Guía de Operación
Punto de Control: WWpgmAcademica
En esta función se definen todas las Asignaturas por Plan de Estudio a ofertar en un Periodo Académico.
Para definir las Asignaturas a ofertar:
1. Acceda a la función Gestión Escolar > Programación Académica.
¿Cómo agregar un Grupo Académico?
Antes de agregar un Grupo Académico, debe considerar las validaciones correspondientes para la Carga Académica Automática.
1. Existen dos formas de dar de alta la Programación Académica:
Dar de alta la Programación Académica usando el icono Agregar
1. Desde la pantalla Trabajar con Programación Académica haga clic en el icono Agregar.
2. En la pestaña Programación Académica capture la información requerida.
a. Periodo Académico: Obligatorio. Ingrese el Año y seleccione el Periodo o puede elegir el Periodo Académico utilizando el prompt.
Al dar clic en el prompt aparecerá la ventana Seleccionar Periodo Académico, puede utilizar los filtros para facilitar la búsqueda. Para elegir una opción dé clic en el icono Seleccionar.
Los siguientes campos Nivel Académico, Vigente, Ciclo Escolar, Modalidad, Fecha de Inicio y Término se completarán de forma automática de acuerdo al Periodo Académico antes definido.
b. Plan de Estudio: Obligatorio. Escriba el Año del Plan e Identificador de la Oferta, o seleccione con ayuda del prompt.
Si utiliza el prompt podrá ver la ventana Seleccionar Plan de Estudio. Utilice los filtros para que la búsqueda sea más concreta y al encontrar el registro haga clic en Seleccionar.
c. No. de Periodo: Es el Periodo según el Plan de Estudio al que corresponde la Asignatura.
d. Asignatura: Obligatorio. Si conoce el Identificador de la Asignatura captúrelo en este campo, de lo contrario puede seleccionarla con ayuda del prompt.
Si da clic en el prompt podrá ver la ventana Seleccionar Asignatura en Plan de Estudio. Puede utilizar los filtros y cuando encuentre el renglón haga clic en el icono Seleccionar.
- Créditos y Tipo Asignatura se completarán automáticamente.
e. Grupo: Obligatorio. Ingrese el que corresponda.
f. Turno: Seleccione uno de los Turnos previamente definidos.
g. Cupo: Por omisión se completa de acuerdo a lo definido en la función Nivel Académico. Si lo requiere puede modificarlo.
h. Profesor: Capture la Matrícula del Docente que impartirá la Asignatura o use el prompt para seleccionarlo.
Al utilizar el prompt podrá visualizar la ventana Seleccionar Personal y puede utilizar los filtros para facilitar la búsqueda. Al encontrar el registro haga clic en Seleccionar.
i. Fecha de Inicio y Término: Es el periodo en el que se impartirá la Asignatura.
j. Lugar: Se refiere al Lugar en donde se impartirán las clases. Capture el Identificador o utilice el prompt para seleccionarlo.
Si da clic en el prompt podrá ver la ventana Seleccionar Lugar, para elegir una opción dé clic en Seleccionar.
- Horas Totales se actualiza el campo después de definir el horario.
- Clases Totales, se calculan ejecutando Calcular Clases.
k. Horario: Debe ingresar por día los horarios de clase usando el formato de 24 hrs., no use ningún carácter de separación, por ejemplo 10001300 (hhmmhhmm).
l. Registre el Lugar en el que se impartirá la Asignatura en el día señalado, como laboratorio u otro.
m. Observaciones: En este campo puede capturar algún comentario o anotación.
¿Cómo agregar un Grupo Académico para una asignatura que tiene diferentes horarios un mismo día?
Estos grupos se generan únicamente para las asignaturas que tienen dos o más horarios diferentes en un mismo día.
Se recomienda no inscribir Alumnos en estos grupos, ya que se usarán exclusivamente para los horarios de Profesores o para el uso del Reloj Checador.
Los pasos a seguir son:
- En Programación Académica, crear un Grupo alterno únicamente con las asignaturas que tengan diferente horario en un mismo día (no es necesario programar todas las asignaturas del grupo). Se recomienda agregar un signo "+" para indicar que es un horario complementario al grupo principal, por ejemplo A+, en este caso el grupo principal es A.
- Hacer click en Modificar.
- En Cupo definir 0 (cero).
- Definir el docente que impartirá esa clase, el salón y el horario.
- Hacer click en el botón Confirmar.
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¿Cómo agregar un grupo para alumnos de Equivalencia?
Agregar grupos exclusivos para alumnos de equivalencia nos llevan a realizar una buena práctica en el uso del sistema, porque así se identifican los alumnos con mayor rapidez y no se alteran las Actas de los grupos regulares realizadas con anterioridad, de tal forma que se puede generar el Acta de este grupo para que se efectue el Historial Académico de los Alumnos y así suni.scholar permita inscribirlo al No P. correspondiente. Para realizar esta buena práctica deberá tomar en cuenta lo siguiente:
- Un alumno se debe de inscribir en un grupo de equivalencia cuando él cursó asignaturas en otra Institución.
-
Lo ideal es darle un nombre diferente al grupo respecto a los que se abren en la Institución, y un nombre conveniente podría ser "REV" que indica que es un grupo de equivalencia y así poder diferenciar los grupos regulares como "A" "B" "C" del grupo "REV".
-
El grupo "REV" se debe crear en los periodos académicos que no cursó en la Institución pero son equivalentes a los cursados en la Institución anterior.
- Ejemplo: Si el alumno, va a revalidar el primer periodo académico (2012 A), entonces en la programación académica de 2012 A se agrega un grupo llamado "REV" y éste debe integrar las asignaturas que se revalidan de acuerdo a las equivalencias. Posteriormente se le hace una carga académica al alumno (Ver: Carga Académica de Equivalencia).
- Después de que se capturaron calificaciones en actas, se sigue el mismo procedimiento hasta terminar con los periodos que va a revalidar el alumno. (Ver: Acta de Equivalencia ).
Uso del botón Enviar a Horarios Complementarios
1. Cuando existan Horarios fraccionados, cambios de Horario o Docente, haga clic en el botón Enviar a Horarios Complementarios. Esto es útil para llevar un registro de los cambios efectuados y resolver cualquier duda futura.
2. En la pestaña Horarios de Complementarios se almacena una copia del registro.
3. Posteriormente podrá hacer los cambios que necesite en el Horario y Docente a cargo.
4. Haga clic en Confirmar para guardar los cambios.
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Dar de alta la Programación Académica usando Agregar Grupo Académico
Esta opción le permite programar por Plan de Estudio y Número de Periodo una o varias Asignaturas a la vez.
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Programación Académica complete los siguientes campos.
a. Periodo Académico: Ingrese el Año y descripción del Periodo o puede elegirla utilizando el prompt.
b. Plan de Estudio: Escriba el Año del Plan e Identificador de la Oferta, o seleccione con ayuda del prompt.
c. No. de Periodo: Es el número de Periodo del que necesita ofertar las Asignaturas.
d. Grupo: Capture el que corresponda.
2. Haga clic en el botón Agregar Grupo Académico.
3. Se mostrará una ventana en la que deberá seleccionar el Turno y las Asignaturas a programar.
4. Al finalizar dé clic en Confirmar.
5. Las Asignaturas que acaba de programar aparecerán en el grid de resultados.
6. Para definir el Horario, Salón y otros datos relacionados a las Asignaturas programadas haga clic en el icono Modificar de cada una de éstas. La descripción de los campos aparece en el punto no. 2 del tema Dar de alta la Programación Académica usando el icono Agregar.
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¿Cómo consultar el Horario del Profesor?
1. Al concluir la definición de la Programación Académica podrá consultar el Horario del Profesor. En la interfaz Trabajar con Programación Académica utilice los filtros para encontrar la Programación Académica correspondiente, seleccione si requiere ver el Horario de un solo profesor o de todos.
Ver el Horario de un solo Profesor
1. Al seleccionar la opción para Uno, en el grid de resultados debe dar clic sobre un registro de alguna Asignatura a cargo del Profesor (evite palabras subrayadas).
2. Enseguida haga clic en Horario Profesor.
3. Verá en pantalla el archivo en PDF con el Horario del Profesor. Puede guardar este documento para imprimirlo si así lo requiere.
Ver el Horario de todos los Profesores
1. Si elige la opción para Todos, únicamente puede ingresar el Periodo Académico correspondiente y dar clic en el botón Horario Profesor.
2. Los Horarios de todos los Profesores que impartirán en el Periodo Académico antes indicado se mostrará en formato PDF. Puede imprimirlo si es necesario.
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¿Cómo consultar el Horario del Grupo?
1. Al terminar de definir la Programación Académica tendrá la opción de consultar los Horarios de los Grupos. En la misma pantalla de Trabajar con Programación Académica filtre por Periodo Académico y podrá generar el Horario de un solo grupo o de todos.
Ver el Horario de un solo Grupo
1. Si elige ver Uno, en el grid de resultados seleccione una Asignatura del Grupo a consultar, evite las palabras subrayadas.
2. Haga clic en Horario Grupo.
3. Enseguida el sistema emitirá un archivo en PDF con el Horario del Grupo. Puede guardar este documento e imprimirlo si así lo requiere.
Ver el Horario de todos los Grupos
1. Si marca la opción para Todos, únicamente debe ingresar el Periodo Académico a consultar y enseguida dar clic en el botón Horario Grupo.
2. Verá en pantalla el documento generado en formato PDF, el cual puede guardar e imprimir.
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¿Cómo generar el Rol de Asistencia?
Este reporte le permite conocer por día y por hora las Asignaturas a desarrollarse en el rango de fechas seleccionadas, le puede servir para que el Docente firme a su entrada. De manera anticipada podrá generar el Rol de Asistencias de la semanas siguientes.
1. Al terminar de definir la Programación Académica, en la interfaz Trabajar con Programación Académica ingrese el Periodo Académico correspondiente y seleccione o capture el rango de Fechas del cual requiere generar el Rol de Asistencia. En caso de que el Rol de Asistencias a consultar sea unicamente el de la fecha actual, deje los campos vacíos.
2. Haga clic en el botón Rol de Asistencia.
3. Aparecerá una ventana con el archivo en PDF, puede guardar e imprimir este documento si así lo requiere.
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¿Cómo calcular los Traslapes?
Al ejecutar esta función el sistema calcula si existen empalmes en los Horarios de Asignaturas impartidas por un mismo Profesor o empalmes de Lugar. Por ejemplo, si un Profesor tiene programado impartir diferentes Asignaturas en distintos Lugares en el mismo día y en el mismo Horario o si dos Profesores impartirán distintas Asignaturas en el mismo Lugar y en el mismo Horario. Al terminar de registrar la Programación Académica se sugiere calcular los Traslapes y corregir lo que haga falta para evitar contratiempos.
1. Dentro de la pantalla Trabajar con Programación Académica ingrese el Periodo Académico correspondiente y dé clic en el botón Traslapes.
2. Se mostrará el siguiente mensaje y para continuar haga clic en Aceptar.
3. En la misma pantalla debe desplazarse hacia la derecha para identificar la columna Traslapes. Notará que contiene una serie de círculos y equis marcados.
4. Las equis representan información empalmada y los círculos simbolizan que no hay errores. Cada carácter representa un día de la semana en este orden:
| X |
X |
O |
O |
O |
O |
| Lunes |
Martes |
Miércoles |
Jueves |
Viernes |
Sábado |
5. En este ejemplo al Profesor se le asignó impartir dos Asignaturas distintas en el mismo Día y Horario.
6. Para corregir este error haga clic en Modificar del registro correspondiente.
7. Cambie los Horarios y guarde los cambios.
8. Haga clic nuevamente en el botón Traslapes y verifique que esta vez no existan "X".
NOTA: Para facilitar esta actividad se le sugiere realizar una Exportación a Excel de toda la Programación Académica, y en el archivo generado filtre los Traslapes. Una vez que los ha identificado deberá corregirlos en el sistema. Tome en cuenta que después de hacer cualquier modificación en el Horario de un Profesor deberá Transferir Horarios (para actualizar el Registro de Asistencias).
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¿Cómo Calcular las Clases?
1. Otra función disponible en la Programación Académica es el cálculo del Total de las Clases de cada Asignatura tomando en cuenta el periodo y los días en los que será imapartida. El cálculo de la Clases Totales se ejecuta por Periodo Académico. Dentro de Trabajar con Programación Académica, capture el Periodo Académico del que necesite hacer el cálculo y dé clic en el botón Calcular Clases.
2. Aparecerá el siguiente mensaje y deberá dar clic en Aceptar para continuar.
3. Al terminar el proceso deberá desplazarse hacia la derecha para identificar en el grid la columna Clases Totales. De manera automática el sistema habrá calculado el total de clases por Asignatura tomando en cuenta su Fecha de Inicio, de Término y los días de la semana en los que se impartirá, también considera los Días Inhábiles registrados previamente.
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¿Cómo Copiar una Programación Académica?
Esta opción le permite hacer una copia de la Programación Académica existente en un Periodo Académico hacia otro.
1. Deberá estar en la pantalla Trabajar con Programación Académica y dar clic en el botón Hacer Copia.
2. Verá la ventana Copiar Programación Académica con dos campos.
a. Origen Programación Académica: Ingrese el Periodo Académico que necesita copiar o puede utilizar el prompt para seleccionarlo.
Al dar clic en el prompt aparecerá otra ventana y deberá seleccionar el Periodo Académico correspondiente.
b. Destino Programación Académica: Capture el Periodo Académico destino, al que desea copiarla.
3. Haga clic en Copiar.
NOTA: Debe tomar en cuenta que la Programación Académica destino será reemplazada por la Programación Académica de origen.
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¿Cómo Asimilar Asignaturas?
Esta función permite que dos o más Asignaturas programadas de diferentes Grupos y Planes de Estudio las imparta un mismo Docente en el mismo Horario y Lugar. Para poder Asimilar Asignaturas deben aparecer en la Programación Académica del mismo Periodo Académico.
Asimilar las Asignaturas
1. Dentro de la interfaz Trabajar con Programación Académica, filtre y seleccione la primera Asignatura a asimilar. En el grid de resultados haga clic sobre el registro evitando las palabras subrayadas y enseguida en el botón Asimilar Asignaturas.
2. Verá la siguiente pantalla en donde el encabezado mostrará la información de la Asignatura seleccionada en el paso 1. Utilice los filtros para seleccionar el resto de las Asignaturas a asimilar.
3. Para seleccionar las siguientes Asignaturas a asimilar haga clic en el icono Asimilar para guardar los cambios.
4. Notará que en el encabezado se listarán las Asignaturas que ha asimilado y la Clave de Asimilación generada por el sistema.
5. Para salir de esta pantalla haga clic en el botón Cancelar.
6. Para consultar posteriormente las Asignaturas Asimiladas en la pantalla Trabajar con Programación Académica podrá filtar por la Clave Asimilación.
Eliminar la asimilación de Asignaturas
1. En la pantalla Trabajar con Programación Académica filtre por Periodo Académico y Clave de Asimilación, si no la recuerda filtre por Asignatura. En el grid de resultados seleccione el registro de alguna de las Asignturas asimiladas y después haga clic en el botón Asimilar Asignaturas.
2. En el encabezado aparecerá la lista de Asignaturas asimiladas, para descartar alguna sólo dé clic en el icono No Asimilar.
3. Notará que en el encabezado ya no se muestra la Asignatura eliminada. Los cambios se guardan automáticamente y para regresar a la pantalla anterior haga clic en Cancelar.
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¿Cómo Cambiar un Grupo?
1. En la pantalla Trabajar con Programación Académica filtre y seleccione en el grid de resultados la Asignatura a la que desea cambiar el Grupo, evite hacer clic sobre las palabras subrayadas.
2. Haga clic en el botón Cambiar Grupo.
3. Aparecerá la ventana Cambiar Grupo con información breve del registro que ha seleccionado.
4. Escriba el Grupo Nuevo y haga clic en Confirmar para guardar los cambios.
NOTA: Después de realizar estos cambios deberá acceder a la función Horarios Personal y volver a Transferir Horarios para actualizar el Registro de Asistencias.
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¿Cómo Exportar la Programación Académica?
1. Ingrese a la pantalla Trabajar con Programación Académica, filtre por Periodo Académico y enseguida dé clic en el botón Exportar.
2. La exportación genera un archivo en Excel con las Asignaturas programadas en el Periodo Académico seleccionado.
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¿Cómo consultar información de una Asignatura?
1. Dentro de Trabajar con Programación Académica filtre la Asignatura a consultar.
2. En el grid de resultados se muestran por columnas los siguientes datos.
a. Plan: Año del Plan de Estudio.
b. Identificador: De la Oferta Académica.
c. Oferta Académica: Se muestra la Descripción de la Oferta.
d. Identificador: El de la Asignatura.
e. Asignatura: Es el nombre completo de la Asignatura.
f. NoP: Muestra el Número de Periodo al que corresponde la Asigntura según el Plan de Estudio.
g. Grupo: Nombre del Grupo.
h. Turno: El Turno en el que se impartirá la Asigntura.
i. Asimilación: Se muestra la Clave de Asimilación si la Asignatura está asimilada y cuando no exista asimilación se mostrará vacío.
j. Cupo: Es el número máximo de Alumnos que podrán inscribirse a la Asignatura.
k. No. Alumnos: Es el número de Alumnos inscritos a la Asignatura a la fecha de consulta.
l. Fecha Inicio y m. Fecha Término: Es el periodo en el que se impartirá la Asignatura.
n. Lugar: Salón en el que se impartirá la Asignatura.
Al desplazarse hacia la derecha verá las siguientes columnas.
o. Matrícula: Del Profesor que impartirá la Asignatura.
p. Profesor: Nombre completo del Profesor.
q. Días de la semana y Lugar: En las siguientes columnas se muestra por día el Horario y el Lugar en el que se impartirá la Asignatura.
r. Horas Totales: De acuerdo al Horario de la Asignatura se calcula el total de horas a la semana.
s. Clases Totales: De acuerdo al periodo y los días en los que se impartirá la Asignatura se calcula el total de clases. Este dato se calculará al dar clic en el botón Calcular Clases.
t. Traslapes: Se completa con "X" o "O" al ejecutar el cálculo de traslapes.
u. Observaciones: Si existe alguna anotación capturada en el registro de la Asignatura aquí se mostrará.
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¿Cómo Modificar la información de una Asignatura Programada?
1. Si requiere hacer cambios en alguna Asignatura use los filtros en Trabajar con Programación Académica para ubicarla, enseguida haga clic en el icono Modificar.
2. En la siguiente pantalla podrá hacer modificaciones en los campos habilitados para su edición. Para guardar los cambios dé clic en el botón Confirmar.
NOTA: Después de hacer cambios sobre los Horarios, agregar nuevos o modificar los existentes, debe ingresar a la función Horarios Personal y Transferir Horarios para actualizar el Registro de Asistencias. Para que apliquen los cambios el Periodo Académico deberá estar marcado como Vigente.
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¿Cómo Eliminar una Asignatura Programada?
1. En la interfaz Trabajar con Programación Académica utilice los filtros para ubicar la Asignatura a descartar, enseguida dé clic en el icono Eliminar.
2. Verá la siguiente pantalla y para continuar debe confirmar la eliminación.
NOTA: No se podrá eliminar la Asignatura de la Programación Académica si hay información relacionada, como Alumnos inscritos.
¿Cómo visualizar la forma en que el Profesor captura calificaciones desde el Módulo correspondiente?
Para usar esta opción es necesario que en Configuración de Módulos - Módulo de Profesores habilite la casilla Permitir Acceso desde Programación Académica.
1. Utilice los filtros en Trabajar con Programación Académica para ubicar la asignatura que desea, enseguida haga clic sobre el ícono Calificaciones Profesor.
2. En la parte superior verá los datos de la asignatura.
3. En la parte media se mostrarán dos pestañas: Exámenes y Alumnos. En la primera se muestra la fecha y hora que el docente ingresó al momento de realizar la captura, si este campo aparece vacío significa que el docente no ingresó el dato. En la pestaña Alumnos podrá visualizar la información de alumnos inscritos en el grupo, así como calificaciones y demás datos que haya capturado el docente. El responsable de Gestión Escolar podrá realizar modificaciones.
NOTA: Aunque el responsable de Gestión Escolar podrá realizar modificaciones, suni.scholar siempre guardará el dato del usuario que realizó los últimos cambios.
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