Guía de Operación
Punto de Control: WTramitesAcademicos
Los Trámites Académicos a los que se les puede dar seguimiento desde esta función son: Servicio Social, Prácticas Profesionales, Certificados, Carta Pasante, Titulación y Cédula, así como Acta de Examen Profesional.
Las validaciones necesarias para generar el Certificado de Terminación se configuran en la ruta Servicios > Configuración, pestaña Gestión Escolar, subpestaña Trámites Académicos. En este mismo apartado también es posible definir los logos y los firmantes que aparecerán en los formatos de impresión.
¿Cómo agregar un Trámite Académico?
1. Acceda a la función Gestión Escolar > Trámites Académicos.
2. Ingresa la Matrícula del Alumno, puedes usar el prompt para buscar al Alumno por su nombre.
Usa los filtros que sean necesarios:
3. Selecciona el Trámite que requieras realizar.
4. Haz clic en el icono Agregar.
5. Completa la siguiente información. Estos datos son requeridos en cualquiera de los Trámites:
- Alumno: Se muestra la Matrícula y el nombre completo del Alumno capturado en la pantalla anterior.
- Folio: Es un número consecutivo que se va asignando automáticamente a cada Trámite de un Alumno, el cual no se imprimirá en el documento.
- Tipo: El nombre del Trámite que está agregando.
- Fecha Alta: Muestra el día en que se está registrando el Trámite en suni.scholar.
- Status: Por default se mostrará Activo.
6. Al seleccionar un Trámite, se mostrarán campos adicionales. La información puede variar según el Trámite elegido.
7. Consulta cómo completar la información de los siguientes Trámites Académicos:
Servicio Social
1. Haz clic en la opción Servicio Social.
2. Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Del Servicio Social del Alumno, considere que esta fecha será impresa en la Constancia del Servicio Social.
Fecha Final: Es el día que el Alumno finalizará su Servicio Social. La que se defina en este campo, aparecerá en la Constancia.
Dependencia: En la que realizará el Servicio Social.
Reportes: Marque las casillas conforme el Alumno los vaya entregando.
Actividad: Son las tareas que realizará el Alumno durante su Servicio Social.
Lugar: El área específica dentro de la c. Dependencia en la que realizará su Servicio Social.
Fecha Expedición: En la que se expide la Constancia del Servicio Social.
Fecha Entrega: En la que se entrega la Constancia del Servicio Social.
Observación: Se utiliza para escribir observaciones del Trámite.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Prácticas Profesionales
1. Haz clic en la opción Práctica Profesional.
2. Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Día en el que el Alumno inicia sus Prácticas Profesionales.
Fecha Final: Cuando el Alumno terminó de realizar sus Prácticas Profesionales.
Dependencia: En la que realizará las Prácticas Profesionales.
Reportes: Marque las casillas conforme el Alumno los vaya entregando.
Actividad: Son las tareas que realizará el Alumno durante sus Prácticas Profesionales.
Lugar: El área específica dentro de la c. Dependencia en la que realizará sus Prácticas el Alumno.
Fecha Expedición: Se podrá usar para cuando se expida alguna constancia.
Fecha Entrega: También se podrá usar si se llegara a emitir algún documento para el Alumno.
Observación: Puede escribir sus observaciones.
Usuario Insertar: Identificador del usuario que agrega el trámite.
Fecha Hora Insertar: Hora y fecha en que se realiza el trámite.
Usuario Actualizar: Identificador del usuario que actualiza el trámite.
Fecha Hora Actualizar: Fecha y hora en que se actualiza el trámite.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Certificado Parcial
1. Haz clic en la opción Certificado Parcial.
2. Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Ingrese el día en el que el Alumno inicia este Trámite.
Fecha Egreso: Si el Alumno se da baja use la misma fecha o si concluye sus estudios use la fecha en la que egresó.
Folio Impreso: Consecutivo que se visualiza en el archivo de impresión.
Fecha Expedición: Día en el que se expidió el documento.
Anotación: Para poner alguna nota en el documento, generalmente se usa en caso de equivalencias. Al seleccionar esta opción puede modificar el campo A partir del renglón.
Fecha Pago: Cuando el Alumno realizó el pago correspondiente para llevar a cabo el Trámite.
Fecha Entrega: Ingrese el día en el que se entrega este documento.
Observación: Puede escribir anotaciones sobre el Trámite.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Certificado de Terminación
1. Haz clic en la opción Certificado de Terminación.
2. Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Ingrese el día en el que el Alumno inicia este Trámite.
Fecha Egreso: Día en que el Alumno egresó de la Institución por haber concluido sus estudios.
Folio Impreso: Consecutivo a incluir en el archivo de impresión.
Fecha Expedición: Día en el que se expidió el documento.
Anotación: Para poner alguna nota en el documento, generalmente se usa en caso de equivalencias. Al seleccionar esta opción puede modificar el campo A partir del renglón.
Fecha Pago: Día que el Alumno realizó el pago correspondiente para llevar a cabo el Trámite.
Fecha Entrega: Ingrese el día en el que se entrega este documento.
Observación: Puede escribir anotaciones sobre el Trámite.
Usuario Insertar: Identificador del usuario que agrega el trámite.
Fecha Hora Insertar: Hora y fecha en que se realiza el trámite.
Usuario Actualizar: Identificador del usuario que actualiza el trámite.
Fecha Hora Actualizar: Fecha y hora en que se actualiza el trámite.
Imprimir la palabra Duplicado junto al folio: Esta opción aplica cuando la Institución emite más de un Certificado con el mismo folio. A partir de la segunda expedición del Certificado, se imprimirá automáticamente la palabra “Duplicado” junto al folio, con el fin de identificar que el documento corresponde a una reexpedición del Certificado original.
Imprimir: Ya que se seleccionó la casilla de Duplicado haz clic en imprimir y se imprimirá en un archivo PDF.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Certificado Electrónico
1. Haz clic en la opción Otro > Certificado Digital XML (DGAIR/MEC).
2. Captura la información solicitada.
- Fecha Inicio: Campo opcional. Puede utilizarse como referencia de la fecha en que comenzó el trámite del Alumno.
- Folio Impreso: Campo obligatorio que funciona como identificador interno del trámite. Debe ser numérico y puede contener hasta 14 caracteres. Este dato se incluye en el archivo XML.
- Fecha Expedición: Corresponde a la fecha del trámite. Este dato se incluye en el archivo XML.
- Fecha Entrega: Campo opcional. Puede utilizarse como referencia de la fecha en que se completó el trámite del Alumno.
- Observación: Campo opcional para registrar comentarios o anotaciones relevantes.
3. Haz clic en Datos Adicionales para continuar.
En esta sección se muestran los datos escolares del Alumno, así como el Folio y la Fecha de Expedición previamente capturados.
- Tipo de Certificación: Las opciones disponibles son Total o Parcial.
4. Haz clic en Confirmar para continuar.
También se mostrarán los siguientes datos de control:
- Usuario Insertar: Identificador del usuario que registra el trámite.
- Fecha Hora Insertar: Fecha y hora en que se crea el trámite.
- Usuario Actualizar: Identificador del usuario que realiza la última actualización.
- Fecha Hora Actualizar: Fecha y hora de la última actualización del trámite.
5. Haz clic nuevamente en Confirmar para guardar los cambios.
6. Haz clic en Imprimir para descargar el archivo XML.
Importante:
Esta funcionalidad aplica únicamente para Planes de Estudio con incorporación a la SEP Federal. Para utilizarla, es indispensable realizar previamente la configuración del servicio. Si estás interesado en habilitar esta funcionalidad, por favor ponte en contacto con nosotros y envíanos tu solicitud.
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Carta Pasante
1. Haz clic en la opción Carta Pasante.
2. Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Ingrese el día en el que inicia este Trámite.
Folio Impreso: Es un consecutivo que se refleja en el documento de impresión.
Fecha Expedición: Fecha en el que se expidió el documento.
Fecha Entrega: Ingrese el día en el que se entrega este documento.
Observación: Puede escribir anotaciones sobre el Trámite.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Titulación y Cédula
1. Haz clic en la opción Titulación y Cédula.
2.Captura la información solicitada.
Si conoces la información al inicio del Trámite completa los datos, si no al término del Trámite lo podrás hacer.
Fecha Inicio: Ingrese el día en el que el Alumno inicia este Trámite.
Forma de Titulación: Seleccione la que corresponda. Se visualizan las que se han definido previamente en la función Formas de Titulación.
Fecha Firma: Cuando el Alumno firma el documento.
Fecha Expedición: Fecha en el que se expide el documento.
Devolución de Documentos: Active si se ha realizado la Devolución de los documentos.
Fecha Entrega: Cuando se entrega el Acta al Alumno.
Observación: Puede escribir anotaciones sobre el Trámite.
Importante: Cuando se define la b. Forma de Titulación con identificador EXA se abren los campos: Fecha Solicitud Examen, Fecha Entrega Acta y Veredicto. El campo Veredicto tiene una longitud máxima de 90 caracteres.
Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio, Fecha Firma, Fecha Expedición y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
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Acta de Examen Profesional
1. Del menú que se desplega haga clic en la opción Acta de Examen Profesional.
2. En la siguiente pantalla capture la información solicitada.
Si conoce la información al inicio del Trámite complete los datos, si no al término del Trámite lo podrá hacer.
Fecha Inicio: Ingrese el día en el que el Alumno inicia este Trámite.
Forma de Titulación: Seleccione la que corresponda. Las opciones disponibles son las que se han definido previmente en la función Formas de Titulación.
Fecha de Examen: En la que el Alumno presentó su Examen Profesional.
Hora de Examen: En la que presentó su Examen Profesional.
Fecha Entrega: Ingrese el día en el que se entrega este documento.
Veredicto: El fallo pronunciado por los sinodales respecto al Examen Profesional del Alumno. Este campo tiene una longitud de hasta 250 caracteres.
Observación: Puede escribir anotaciones sobre el Trámite.
Firmas: Ingrese las Matrículas del Personal. Las personas deben de haber sido dadas de alta previamente en la función Personal. Las firmas se visualizan en el documento de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Puesto: Capture el puesto que ocupa cada firmante.
Importante: Para cambiar el Status de este trámite de Activo a Terminado, es necesario capturar los campos: Fecha Inicio y Fecha Entrega. Al confirmar los cambios, el Status se actualizará automáticamente. En caso de que el registro tenga Status Cancelado, este permanecerá sin cambios aunque se completen dichos campos.
Los nombres de los firmantes fijos de este Trámite se ingresan en la función Servicios > Configuración, pestaña Gestión Escolar, subpestaña Trámites Académicos.
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¿Cómo visualizar los datos del Alumno?
1. Desde esta función puede visualizar los datos del Alumno definidos en la función Alumnos, únicamente debe capturarla Matrícula y dar clic sobre el botón Alumno.
2. Aparecerá una ventana con la información correspondiente.
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¿Cómo Exportar información de los Trámites?
1. Dentro de la pantalla Trámites Académicos haga clic en el botón Exportar.
2. Toda la información relacionada a los Trámites será exportada a Excel, cada Trámite se mostrará en una Hoja del Libro de Excel.
3. La información que se exportará son todos los registros capturados en suni.scholar.
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¿Cómo Modificar los datos de un Trámite registrado?
1. En la interfaz Trámites Académicos debe ingresar o seleccionar con ayuda del prompt la Matrícula del Alumno. Si lo requiere pude utilizar el filtro Trámite.
2. Al encontrarlo dé clic en el icono Modificar.
3. Verá la siguiente pantalla en la que puede hacer los cambios solo en los campos designados.
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¿Cómo Eliminar el registro de un Támite?
1. En Trámites Académicos identifique el registro correspondiente utilizando los filtros.
2. Haga clic en Eliminar para descatar el registro de la base de datos.
3. Aparecerá la siguiente pantalla en la que debe confirmar el proceso.
Importante: Si elimina algún Trámite de un Alumno, los folios de los demás Trámites se mantienen.
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¿Cómo Imprimir un Trámite Académico?
Los Trámites que se pueden imprimir desde esta función, siempre y cuando se haya definido el archivo de impresión en la función Servicios > Configuración, pestaña Gestión Escolar, subpestaña Certificado o subpestaña Trámites Académicos son:
1. En la pantalla Trámites Académicos debe capturar o elegir con ayuda del prompt la Matrícula del Alumno para visualizar los registros en el gird.
2. Haga clic en el icono Imprimir del Documento necesario.
Importante: Tome en cuenta que aquellos documentos que se pueden imprimir, tendrán habilitado el icono asociado.
3. Podrá ver en pantalla el documento generado en formato PDF. En este ejemplo se imprimió la Carta Pasante.
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