Guía de Operación
Cuando el archivo bancario incluye pagos no referenciados* suni.scholar no puede identificarlos y por tanto, tampoco asignarlos. Posteriormente cuando el Alumno identifica** el pago y hace la aclaración, el Usuario de Caja debe ejecutar estos dos pasos, el primero corresponde a una devolución (sacar el dinero de la Matrícula 999 999 999 a quien previamente le fue abonado como pendiente por asignar) y después reasignar o reclasificar el dinero al Alumno a quien pertenece dicho pago.
* La referencia debe de incluir la matrícula y el dígito verificador del Alumno.
**La manera en cómo el Alumno identifica o reclama el pago puede variar según los procedimientos internos de la Institución. En algunos casos les piden presentar la ficha bancaria original o el comprobante de la transferencia bancaria.
NOTA: Es muy importante que los Folios que va a ingresar en el Paso 1 y en el 2 coinicidan en cantidad (lo mismo que se devuelve se reasigna) y en fecha. En un Corte de Movimientos la suma de estos dos Folios debe de ser igual a $0.00.
Paso 1. Devolver el pago.
Paso 2. Reasignar o reclasificar el pago.
Paso1. Devolver el pago.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Haga clic en Agregar.
3. Complete los datos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico vigente de la misma secuencia en la que fue dada de alta la Matrícula 999 999 999 (A, B, Primavera, Verano, Otoño, otro).
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: La actual.
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Status: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Use la Matrícula 999 999 999.
g. Referencia: Opcional. Capture la Referencia que aparece en el ficha bancaria o en el comprobante de pago.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Recibo.
j. Observación: Aparece en el Corte de Movimientos en la columna S. Capture Identificación de pago no referenciado de la matrícula XXXXXXX.
k. Forma de Pago: De la lista seleccione Depósito o Ficha bancaria (puede variar según el catálogo Métodos de Pago).
l. Banco: Seleccione la cuenta bancaria en la que se recibió el pago. Las cuentas que se muestran como disponibles fueron dadas de alta en los catálogos Bancos.
n. Partida: En un número consecutivo, puede comenzar en 1.
o. Identificador: Use la 9998.
p. Cuenta: Se completa al ingresar el Identificador, y es la descripción de la cuenta.
q. Debe: Se muestra el importe de la cuenta. Si no hay importe no se muestra nada.
r. Monto: Especifique la cantidad pagada tal cual aparece en la ficha bancaria o en el comprobante de pago.
s. Cantidad: Para fines de devolución use - 1.
t. Monto Pagado: Es el resultado de multiplicar Monto por Cantidad. Se calcula en automático.
u. Monto Total: De acuerdo al Tipo de Movimiento (si suma o resta) se calcula en automático.
v. Fecha de Aplicación: Es la fecha en la que se hizo el pago.
w. Referenica Partida: Opcional. Capture la fecha actual dd/mm/aaaa, en la que se está haciendo el movimiento.
x. Banco: Seleccione la cuenta bancaria, la misma que seleccionó en l.
4. Haga clic en Confirmar.
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Paso 2. Reasignar o reclasificar el pago.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Haga clic en Agregar.
3. Complete los datos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico en el que está inscrito el Alumno a quien corresponde el pago, si no lo recuerda puede consultarlo en el botón Alumno señalado en la imagen con la letra m.
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: Es la actual. Es importante que coincida con la Fecha de Movimiento del Folio anterior (capturado en el Paso 1 inciso c).
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Satus: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Use la Matrícula del Alumno aquien corresponde el pago.
g. Referencia: Opcional. Capture la Referencia que aparece en el ficha bancaria o en el comprobante de pago.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Recibo.
j. Observación: Aparece en el Corte de Movimientos en la columna S. Capture Reasignación de pago no referenciado de la matrícula XXXXXXX capturado el dd/mm/aaaa.
k. Forma de Pago: De la lista seleccione Depósito.
l. Banco: Seleccione la cuenta bancaria en la que se recibió el pago. Las cuentas que se muestran como disponibles fueron dadas de alta en los catálogos Bancos.
m. Botón Alumno: Muestra en pantalla los Datos Escolares, de Facturación, Expediente, Beca/Descuento y Prórroga asociados al Alumno.
o. Partida: En un número consecutivo, puede comenzar en 1.
p. Identificador: Puede abonar directamente a una cuenta en particular, siempre con terminación 8, sin embargo lo más conveniente es usar 9998. Esta cuenta refiere a un pago pendiente por asignar, de modo que al procesar un siguiente archivo bancario el sistema de manera automática distribuye los pagos que encuentre en la 9998; de esta manera evitará tener que fraccionar el pago Ud. mismo.
q. Cuenta: Se completa al ingresar el Identificador, y es la descripción de la cuenta.
r. Debe: Se muestra el importe de la cuenta. Si no hay importe no se muestra nada.
s. Monto: Especifique la cantidad pagada tal cual aparece en la ficha bancaria o en el comprobante de pago.
t. Cantidad: Mantenga el 1.
u. Monto Pagado: Es el resultado de multiplicar Monto por Cantidad. Se calcula en automático.
v. Monto Total: De acuerdo al Tipo de Movimiento (si suma o resta) se calcula en automático.
w. Fecha de Aplicación: Es la fecha en la que se hizo el pago.
x. Referenica Partida: Opcional. Capture la fecha actual dd/mm/aaaa, en la que se está haciendo el movimiento.
y. Banco: Seleccione la cuenta bancaria, la misma que seleccionó en l.
4. Haga clic en Confirmar.
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