Guía de Operación
Punto de Control: WWActa
Un Acta es el documento que se genera al final de un Periodo Académico donde se reportan las calificaciones definitivas de los Alumnos. Los exámenes que deben reportarse en Actas son: Ordinario, Extraordinario, Título de Suficiencia y, de manera interna, equivalencia.
Se sugiere que los Docentes capturen calificaciones de Examen Ordinario desde el Módulo de Docentes, al hacerlo así, automáticamente se generan las Actas de Ordinarios.
Si desde el Módulo de Docentes no se capturan calificaciones Ordinarias o si la institución tiene un archivo de cálculo de calificaciones ordinarias basado en parciales, es necesario que el personal de Gestión Escolar Agregue las Actas.
Acceda a la función Gestión Escolar > Actas.
¿Cómo dar de alta un Acta?
1. En Trabajar con Actas haga clic en Agregar.
2. Aparecerá el siguiente formulario y deberá completar con la información solicitada.
a. Periodo Académico: Obligatorio. Capture o seleccione con la ayuda del prompt el que corresponda.
b. Plan de Estudio: Obligatorio. Seleccione el correspondiente. Al hacerlo el campo Tipo de Acta se completa de manera automática, hay dos tipos Única o Por Examen. El Tipo Única, permite identificar la calificación de cada Alumno como Ordinario o Extraordinario y el Tipo Por Examen, se deberá dar de alta un Acta de calificiones de Ordinario y otra para las de Extraordinario.
c. No. de Periodo: Escriba el número de Periodo al que corresponde la Asignatura según el Plan de Estudios.
d. Asignatura: Obligatorio. Escriba el Código de la Asignatura o seleccione con la ayuda del prompt.
e. Grupo: Ingrese o seleccione con la ayuda del prompt el grupo.
f. Examen: Obligatorio. Dé clic en la flecha negra para elegir el tipo de examen.
g. Fecha Acta: Este campo muestra la fecha actual, si requiere modificarla lo puede hacer. La fecha que se ingrese en este campo aparecerá en el Acta.
h. Hora Inicial: Capture el rango de tiempo del Acta.
i. Hora Final.
3. En la parte superior derecha del Acta aparece el siguiente combo de opciones que permite ocultar columnas para facilitar la captura de Calificaciones. También se muestra información sobre las Calificaciones Mínima Aprobatoria y Reprobatoria por Defecto definidas en el plan de estudios así como la Calificación Mínima y Máxima del Acta.
4. En el apartado Alumno puede ingresar la información de forma general o de manera individual.
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Ingresar datos de los Alumnos de forma general
1. Primero debe capturar el encabezado del Acta y dar clic en confirmar
2. Ingresa al Acta con modificar y para que el suni.scholar ingrese los datos de los Alumnos que están inscritos en la Asignatura debe dar clic en el botón Desde Listas que se encuentra en la parte inferior del grid.
3. Aparecerá un mensaje advirtiendo que la información existente en el acta se sobrescribe al realizar este proceso. Si se requiere que en el Acta sólo aparezcan Alumnos con Status Activo, deberá activar la casilla, de lo contrario, aparecerán todos los Alumno inscritos sin importar el Status. Haga clic sobre el botón Confirmar.
4. Cierre la ventana emergente haciendo clic sobre el ícono X ubicado en la esquina superior derecha.
5. Automáticamente se completan las columnas Renglón, Matrícula, Nombre Completo, Sexo y Status. Proceda a ingresar los datos restantes.
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Ingresar datos de los Alumnos de forma individual
1. Dentro de la sección Alumno deberá completar los campos con la información requerida.
a. Renglón: Es un número consecutivo y se sugiere iniciar con 1.
b. Matrícula: Capture o con la ayuda del prompt puede elegir la Matrícula del Alumno.
c. Nombre Completo: Este campo se completa de manera automática al contener el dato en el campo b.
d. Sexo: En automático se completa.
e. Status: Muestra el Status del Alumno, se completará al elegir la Matrícula.
2. En los siguientes campos complete con la información solicitada.
f. Tipo de Examen: Dé clic en la flecha negra para elegir una opción. Si el Tipo de Acta es Por Examen no le permitirá elegir otra opción.
g. Acreditación: Si captura la palabra SI significa que el Alumno aprobó la Asignatura pero por alguna razón no se le puede asentar calificación esto permite inscribirlo en la siguiente Asignatura sin importar la seriación.
h. Calificación: En este campo se captura la calificación del estudiante en número. Si el Alumno tiene Acreditación no es necesario ingresar una calificación.
i. Calificación con Letra: Al ingresar la calificación este campo se completará de manera automática.
j. Observaciones: Este campo es para anotar algún comentario o anotaciones.
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Acta de Equivalencia
Las actas de equivalencia indican que el alumno no cursó las asignaturas en ésta Institución pero de acuerdo a las quivalencias se capturan las calificaciones de los periodos anteriores para que el alumno pueda cursar el nuevo periodo en la nueva Institución. El Acta se da de alta de la misma manera que las ordinarias, la única diferencia es que en el tipo de examen debe seleccionarse: Equivalencia
¿Cómo Imprimir el Acta?
Hay dos formas de imprimir las Actas:
Imprimir Actas por Asignaturas
1. En Trabajar con Actas identifique el Acta que necesita imprimir, deberá utilizar los filtros para que vayan apareciendo los registros en el grid. Haga clic sobre el renglón evitando palabras subrayadas. Enseguida dé clic en el botón Imprimir Acta.
2. Verá en pantalla una ventana con el archivo en PDF, puede guardar e imprmir este documento si asi lo requiere.
¿Cómo Imprimir el Acta Preliminar?
Un Acta Preliminar es un documento que muestra toda la información del Acta pero no es un documento oficial.
1. En la pantalla Trabajar con Actas busque el Acta que necesita imprimir, deberá utilizar los filtros para que los registros vayan apareciendo en el grid. Haga clic sobre el renglón evitando palabras subrayadas. Enseguida dé clic en el botón Imprimir Acta Preliminar.
2. Aparecerá una ventana con el archivo en formato PDF, puede guardar e imprmir este documento si asi lo requiere.
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¿Cómo modificar el registro de un Acta?
1. En la interfaz Trabajar con Actas utilice los filtros para encontrar el renglón correspondiente y enseguida haga clic en el icono Modificar.
2. Verá la pantalla Acta y solamente podrá hacer cambios en algunos campos. Cuando finalice de realizar los cambios haga clic en Confirmar.
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