Guía de Operación
Este procedimiento aplica cuando un Alumno tiene Saldo en la cuenta 9990 (Pago por Asignar) y el pago le corresponde a otra Matrícula. Sucede cuando por error el Alumno paga con la Referencia de otro Alumno. Para hacer el traspaso del pago de una a otra Matrícula siga los siguientes pasos:
Paso 1: Cargar Saldos Iniciales al Alumno al que se le eliminará el pago por la misma cantidad.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Borre la Fecha de Movimiento para poder modificarla y haga clic en Agregar.
3. Complete los datos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico vigente (A, B, Primavera, Verano, Otoño, otro).
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: La actual.
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Satus: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Ingrese la Matrícula del Alumno al que se le va a eliminar el pago.
g. Referencia: Opcional. Puede capturarse alguna anotación.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Carga Financiera.
j. Observación: Opcional. Este es un campo de captura libre, puede ingresar algún comentario.
k. Forma de Pago: Opcional. Seleccione la que corresponda, sólo aparecerán como disponibles aquellas que ha definido en la función Formas de Pago.
l. Banco: Opcional. Seleccione una de las cuentas previamente definidas en la función Bancos.
o. Identificador: Use la Cuenta de Saldos Iniciales, recuerde que inicia con 1 y el Tipo de Movimiento de los Importes es 1 (terminación XXX1). Al elegir el Identificador, en automático se completa el campo Cuenta.
r. Monto: Especifique la cantidad a devolver.
s. Cantidad: Use 1.
v. Fecha Aplicación: Dejar la que se muestra por default.
4. Haga clic en Confirmar.
5. Puede generar el Estado de Cuenta del Alumno para visualizar el importe asignado.
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Paso 2: Procesar un archivo bancario en blanco para asignar el pago de la 9999 al Importe de Saldos Iniciales.
Depués de hacer Carga Financiera al alumno, debe procesar un Archivo Bancario en blanco, para que el Pago por Asignar se abone al concepto.
1. Acceda a Gestión Financiera > Procesar Bancos.
2. Realice los siguientes pasos.
a. Cuenta Bancaria: Seleccione la Cuenta Bancaria a la que corresponde el archivo a procesar.
b. Archivo Bancario: Haga clic en el botón Subir Archivo.
3. Se abrirá la ventana de Explorador de Archivos. Busque el Archivo Bancario que guardó en blanco, selecciónelo y haga clic en Abrir.
4. Haga clic en Reporte y después en Procesar.
5. Se generará el siguiente Reporte Procesado.
6. Acceda nuevamente a Caja para visualizar el Estado de Cuenta del Alumno. Notará que el Pago por Asignar se abonó a la cuenta de Saldos Iniciales. De esta forma ya podrá devolver y reasignar el pago.
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Paso 3: Hacer un Devolución de los Saldos Iniciales.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Borre la Fecha de Movimiento para poder modificarla y haga clic en Agregar.
3. Complete los campos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico vigente.
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: La actual.
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Satus: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Ingrese la Matrícula del Alumno al que se le va a eliminar el pago.
g. Referencia: Opcional. Puede capturarse alguna anotación.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Recibo.
j. Observación: Capture una anotación en la que le permita recordar, el por qué se realizó el movimiento.
k. Forma de Pago: De la lista seleccione Depósito o Ficha bancaria (puede variar según el catálogo Forma de Pagos).
l. Banco: Seleccione la cuenta bancaria en la que se recibió el pago.
o. Identificador: Use la cuenta Reasignación de Pago de Saldos Iniciales. Recuerde que el Tipo de Movimiento a usar es con terminación 8. Al elegir el Identificador, en automático se completa el campo p. Cuenta.
r. Monto: Especifique la cantidad pagada.
s. Cantidad: Para fines de devolución use - 1.
t. Monto Pagado: Es el resultado de multiplicar Monto por Cantidad. Se calcula en automático.
u. Monto Total: De acuerdo al Tipo de Movimiento (si suma o resta) se calcula en automático.
v. Fecha de Aplicación: Es la fecha en la que se hizo el pago.
w. Referenica Partida: Opcional. Capture la fecha actual dd/mm/aaaa, en la que se está haciendo el movimiento.
x. Banco: Seleccione la cuenta bancaria, la misma que seleccionó en l.
4. Haga clic en Confirmar.
5. Al volver a generar el Estado de Cuenta del Alumno, este ya no tendrá nungún pago realizado.
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Paso 4: Hacer Ajuste al Importe de Saldos Iniciales por la misma cantidad.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Borre la Fecha de Movimiento para poder modificarla y haga clic en Agregar.
3. Complete los datos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico vigente (A, B, Primavera, Verano, Otoño, otro).
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: Es la actual.
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Satus: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Ingrese la Matrícula del Alumno al que se le eliminó el pago.
g. Referencia: Opcional. Puede capturarse alguna anotación.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Recibo.
j. Observación: Opcional. Este es un campo de captura libre, puede ingresar algún comentario.
k. Forma de Pago: Opcional. Seleccione la que corresponda, sólo aparecerán como disponibles aquellas que ha definido en la función Formas de Pago.
l. Banco: Opcional. Seleccione una de las cuentas previamente definidas en la función Bancos.
o. Identificador: Use la Cuenta de Saldos Iniciales, solo que el Tipo de Movimiento será con terminación 2 (XXX2). Al elegir el Identificador, en automático se completa el campo Cuenta.
p. Cuenta: Se completa al ingresar el Identificador, y es la descripción de la cuenta.
q. Debe: Se muestra el importe de la cuenta. Si no hay importe no se muestra nada.
r. Monto: Monto a ajustar.
s. Cantidad: Para disminuir el Importe, ingrese -1.
v. Fecha de Aplicación: Dejar la que se muestra por default.
4. Haga clic en Confirmar.
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Paso 5: Reasignar el pago al Alumno al que le corresponda.
1. Acceda a Gestión Financiera > Caja.
2. Borre la Fecha de Movimiento para poder modificarla y haga clic en Agregar.
3. Complete los datos.
a. Periodo Académico: Use el Periodo Académico en el que está inscrito el Alumno a quien corresponde el pago, si no lo recuerda puede consultarlo en el botón Alumno señalado en la imagen con la letra m.
b. Procedencia: Se muestra por default Caja y no se puede modificar.
c. Fecha Movimiento: Es la actual. Es importante que coincida con la Fecha de Movimiento del Folio anterior (capturado en el Paso 3 inciso c).
d. Folio: Dejarlo vacío para que el sistema le asigne el consecutivo.
e. Satus: Seleccionar Activa.
f. Alumno: Use la Matrícula del Alumno a quien corresponde el pago.
g. Referencia: Opcional. Capture la Referencia que aparece en el ficha bancaria o en el comprobante de pago.
h. Caja: Se completa con la Caja con la que está trabajando.
i. Formato: De la lista seleccione Recibo.
j. Observación: Aparece en el Corte de Movimientos. Capture una anotación en la que le permita recordar, el por qué se realizó el movimiento.
k. Forma de Pago: De la lista seleccione Depósito.
l. Banco: Seleccione la cuenta bancaria en la que se recibió el pago. Las cuentas que se muestran como disponibles fueron dadas de alta en los catálogos Bancos.
m. Botón Alumno: Muestra en pantalla los Datos Escolares, de Facturación, Expediente, Beca/Descuento y Prórroga asociados al Alumno.
o. Identificador: Puede abonar directamente a una cuenta en particular, siempre con terminación 8, sin embargo lo más conveniente es usar 9998. Esta cuenta refiere a un pago pendiente por asignar, de modo que al procesar un siguiente archivo bancario el sistema de manera automática distribuye los pagos que encuentre en la 9998; de esta manera evitará tener que fraccionar el pago Ud. mismo.
p. Cuenta: Se completa al ingresar el Identificador, y es la descripción de la cuenta.
q. Debe: Se muestra el importe de la cuenta. Si no hay importe no se muestra nada.
r. Monto: Especifique la cantidad pagada tal cual aparece en la ficha bancaria o en el comprobante de pago.
s. Cantidad: Mantenga el 1.
t. Monto Pagado: Es el resultado de multiplicar Monto por Cantidad. Se calcula en automático.
u. Monto Total: De acuerdo al Tipo de Movimiento (si suma o resta) se calcula en automático.
v. Fecha de Aplicación: Es la fecha en la que se hizo el pago.
w. Referenica Partida: Opcional. Capture la fecha actual dd/mm/aaaa, en la que se está haciendo el movimiento.
x. Banco: Seleccione la cuenta bancaria, la misma que seleccionó en l.
4. Haga clic en Confirmar.
NOTA: Para que se asigne el dinero a un concepto deberá procesar un archivo bancario en blanco.
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