." y en los últimos dígitos se imprime la Matrícula del Alumno más el Dígito Verificador. Después de la "/" se imprime la referencia interna del banco.
c. Cargo: Si existieron Cargos, las cantidades se reflejarán en esta columna.
d. Abono: Es el monto que pagó el Alumno.
e. Saldo: Es el saldo total que se tiene en la Cuenta Bancaria.
3. Solo se procesan (aplican) los movimientos con las siguientes características:
- Corresponden a un Abono.
- Incluyen Matrícula y Dígito Verificador.
- La Matrícula corresponde a un Alumno.
- El Dígito Verificador es correcto.
- Hay un Periodo Académico vigente para el Nivel y Modalidad del Plan de Estudio del Alumno.
NOTA: Un archivo bancario puede procesarse varias veces sin que se dupliquen los pagos en el sistema, siempre que el reprocesamiento se realice dentro del mismo Periodo Académico. Si se procesa en distintos Periodos Académicos, los pagos sí se duplicarán.
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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_BANORTE
1. Descarga y guarda el archivo bancario con extensión.txt.
2. Abre y guarda el archivo en Excel. Se sugiere incluir en el nombre del archivo la fecha o las fechas a las cuales corresponden los movimientos.
3. El archivo en Excel incluye las siguientes columnas:
a. NumFactura: Se mostrará un número consecutivo.
b. Referencias: Corresponde a la Matrícula más el Dígito Verificador de Alumno.
c. Importe Bruto: Es el monto, sin aplicarle ningún tipo de descuento.
d. Descuentos/Recargos: Muestra la cantidad en moneda de los Descuentos y Recargos que se aplicaron.
e. Importe Neto: Es el total del Importe Bruto menos los Descuentos y Recargos.
f. Medio de Pago: Lugar donde se realizó el pago.
g. Forma de Pago: Por ejemplo, Efectivo o Transferencia.
h. Folio de Pago: Es un número de Folio correspondiente al pago. Antes de procesar el Archivo bancario, asegúrate que el formato de esta columna sea Número, y elimina los decimales.
i. Sucursal: Se muestra el número de la sucursal en la que se hizo el depósito.
j. Hora: En la que pagó el Alumno. Antes de procesar el Archivo bancario, asegúrate que el formato de esta columna sea Hora.
k. Fecha Vencimiento.
l. Fecha de Pago: Día en el que se realizó el pago.
4. Solo se procesan (aplican) los movimientos con las siguientes características:
- Corresponden a un Abono.
- Incluyen Matrícula y Dígito Verificador.
- El Dígito Verificador es correcto.
NOTAS:
I. Cabe mencionar que cuando se procesan bancos y se genera la Observación "NA" puede ser por dos razones:
- El número de Referencia del Archivo Bancario no corresponde a ninguna Matrícula en el sistema.
- No hay un Periodo Académico vigente para el Nivel y Modalidad del Plan de Estudio del Alumno.
Por lo tanto, al procesar el acrhivo estos movimientos no serán aplicados.
II. Un archivo bancario puede procesarse varias veces sin que se dupliquen los pagos en el sistema, siempre que el reprocesamiento se realice dentro del mismo Periodo Académico. Si se procesa en distintos Periodos Académicos, los pagos sí se duplicarán.
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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_Scotiabank
1. Descarga y guarda el archivo bancario con la extensión.txt. Se sugiere incluir en el nombre del archivo la fecha o las fechas a las cuales corresponden los movimientos.
2. Abre el archivo en Excel delimitándolo por comas.
3. El documento incluye las siguientes columnas:
a. Tipo: Define el Tipo de pago.
b. Moneda: Hace referencia al nombre de la moneda con la que se realizó el pago.
c. Plaza: Es el número de la sucursal.
d. Cuenta: Corresponde con el número de cuenta al que se realizó el depósito.
e. Fecha: Día en el que se hizo el pago, en formato dd/mm/aaaa.
f. Referencia: Es la Matrícula más del Dígito Verificador del Alumno que hizo el pago.
g. Importe: Cantidad pagada.
h. Tipo: El Tipo de operación.
i. Saldo: Muestra el Saldo de la cuenta bancaria.
j. Transacción: Nombre de la transacción que se realizó al pagar.
k. Leyenda 1 y
l. Leyenda 2: Pueden venir vacíos o incluir alguna anotación.
m. Consecutivo: Al generar una consulta, independientemente de la e. Fecha, a cada renglón (pago) se le asigna un número consecutivo iniciando con 1.
4. Solamente se procesan los registros que contengan las siguientes condiciones:
- Corresponden a un abono.
- Incluyan la Matrícula y Dígito Verificador.
- El Dígito Verificador es correcto.
- El número consecutivo es una referencia única en suni.scholar.
NOTA: Un archivo bancario puede procesarse varias veces sin que se dupliquen los pagos en el sistema, siempre que el reprocesamiento se realice dentro del mismo Periodo Académico y no se altere el m. Consecutivo. Si se procesa en distintos Periodos Académicos, los pagos sí se duplicarán.
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Características del Archivo de Procesamiento XProcesarBanco_Santander_11c
1. Descarga y guarda el archivo bancario con la extensión.txt. Se sugiere incluir en el nombre del archivo la fecha o las fechas a las cuales corresponden los movimientos.
2. El documento incluye las siguientes columnas:
a. Número de Cuenta: Cuenta bancaria.
b. Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realizó el pago, se representa en el formato mmddaaaa.
c. Hora del Movimiento: Hora en la que se realizó el pago.
d. Sucursal: Número de la Sucursal.
e. Clacon: Número interno del banco.
f. Descripción: Del pago.
g. Signo: Si el signo es "+" corresponde a un Abono, si es "-" corresponde a un Cargo.
h. Importe: Monto del pago que realizó el Alumno. Se compone de 12 enteros y 2 decimales sin punto decimal.
i. Saldo: Muestra el Saldo de la cuenta bancaria. Se compone de 12 enteros y 2 decimales sin punto decimal.
j. Referencia: Se refiere al número de folio.
k. Concepto: Se muestra la Matrícula del Alumno más el Dígito Verificador.
4. Solamente serán procesados los registros que contengan las siguientes condiciones:
- Corresponden a un abono.
- Incluyan la Matrícula y Dígito Verificador.
- El Dígito Verificador es correcto.
Sugerencias Generales
-
Descarga el archivo bancario diariamente, consultando los movimientos correspondientes al día anterior.
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Procesa los movimientos en el sistema, preferentemente al iniciar la jornada.
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Genera una bitácora de los archivos procesados, con el fin de evitar la duplicación de pagos.
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Guarda los reportes generados por el sistema al momento de procesar bancos. Es recomendable nombrar los archivos indicando el nombre del banco y el periodo o fechas correspondientes a los movimientos.
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No proceses archivos bancarios de periodos académicos anteriores.
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Si tienes dudas, por favor escribe un correo a servicio@integralware.mx
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