suni.factus - Trabajar con Recibos

Guía de Operación

Punto de Control: WWRecibo

Una vez que ha dado de alta las Series, a sus Empleados, y los Conceptos con los que trabajará para generar los Recibos, ya puede comenzar a Trabajar con Recibos de Nómina.

 

¿Cómo agregar un Recibo?

1. Acceda a la Función  Recibos de Nómina > Recibos.

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2. Podrá visualizar la pantalla Trabajar con Recibos y debe dar clic en el icono Agregar.

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3. Aparecerá la pantalla Recibo donde debe llenar los campos con la información correspondiente al Recibo de Nómina.

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a1. Serie: Se refiere al nombre de la Serie que utilizará para generar los Recibos, si recuerda el dato, debe capturarlo en este campo.

De lo contraio debe dar clic en el prompt.

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Visualizará la ventana Seleccionar Serie donde deberá buscar la Serie con la que se generará el Recibo, puede filtrar información con tan sólo capturar información en cualquier campo.

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Para elegir una opción dé clic en el icono Seleccionar.

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a2. Folio: Aunque este campo siempre muestre el número cero, al seleccionar la Serie, automáticamente el sistema le asignará al Recibo el úlimo Folio disponible en la Serie.

a3. Fecha: Este campo llevará siempre la fecha actual, por lo que no tiene que capturar información.

a4. Tipo Comprobante: Se refiere al Tipo de Comprobante Fiscal, en este caso un Recibo de Nómina siempre será de Tipo Egreso.

a5. Factura Status: Indica el estado en el que se encuentra el Recibo; al dar de alta un Recibo, automáticamente el Status será Abierto.

a6. Régimen Fiscal: Se refiere al tipo de Régimen Fiscal del Recibo y lo que elija en este campo se reflejará en el Recibo de Nómina. Haga clic en la flecha negra para seleccionar una opción.

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4. En el apartado Empleado, se requiere de información previamente registrada en Empleados. Si ya dio de alta a sus Empleados puede omitir este paso.

b1. Identificador: Es el nombre corto o la clave con el que se identifica al Empleado dentro del sistema y este dato aparecerá en el Recibo de Nómina. Si conoce este dato debe capturarlo en este campo.

De lo contrario, con ayuda del prompt podrá elegir de manera fácil la información del Empleado.

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Aparecerá la ventana Seleccionar Empleado donde puede filtrar información del Empleado con tan sólo capturar información existente en cualquiera de los tres campos.

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Dé clic en el icono Seleccionar para elegir una opción.

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Volverá a la pantalla Recibo y notará que automáticamente se ha capturado el dato en el campo Identificador y al presionar la tecla tab, verá que los campos Nombre, RFC, CURP y Correo Electrónico contienen información del Empleado que seleccionó.

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c1. Forma de Pago: Como su nombre los dice, se refiere a la forma en que se le paga al Empleado, puede ser que el pago se realiza por cheque, tarjeta de crédito o tarjeta de débito, entre otros, lo que elija en este campo se reflejará en el Recibo de Nómina; para seleccionar una opción haga clic en la flecha negra.

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c2. Método de Pago: En este campo seleccione el Método de Pago, ya sea PUE) Pago en una sola exhibición o PPD) Pago en parcialidades o diferido, este dato aparecerá en el Recibo de Nómina. Para elegir una opción dé clic en la flecha negra.

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c3. Fecha de Pago: Obligatorio. Se refiere a la Fecha en el que se realiza el pago, puede capturar la Fecha o bien dar clic en el icono Seleccionar fecha y elegir el día.

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c4. Fecha Inicial de Pago: Obligatorio. Se refiere al día inicial que se le pagará al Empleado, para ello debe capturar o elegir el día dando clic en el icono Seleccionar fecha.

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c5. Fecha Final de Pago: Obligatorio. Representa el plazo que se le pagará al Empleado. Puede capturar la fecha en el campo o bien dar clic en el icono Seleccionar fecha y elegir el día.

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c6. Días Pagados: Obligatorio. Capturar la cantidad de días que se la pagará al Empleado.

c7. Concepto General: Obligatorio. En este campo se captura el Concepto del Recibo de Nómina. Acepta hasta 100 caracteres y pueden ser números, letras o la combinación de ambos. Es un campo obligatorio ya que se ve reflejado en el Recibo.

c8. Observación: Aquí puede capturar observaciones del Empleado, este campo acepta letras, números o la combinación de ambos. Lo que capture en este campo se mostrará en el Recibo de Nómina.

 

5. Dentro del apartado Percepción se requiere información previamente registrada como Conceptos. Si ya dio de alta los Conceptos, puede omitir este paso.

d1. Identificador: Hace referencia al nombre corto o clave con el que el sistema identifica al Concepto, si recuerda el dato deberá capturarlo en este campo.

Si no recuerda el dato, para elegir una Percepción debe dar clic en el prompt.

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Aparecerá la ventana Seleccionar Perepción, donde puede filtrar datos en con tan sólo capturar información existente en cualquiera de los tres campos. Entre más filtros utilice, la búsqueda será más precisa.

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Debe dar clic en el icono Seleccionar para elegir una opción.

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Volverá a la Pantalla Recibo y podrá notar que el campo d1), contiene el nombre corto o la clave de la Percepción  que ha seleccionado y al presionar la tecla tab verá que automáticamente el campo Decripción contendrá  la Descripción de la Percepción que ha elegido.

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d2. Importe Gravado: Debe capturar la cantidad de Importe Gravado de la Percepción.

d3. Importe Exento: Capturar la cantidad de Importe Exento de la Percepción.

6. Al capturar la cantidad en los campos de Importes, la suma de estos se verán reflejados en la parte inferior del grid Percepción.

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7. Si requiere ingresar más registros de Percepciones,  haga clic en Nueva fila.

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8. Si el Empleado ha trabajado horas extras, deberán registrarse en la sección Hora Extra.

e1. Días: Corresponde al número de días que ha laborado las horas extras.

e2. Tipo: Se refiere a que si esas horas se le pagarán al doble o al triple, dé clic en la flecha negra para elegir una opción.

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e3. Número: Capturar la cantidad de horas extras que ha laborado el Empleado.

e4. Importe Gravado: En este campo debe capturar el Importe Gravado de las horas extras.

e5. Importe Excento: Se refiere al Importe Exento de las horas extras.

9. Al capturar la cantidad en los campos de Importes, la suma de estos se verán reflejados en la parte inferior del grid Hora Extra.

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10. Si requiere ingresar más registros, dé clic en Nueva fila.

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11. En el apartado Deducción se requiere información previamente registrada en Conceptos. Si ya realizó este proceso, puede omitir este paso.

f1. Identificador: Se refiere al nombre corto o la clave con el que el sistema identifica al Concepto, si recuerda el dato lo puede ingresar en este campo.

De lo contrario para elegir una Percepción debe dar clic en el prompt.

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Verá la ventana Seleccionar Deducción, donde podrá filtrar datos en con tan sólo capturar información existente en cualquiera de los tres campos. Entre más filtros utilice, la búqueda será más precisa. 

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Dé clic en el en el icono Seleccionar para elegir una opción .

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Volverá a la Pantalla Recibo y podrá notar que el campo f1, contiene el nombre corto o la clave de la Deducción  que ha seleccionado y al presionar la tecla tab verá que automáticamente el campo Descripción contendrá  la Descripción de la Deducción que ha elegido.

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f2. Importe Gravado: Debe capturar la cantidad de Importe Gravado de la Deducción.

f3. Importe Exento: Capturar la cantidad de Importe Exento de la Deducción.

12. Al capturar la cantidad en los campos de Importes, la suma de estos se verán reflejados en la parte inferior del grid Deducción.

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13. Si el Empleado tiene algún tipo de Incapacidad, éste debe registrarse en esta sección.

g1. Días: En este campo debe capturar la cantidad de días de Incapacitación del Empleado.

g2. Tipo*: Se refiere al Tipo de Incapacidad del Empleado, dé clic en la flecha negra para seleccionar una opción.

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g3. Importe Descuento: Debe capturar el Importe que se descuenta por el Tipo de Incapacidad.

14. Podrá notar que al capturar la cantidad en el campo de Importe Descuento, se generará la suma de estos y se verán reflejados en la parte inferior del grid Incapacidad.

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15. Al finalizar con la selección de Percepciones y Deducciones, en la parte inferior el sistema realizará la suma total de los Impuestos Gravados, Impuestos Exentos, Percepción, Deducción y la suma Total.

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16. Para que el sistema guarde los cambios haga clic en el botón Confirmar.

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NOTA: Los campos que tienen * son previamente registrados por Integralware de acuerdo a las actualizaciones del SAT, si el SAT realiza cambios, Integralware se encarga de renovar la información.

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¿Cómo visualizar información de un Recibo?

1. Si desea ver la información que se dio de alta para crear un Recibo, dentro de Trabajar con Recibos puede usar los campos que se encuentran arriba del grid para filtrar información correspondiente al Recibo que desea buscar, entre más filtros use la búsqueda será más precisa.

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2. Para ver a detalle la información, dé clic en el icono Visualizar.

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3. Aparecerá la pantalla Recibo, donde podrá ver la información del Recibo que se ha guardado.

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¿Cómo modificar un Recibo?

1. Si requiere modificar información, dentro de Trabajar con Recibos debe posicionarse en el renglón del Recibo correspondiente y dar clic en el icono Modificar que se encuentra dentro del grid.

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2. Verá la pantalla Recibo donde podrá hacer los cambios que sean necesarios para corregir el Recibo de Nómina; ya no podrá modificar el campo Serie. Para que el sistema guarde los cambios dé clic en el botón Confirmar o en el icono Confirmar.

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NOTA: Aquellos Recibos que estén en Status Cerrado o Cancelado no podrán modificarse.

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¿Cómo eliminar el registro de un Recibo?

1.Para poder eliminar un Recibo, en la pantalla Trabajar con Recibos debe buscar el registro y dar clic en el icono Modificar.

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2. Aparecerá la pantalla Recibo y en la sección Percepción y Deducción debe eliminar absolutamente todos los campos que estén registrados dentro del grid. Para ello debe dar clic en el icono x para cancelar los Conceptos.

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3.  Notará que se dibujará un tachado sobre los datos de los Conceptos.

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4. Haga clic en el botón Confirmar para guardar los cambios.

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5. Identifique nuevamente el registro del Recibo que modificó y haga clic en el icono Eliminar que se encuentra dentro del grid.

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6. Verá la siguiente pantalla donde debe Confirmar la eliminación de los datos.

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NOTA: Aquellos Recibos que estén en Status Cerrado o Cancelado no podrán eliminarse.

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¿Cómo copiar un Recibo?

1. Para Copiar un Recibo, en la pantalla Trabajar con Recibos debe posicionarse en el renglón del Recibo que pretende duplicar y dar clic en el icono Copiar que se localiza dentro del grid.

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2. Verá la pantalla Copiar Recibo y en el apartado Nuevo, debe ingresar los datos necesarios para generar el nuevo Recibo.

3. Puede elegir una nueva serie, si recuerda el dato debe capturarlo en el campo Serie, de lo contrario dé clic en el prompt.

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4. Aparecerá la pantalla Seleccionar Serie donde debe buscar la Serie en la que necesita copiar el Recibo, puede filtrar información con tan sólo capturar información existente en cualquier campo.

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5. Dé clic en el icono Seleccionar para elegir una opción.

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6. En el campo Empleado debe capturar el número con el que el Empleado es identificado en el sistema, si no recuerda esa información dé clic en el prompt.

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7. Podrá visualizar la ventana Seleccionar Empleado donde puede filtrar información capturando información existente en cualquiera de los tres campos.

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8. Para elegir una opción haga clic en el icono Seleccionar.

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9. Al finalizar la captura de los datos, haga clic en el botón Confirmar y el sistema guardará la información.

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10. Verá que en la parte superior de la pantalla Copiar Recibo, aparece un mensaje que dice NUEVO RECIBO: nombre de su Recibo.

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11. Puede ingresar a la pantalla Trabajar con Recibos y verificar que se ha copiado correctamente. Ingrese el nombre del nuevo Recibo y este renglón aparecerá dentro del grid. 

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¿Cómo ver un Recibo en formato PDF?

1. Si requiere ver el formato que tendrá el Recibo al momento de imprimirla, dentro de la pantalla Trabajar con Recibos, debe posicionarse en el renglón del Recibo a que desea ver y dar clic sobre él.

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2. En la parte inferior del grid, haga clic en el botón Ver Recibo.

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3. Aparecerá la ventana con el documento Fiscal en formato PDF. Si necesita imprimirlo o guardarlo lo puede hacer con los controles que aparecen en la parte inferior de la ventana al momento de pasar el cursor.

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NOTA: Cabe mencionar que cuando un Recibo está timbrado, se reflejará en el documento PDF, ya que contendrá el Sello digital del CFDI.

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¿Cómo exportar una lista de Recibos en Excel?

Para tener una lista de todos los Recibos que se tienen registrados en el sistema, lo puede hacer exportando un documento en Excel.

1. Dentro de la pantalla Trabajar con Recibos, en los campos Fecha Inicial y Fecha Final debe capturar el rango de Fecha de la lista que necesita exportar en Excel. Enseguida haga clic en el icono Exportar a Excel.

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2  Al finalizar la descarga, debe abrir el archivo de Excel que se genere y éste le mostrará una lista de todos los Recibos que están dados de alta en el sistema, dentro del rango de fecha que ha seleccionado.

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¿Cómo enviar un Pre-Recibo?

Antes de timbrar un Recibo y evitar errores, se sugiere que el Empleado revise si los datos del  Recibo son correctos.

1. En la pantalla Trabajar con Recibos debe buscar el Recibo que necesita enviar al Empleado, para ello deberá posicionarse en el renglón dentro del grid del Recibo que desea enviar y dar clic sobre él.

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2. En cuanto seleccione el Recibo, dé dar clic en el botón Enviar Recibo.

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3. Aparecerá un Mensaje de advertencia y para continuar con el proceso debe dar clic en el botón Aceptar.

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4. Enseguida el sistema le avisará que el correo ha sido enviado de manera satisfactoria.

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¿Cómo timbrar un Recibo?

Después de que el Empleado compruebe que los datos del Pre-Recibo son correctos, puede proceder a timbrar el Recibo.

1. Para ello dentro de la pantalla Trabajar con Recibos, debe buscar el Recibo y posicionarse en el renglón dentro del Recibo a que desea timbrar y dar clic sobre él.

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2. En la parte inferior del grid, dé clic en el botón Cerrar Recibo.

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3. Verá que aparece una ventana de alerta y para continuar con el proceso haga clic en el botón Aceptar.

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4. Aparecerá un mensaje diciendo que el Recibo ha sido Timbrado y cerrado de manera satisfactoria. 

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¿Cómo cancelar un Recibo? 

El sistema no podrá realizar la cancelación del Recibo, si requiere Cancelar un Recibo que ha sido timbrado, debe efectuar lo siguiente:

1. Para la cancelación del CFDI ante el SAT, debe ingresar a esta página https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/

2. Entrar a la aplicación con FIEL o con CIEC del contribuyente del que se quiere Cancelar el Recibo.

3. Posteriormente va a aparecer un campo donde deberá registrarse manualmente los folios fiscales de sus CFDI que generó al timbrar. El folio fiscal es el número que aparece en el Recibo electrónico en el archivo PDF, en la parte superior donde se indica el número del Recibo, se registra sin ponerle los guiones, ya que al ir capturando el sistema automáticamente le pondrá el guión.

4. Una vez que anota uno por uno los folios a cancelar, dará clic en BUSCAR CFDI, si los datos son correctos, aparecerá en pantalla los datos correspondientes del Recibo que necesita cancelar y otros datos.

5. Una vez que aparezca esta información el sistema le pedirá que compruebe la autenticidad del documento ingresando los datos de su certificado de sellos digitales.

6. Al validar la información aparecerá en la pantalla nueva información certificando la cancelación del folio, en la parte inferior aparecerán 3 botones, dará clic en CANCELAR y va a aparecer un acuse de solicitud de Recibo cancelado, posteriormente en la parte superior del acuse, deberá dar clic en el icono GUARDAR, pedirá que elija el formato de exportación ya sea en Word o PDF, elija el que prefiera para guardarlo en una carpeta.

7. Al terminar con el primer folio, puede repetir este procedimiento con cada folio que quiera cancelar.

8. Dentro del sistema suni.factus, desde la pantalla Trabajar con Recibos, deberá buscar el registro del Recibo y posicionarse en el renglón dé clic sobre él.

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9. Aparecerá una ventana de advertencia y para continuar con el proceso haga clic en el botón Aceptar.

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10. Al Aceptar, en la pantalla verá un mensaje indicando que el Recibo ha sido Cancelado de manera satisfactoria, el sistema lo único que efectúa es cambiar el Status del Recibo a Cancelado.

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